Software de Gestión para Tiendas Informáticas

Le proporcionamos la herramienta ideal para la Gestión de su Tienda Informática. Con este módulo de nuestro programa de GESTIÓN COMERCIAL, podrá gestionar:

CONTROL DE GARANTÍAS, REPARACIONES Y ÓRDENES DE TRABAJO

A continuación tomaremos una situación de ejemplo para la explicación de esta parte del programa.
Procedimiento a seguir cuando un cliente nos traiga un ordenador para reparar:
Abrimos la ficha de "Aparatos" y creamos una nueva con los datos del ordenador. A la hora de introducir los datos, podemos detallar al máximo las características, o limitarnos a poner los datos más básicos.

Opción A (detallar todos los datos)

Opción B (Introducir datos básicos)

Hecho esto podremos crear una "Orden de Trabajo" en la que estableceremos un diagnóstico inicial y podremos asignar un técnico para la reparación:

Después podremos imprimir la orden de trabajo para que el cliente la firme dándonos su autorización:

Una vez realizada la reparación, desde la propia ficha de "orden de trabajo" disponemos del botón "Generar ficha reparación". En esta ficha introduciremos el material empleado para la reparación y opcionalmente también pondremos el tiempo empleado por el técnico en la reparación y también indicaremos si ha habido desplazamiento:

Los precios de hora de trabajo y de desplazamiento, se definen previamente en la ficha de los técnicos o personal de la empresa:

Volviendo de nuevo a la "ficha de reparaciones", después de cumplimentar los datos, es posible, mediante el botón "Generar documento", el crear con todos los datos anteriores una factura, albarán, ticket o presupuesto:

Una vez aceptado, se nos crearía automáticamente el documento en cuestión:

Al cerrar este documento volveríamos de nuevo a la "ficha de reparaciones", donde se nos habría actualizado la ficha indicando una referencia al documento generado, y al que podríamos acceder el cualquier momento de forma directa:

Si cerramos esta ficha, volveríamos de nuevo a la general del aparato, donde podríamos observar que hubo una orden de trabajo ya terminada y que también se emitió una ficha de reparación:

Otra posibilidad que nos ofrece la ficha de "Aparatos" es la de gestionar las revisiones hechas o que hay que hacer de un determinado aparato. De gran utilidad para aquellos casos en los que debamos hacer revisiones periódicas de ciertas máquinas o aparatos. Veamos un ejemplo de funcionamiento:
En primer lugar hemos de definir la ficha de aparato e indicar después el periodo de fechas en que tendrá vigor dicha asistencia. Si no indicamos fecha final, sería de forma ilimitada. También introduciríamos la periodicidad, o lo que es lo mismo, cada cuando tiempo haríamos tales revisiones. En este campo se utilizan los valores para indicar si el periodo será en días, meses o años. En el caso de los días, habría que poner una "D" y a continuación el número de días, para los meses sería "M" y número de meses y para años "A" y el número de años.

Periódicamente o con la frecuencia que queramos, podremos localizar los aparatos que están pendientes de revisión. Para ello en la pantalla de búsqueda ponemos la fecha o rango de fechas de la próxima revisión y nos saldrían las fichas de aparatos que correspondan:

Al pulsar sobre uno de los resultados de la búsqueda, nos llevaría a su ficha de aparatos:

Aunque también podremos sacar esa información por pantalla o impresora:

Una vez hecha la revisión podremos actualizar la fecha de la próxima visita de forma automática pulsando sobre el botón "Marcar como revisado", situado en la ficha de aparatos.

Si para la revisión ha sido necesario utilizar materiales de reparación, mano de obra o desplazamiento y queremos que quede constancia, se facturen o no, tendremos que entrar por el botón "Revisiones" dentro de la ficha de aparatos. Esta ficha tiene casi exactamente las mismas funciones que la de "Reparaciones"; podremos asignar los artículos utilizados en la revisión y también detallar la mano de obra y desplazamiento:

Como decíamos anteriormente, podemos facturar o no los conceptos introducidos en la revisión, o sólamento los artículos, o la mano de obra, o el desplazamiento. De querer hacerlo, pulsaríamos sobre el botón "Generar documento" y seleccionamos lo que queremos facturar y el documento a generar:

MANTENIMIENTOS

La principal utilidad de la ficha de gestión de contratos de mantenimiento, es la de la facturación de determinados conceptos o servicios que damos periódicamente a nuestros clientes.

Observando en detalle la imagen anterior, correspondiente a una ficha de Mantenimiento, la interpretaremos del siguiente modo:
Se trata del mantenimiento de hardware de una red de 5 puestos
El cliente al que atenderemos se llama Miguel Rodríguez. En este caso, el cliente al que se le facturará será a él mismo, aunque se podría especificar otro distinto del que se atiende.
Los detalles de cómo nos va a pagar (método de cobro) y cuando (periodicidad) los tomaría automáticamente de la ficha del cliente de facturación, aunque podríamos variarlos a nuestro gusto.
Opcionalmente podríamos especificar un agente o comisionista junto con el porcentaje de comisión que se llevaría cada vez que se facture este mantenimiento. Existes procesos para hacer una liquidación automática de las comisiones de los agentes o comisionistas.
Periodo de validez del contrato: Podríamos especificar una fecha de inicio y otra final, pero como en el caso del ejemplo actual, si no especificamos fecha final, la duración sería ilimitada.
Si marcamos la opción "Avisar con antelación a la caducidad del contrato", podríamos obtener informes de los contratos que estén próximos a caducar, para avisar al cliente si quiere hacer renovación, o con otros fines.
Algunos mantenimientos pueden llevar asociado una visita al cliente en sus instalaciones para poder llevar a cabo el mantenimiento. Podremos especificar cada cuanto tiempo queremos hacer la visita, especificando en el campo "Periodo visita" valores para indicar si el periodo será en días, meses o años. En el caso de los días sería poner una "D" y a continuación el número de días, para los meses sería "M" y número de meses y para años "A" y el número de años. Para el ejemplo actual que tiene el valor M1, sería para hacer la visita cada 1 Mes.
Debajo tendríamos las fechas de cuando fue la última y cuando se debe hacer la siguiente. Una vez hecha la visita, pulsaríamos sobre el botón de abajo "Actualizar visita", y las fechas de visita se actualizarían. Disponemos de búsquedas y listados para saber qué visitas hay que hacer en un periodo de fechas que indiquemos.
Periodo de facturación. Siguiendo el sistema anterior de introducción del valor D, M, y A, es decir, Días, Meses, Años, y el valor correspondiente, especificaríamos cada cuando tiempo queremos facturar este mantenimiento. Para el caso actual, al contener M3, sería cada 3 Meses. Existe un proceso, que explicaremos más adelante, para facturar automáticamente todos los contratos de mantenimientos que estén pendientes de facturación. Hecho ese proceso, se actualizarían automáticamente las fechas de Última y Próxima fecha de facturación.
El campo "Cuota" sería el importe que cobraríamos, con la frecuencia que nos indique el valor del campo "Periodo de facturación". Opcionalmente a esa cuota, podremos aplicarle un descuento.
Teniendo activada la marca de "Avisar con antelación al próximo cobro", podríamos obtener un listado con los mantenimientos que estén próximos a su cobro.
Estando activada la casilla de "Facturar al principio de cada periodo (por anticipado), indica que cobraríamos por adelantando antes de dar el servicio objeto de este mantenimiento, mientras que estando desactiva, cobraríamos después de dar el servicio de la descripción del mantenimiento.

FACTURACIÓN AUTOMÁTICA DE MANTENIMIENTOS
Disponemos de un práctico asistente para la facturación automática de mantenimientos. Esta sería la pantalla inicial del asistente:

Nada más entrar en el asistente, por defecto nos saldrá una relación de mantenimientos que están pendientes de facturación. Aquí tendremos la posibilidad de indicar si queremos generar de cada uno de ellos una factura o un albarán. También es posible que no se facture alguno en concreto, quitando la marca de la columna "Procesar".
Disponemos de un campo informativo en el que se nos muestra cual sería el importe total de la facturación de todos los mantenimientos seleccionados.
Como indicábamos al principio, aunque nada más entrar en este asistente nos salen todos los mantenimientos pendientes de facturación, también, mediante el botón "Filtrar contratos a facturar", podremos seleccionar sólo uno o varios, dependiendo de los criterios de selección que apliquemos.
Pulsando siguiente, pasamos a la siguiente parte del asistente:

Aquí podríamos cambiar la fecha y serie de los mantenimientos que se facturarán. También, si tenemos varios mantenimientos de un mismo cliente, podemos elegir o bien que se nos genere un albarán/factura para cada uno de ellos, o por el contrario que se agrupen todos en un mismo y único documento de albarán o factura.
El procesar las opciones anteriores, nos saldrán un resumen de las acciones realizadas:

Antes de finalizar, podemos imprimir todos los documentos generados, pulsando el botón "Imprimir los documentos creados", o que nos lleve a las fichas de facturas y/o albaranes generados, pulsando sobre el botón "Mostrar fichas de los documentos creados". Este último botón es de utilidad si antes de imprimirlos, queremos revisarlos, o añadir o modificar el contenido de alguno de ellos.
Este sería unos de los documentos, en este caso factura, que el proceso nos habría generado:

GESTIÓN DE NÚMEROS DE SERIE

Gestionando el número de serie en los productos que lo lleven, tendremos un gran control sobre la gestión de compras y ventas de artículos con esta característica. Algunas de las ventajas que este modo de gestión nos aporta son:
* Saber en todo momento si un artículo ha sido vendido por nosotros; por el número de serie, podríamos saber en qué documento de venta figura.
* Si compramos un mismo artículo a distintos proveedores, en caso de tener que hacer alguna devolución o reclamación, sabríamos exactamente cuál fue el proveedor que nos vendió un determinado artículo.

Es posible gestionar algunos artículos con número de serie y otros no. En el perfil del artículo le diríamos si queremos o no utilizar esta característica.

Este sería el comportamiento del programa en los albaranes o facturas de nuestros proveedores, con respecto a los artículos que lleven un número de serie:
Cuando introduzcamos en un albarán o factura de compra, un artículo marcado para gestionar números de serie, nos saldrá inmediatamente la pantalla donde debemos introducir los distintos números de serie del artículo en cuestión. Ejemplo práctico:

Introducimos en el albarán el artículo marcado para utilizar números de serie:

Introducimos los distintos números de serie de cada unidad de ese artículo:

Una vez aceptado, veríamos que son 3 unidades, correspondientea los 3 números de serie que introdujimos. Para este tipo de artículos, no se puede introducir las unidades a mano, sino que tendríamos que utilizar el sistema de la pantalla anterior.

Con respecto a las ventas que hagamos a clientes, después de introducir en el documento de factura, albarán o ticket el nombre del artículo, nos saldría una pantalla con la relación de todos los números de serie de ese artículo, de los cuales tengamos existencias:

En la pantalla anterior, con la tecla "Enter" seleccionamos el número o números de serie del artículo que le estemos vendiendo al cliente, y validamos con "Aceptar" para volver al documento:

Si imprimimos el documento, vemos que junto con el nombre del artículo, figuraría también el o los números de serie seleccionados:

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