Una copistería de barrio en una mañana de octubre cobra a un estudiante 12 fotocopias y un anillado, prepara el presupuesto de 200 dípticos en color para una asesoría que pasará a recogerlo el viernes, deja en el mostrador trasero un trabajo de 50 manuales encuadernados pendientes de retirada, atiende al arquitecto que viene cada semana a imprimir planos a cuenta y se le acaba el tóner de la máquina A3 a media mañana. Tickets sueltos, presupuestos en post-it, asesorías con cuenta abierta a fin de mes, trabajos pendientes de retirar, máquinas propias con su mantenimiento. Cuando todo eso se anota en cuadernos sueltos y la facturación de la asesoría a fin de mes se reconstruye a mano, lo que se pierde no es papeleo: es saber qué trabajo se ha cobrado, qué sigue pendiente y qué cliente debe dinero del mes pasado.
Verial es un ERP de gestión para copisterías y centros de reprografía pensado para autónomos y micropymes con mostrador propio que viven de imprimir, fotocopiar, encuadernar, plastificar, escanear y servicios de impresión digital y gran formato. Cubre TPV de mostrador, presupuesto convertible en albarán y factura, cuenta abierta de cliente recurrente con facturación a fin de mes, multi-tarifa por canal, entregas a cuenta sobre trabajos, módulo comisionistas y fichas de máquinas propias. Las facturas se emiten con código QR de Verifactu y los requisitos técnicos correspondientes, y se prepara Factura Electrónica según la modalidad configurada cuando el cliente lo requiere (asesorías, despachos, gabinetes, administraciones, gran cuenta). La parte técnica de facturación queda integrada en la operativa diaria, no como un trámite paralelo.
El TPV táctil cobra en efectivo, tarjeta, transferencia o pago mixto, abre cajón portamonedas y emite ticket o factura simplificada convertible en factura completa después. Búsqueda rápida del servicio por nombre, código o categoría: fotocopia B/N, fotocopia color, impresión digital A4/A3, plastificado, escaneado, anillado, espiral, canutillo, gusanillo, tapa dura, hot melt. Devoluciones por número de tique. Apertura y cierre de caja por turno, arqueos parciales y cierre de jornada con cuadre.
El cliente que pide presupuesto para 200 dípticos en cuatricromía, 50 manuales encuadernados con tapa dura o 100 carteles A2 a color recibe el presupuesto comercial con líneas detalladas (concepto, cantidad, precio unitario, importe). Una vez aceptado, el presupuesto se convierte en pedido, en albarán al entregar el trabajo y en factura al cobrar. El histórico mantiene el seguimiento documental de todo el ciclo desde el primer presupuesto hasta el cobro final.
La asesoría que viene cada mes a imprimir cuentas anuales, el despacho que pide formularios cada semana, el gabinete de arquitectura que imprime planos toda la semana: cada visita se registra como albarán a cuenta del cliente sin cobrar en mostrador, y al cierre del mes se factura por acumulación de albaranes en una sola factura. El cliente recibe una factura mensual con todo el detalle, y el cobro se gestiona por vencimiento (30, 60 días) o por remesa SEPA de adeudo domiciliado.
Cuando el cliente deja un trabajo y vuelve mañana o pasado a recogerlo, el trabajo queda registrado como documento abierto (albarán, presupuesto o ticket según el caso) pendiente de entrega o cobro hasta que el cliente lo retira. La consulta de pendientes muestra qué documentos están abiertos pendientes de entrega o cobro, evitando que un trabajo se entregue sin cobrar o que se quede en el mostrador trasero olvidado.
El mismo servicio (una fotocopia color A4, un anillado plástico) tiene tarifa distinta según el cliente: estudiante con tarifa reducida, particular en mostrador, autónomo o empresa, asesoría o despacho con cuenta abierta, gabinete de arquitectura con tarifa pactada por volumen. Tarifas y descuentos diferenciados por cliente, canal o volumen. Cambio masivo de precios cuando sube el papel o el tóner del proveedor. Con el módulo de tarifas avanzadas se pueden configurar promociones u ofertas temporales con fecha de inicio y fin si aplican.
El trabajo urgente («para dentro de una hora», «para mañana a primera hora») se gestiona cambiando el precio en línea o añadiendo un concepto adicional de recargo en el mismo presupuesto, albarán o factura. No es una funcionalidad automatizada de recargo por urgencia: es flexibilidad del documento, que el operador ajusta en el momento según lo pactado con el cliente.
Cuando un cliente deja una señal para un trabajo de importe cerrado —manuales, carteles, encuadernaciones o tiradas grandes—, la entrega a cuenta queda registrada y se descuenta al emitir la factura final de ese trabajo. No debe presentarse como monedero prepago, tarjeta de saldo o bono consumible entre visitas: es la entrega a cuenta del cliente aplicada a un trabajo concreto.
Papel A4, A3, papel fotográfico, tóner por modelo de impresora propia, cartuchos de tinta, anillas, espirales, hojas de plastificar, fundas: los consumibles se gestionan como artículos del catálogo con stock. El sistema permite detectar el stock bajo umbral para preparar reposición a proveedor; no lanza aviso proactivo activo, sino que el listado se consulta cuando toca pedir. Múltiples proveedores por artículo con coste comparativo. Recepción de mercancía con comparación contra el pedido. Pago al proveedor con control de vencimientos.
Si la copistería contrata el módulo de Aparatos/SAT, puede crear fichas de sus fotocopiadoras, impresoras digitales o plotters con número de serie, modelo, proveedor e histórico básico de incidencias o avisos registrados al servicio técnico. El mantenimiento técnico real de la máquina, la intervención del SAT del fabricante y los contadores internos de impresión se gestionan fuera del ERP; lo que queda en Verial es la ficha del equipo y el registro del aviso.
Cuando la copistería trabaja con comercial captador de cuenta corporativa (asesorías, despachos, gestorías, gabinetes de arquitectura, comunidades educativas, comunidades de propietarios), el módulo comisionistas calcula la comisión por venta, por cobro, por importe, por línea o por familia de servicio, según la configuración disponible. Liquidaciones por periodo, ranking por comercial, asignación de cliente a comercial responsable.
Distintos modelos de informe con filtros, exportables a Excel y PDF. Ranking de clientes por volumen y por márgenes comerciales. Histórico de servicios facturados. Cobros y pagos pendientes por cliente. Comisiones devengadas por comercial. Cuando llega el cierre del mes, los datos están en el ERP, no repartidos entre tickets, libretas y carpetas de trabajos pendientes.
Llevamos más de 30 años desarrollando software de gestión, y eso significa también saber qué no se debe prometer. Hay piezas del sector que se gestionan fuera del ERP o pertenecen a otros productos: artes gráficas e imprenta industrial con tirajes largos, ofset, planchas, troquelado y gestión de pliegos (se gestionan con software específico de artes gráficas, no con este ERP), sellos de caucho personalizados con módulo específico de sellos (se factura como concepto pero el flujo especializado de fabricación de sellos pertenece a otro sector del catálogo), comanda interna al puesto de impresión o al técnico con paso intermedio entre presupuesto y albarán (no existe; el flujo es presupuesto → albarán → factura sin orden interna intermedia), conexión automática con el contador de la fotocopiadora para facturar por páginas reales medidas (no existe; la cantidad facturable se introduce a mano por el operador), cálculo automático de coste real por servicio con tóner, papel y amortización de máquina por página impresa (no existe como informe consolidado), recargo automático por urgencia con porcentaje configurable según hora de entrega (se gestiona cambiando precio o añadiendo concepto manual), registro de material aportado por el cliente como pendrive con archivo, papel especial propio o lienzo a imprimir (no se contempla en el flujo del documento), movilidad con tablet para servicios de impresión a domicilio o eventos (la copistería es negocio 100% mostrador y este perfil de cliente no usa tablet en domicilio). Verial sí cubre el ciclo central de la copistería pequeña y mediana: TPV de mostrador con servicios facturables variados, presupuesto convertible en albarán y factura, cuenta abierta de cliente recurrente con facturación mensual, multi-tarifa por canal, entregas a cuenta sobre trabajos, stock de consumibles con reposición a proveedor, fichas de máquinas propias si se usa el módulo de Aparatos/SAT, módulo comisionistas y Verifactu y Factura Electrónica integrados.
Cada presupuesto que se queda en un post-it es una venta que puede no facturarse a tiempo. Cada trabajo en el mostrador trasero sin documento abierto es un cobro que se puede entregar sin cobrar. Cada asesoría con cuenta abierta que se factura reconstruyendo tickets a mano es una factura mensual que se discute.
Prueba el programa gratis durante 30 días y comprueba cómo puedes controlar mostrador, presupuestos, cuenta abierta, entregas a cuenta y fichas de máquinas desde el primer día, sin trabajos que se entreguen sin cobrar ni asesorías con la facturación del mes a medias.
Tendrá toda la capacidad necesaria para introducir tantos artículos y servicios como necesite en su copistería: desde resmas de papel de diferentes gramajes, tintas y tóneres, hasta servicios de impresión, encuadernación, plastificado o diseño gráfico.
En cada ficha de artículo del software para copisterías, podrá determinarse un gran número de detalles tales como: precio de coste, margen comercial configurable, distintas tarifas para el precio de venta según volumen o cliente corporativo, categoría/familia de productos (consumibles, servicios de impresión, material de oficina), proveedor habitual, fabricante, códigos de barras para agilizar el cobro en TPV, mínimos y máximos de stock para ayudar a controlar existencias en consumibles críticos como papel o tóner. Podrán emitirse etiquetas e informes detallados de compras y ventas por artículo. Todo lo que requiere un software de gestión comercial para copisterías.
El programa de facturación para copisterías permite gestionar tarifas diferenciadas según tipo de cliente (particulares, empresas, administraciones públicas) y servicios (impresión en blanco y negro, color, gran formato, urgente). El flujo de cada trabajo es presupuesto → albarán → factura, y la consulta de pendientes muestra los documentos abiertos pendientes de entrega o cobro, sin un panel de estados intermedios. El sistema facilita la gestión de precios por cantidad, con tarifas por volumen configurables en el módulo de tarifas que aplican el precio pactado según las copias o impresiones solicitadas.
Nuestro software para copisterías le permite crear tantas fichas de proveedores como desee: fabricantes de papel, distribuidores de tóneres y tintas, proveedores de consumibles, mayoristas de material de oficina, acreedores, etc.
Podrá completar los datos básicos con otros datos adicionales como métodos de pago, vencimientos personalizados por proveedor, diferenciar entre dirección fiscal, comercial y de envío de mercancía, enlazar ficheros externos como catálogos de productos o condiciones comerciales, información de horarios de atención, personas de contacto técnico y comercial, etc.
El software de Verial para Copisterías cuenta con múltiples opciones en cuanto a la gestión con Proveedores, pudiendo realizar todo tipo de documentos comerciales: desde crear pedidos de reposición de stock (papel, tóneres, consumibles) y enviarlos directamente a través del programa, recibir albaranes de mercancía, registrar facturas de compra con control de vencimientos, hasta realizar presupuestos comparativos entre proveedores y gestionar devoluciones de material no conforme.
Además, con el programa de gestión para copisterías se puede preparar la reposición de mercancía mediante propuestas de pedido a proveedor revisables, basándose, por ejemplo, en artículos que estén por debajo de un stock mínimo establecido (papel, tóneres críticos) o en el consumo de ventas de un periodo determinado. El sistema permite generar informes de compras por proveedor, artículo o periodo, facilitando la negociación de mejores condiciones comerciales y el control de compras y costes de compra de consumibles.
Facilidad para poder crear tantas fichas de clientes como desee: particulares, empresas, administraciones públicas, centros educativos, despachos profesionales, etc. A través de distintas pestañas, podrá ir completando toda la información adicional que considere oportuna: formas de cobro y periodicidad según tipo de cliente, marcar descuentos en línea por volumen de trabajos, añadir direcciones secundarias de entrega de pedidos, enlazar ficheros externos relacionados con el cliente o con documentación comercial, obtener distintos informes en cuanto a las ventas por servicio, operaciones de cobro pendientes y realizadas, saldos actualizados, etc. Y, en definitiva, tener un completo control de los movimientos de sus clientes de copistería.
Nuestro software de gestión para Copisterías cuenta con acceso a todo tipo de «Documentos de Gestión» para clientes: realizar presupuestos de trabajos de impresión con especificación detallada de cantidades, acabados y plazos, crear pedidos de servicios múltiples, emitir albaranes de entrega de trabajos terminados, generar facturas completas o simplificadas, fichas de cobro con seguimiento de cobros, gestionar devoluciones por trabajos no conformes y emitir tickets de TPV para ventas al mostrador.
Podrá llevar el ciclo completo del trabajo: enviando presupuestos detallados de impresión y encuadernación, convertirlos en pedidos confirmados, emitir albaranes de entrega parcial o total, y terminar con la venta mediante facturas o facturas simplificadas. Incluso realizar arqueos diarios de los diferentes cajones de monedas del TPV, garantizando el control del efectivo en caja. Para clientes corporativos recurrentes, el sistema permite duplicar documentos anteriores o reutilizar las condiciones comerciales del cliente cuando proceda.
Se podrán generar distintos modelos de informe y estadísticas adaptados al negocio de copistería. Tendrá un completo control en todas las gestiones realizadas: informes de clientes corporativos y particulares, análisis de proveedores de consumibles, control de cobros y pagos (pendientes y realizados), informes detallados de ventas por tipo de servicio (impresión, encuadernación, plastificado, diseño), informes de compras, ventas y movimientos de consumibles (papel, tintas, tóneres), márgenes comerciales de los documentos, servicios o clientes, etc. Contamos con múltiples filtros de búsqueda y con distintos modelos de informe según las necesidades específicas de su centro de reprografía.
Una vez creados los informes, podrá visualizarlos en el momento, imprimirlos para reuniones de gestión, o exportarlos a un documento Excel para realizar cálculos complementarios y presentaciones, o generar un PDF para guardarlo en cualquier dispositivo o adjuntarlo a la documentación. Los documentos de gestión (presupuestos, facturas) sí pueden enviarse por correo al cliente desde la aplicación.
El software de informes para copisterías incluye análisis de márgenes comerciales por tipo de servicio, que ayuda a identificar qué servicios o documentos muestran mejor margen comercial según los datos registrados (impresión color vs blanco y negro, gran formato, trabajos urgentes). Los informes de rotación de stock ayudan a anticipar la reposición de consumibles críticos y a revisar los materiales de baja rotación.
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