El estudio fotográfico trabaja por encargos: la boda que se contrata seis meses antes, la comunión del primo de la novia que llama por recomendación, el reportaje corporativo que pide una empresa para su web, el book familiar de domingo por la mañana, la orla del colegio. Cada encargo es un pequeño proyecto con presupuesto cerrado, una señal por adelantado, una sesión que se hace en una fecha concreta, un trabajo de edición posterior, y una entrega final que combina álbum impreso, copias en papel y entrega digital. El software de gestión Verial está pensado para ese ritmo: presupuesto por evento con anticipos a cuenta, seguimiento documental de cada encargo, multi-tarifa para particular, empresa, colegio y administración pública, artículos de servicio para sesión, edición y entrega. Las facturas se emiten con código QR de Verifactu y los requisitos técnicos correspondientes, y se prepara Factura Electrónica según la modalidad configurada cuando el cliente lo requiere.
En la ficha del artículo se registran los datos comerciales habituales (referencia, precio de coste, margen comercial, hasta tres tarifas de venta, familia y subfamilia, proveedor habitual). El catálogo de un estudio combina dos tipos de artículo bien distintos: servicios facturables que son el grueso del negocio, y producto físico complementario que acompaña al servicio.
Servicios facturables como artículo de servicio: sesión fotográfica básica, sesión de reportaje completo (boda, comunión, bautizo, evento), hora de fotógrafo extra cuando el reportaje se alarga, segundo fotógrafo o ayudante para evento grande, revelado e impresión de copia, ampliación, retoque digital y edición de toma, maquetación de álbum, edición de vídeo del reportaje, preparación de archivos digitales para entrega al cliente, recogida en estudio o entrega a domicilio del material acabado.
Producto físico complementario que el estudio vende junto al servicio: álbumes en distintos formatos y acabados, marcos y portarretratos, copias en papel fotográfico de varias medidas, papel especial para entrega premium, soportes digitales (USB grabado, caja de presentación), y pequeños accesorios como pegatinas o tarjetas conmemorativas. El catálogo lo admite todo en la misma ficha de artículo, con su foto, su código de barras si lo tiene y sus tarifas de venta.
El flujo del estudio sigue el mismo patrón en cada encargo. Primero, el presupuesto cerrado por evento: el cliente recibe una propuesta con sesión + álbum + entrega digital + extras, con precio total y condiciones de pago.
Segundo, la señal o anticipo del cliente: la boda se reserva con una entrega a cuenta del 30% o 50% al confirmar fecha. Verial registra el anticipo del cliente como entrega a cuenta sobre el encargo, y al cierre del evento la factura final descuenta lo ya cobrado. Si el reportaje se entrega en dos hitos (álbum primero, vídeo después), se puede facturar por fases o emitir factura única al cierre.
Tercero, el seguimiento del encargo: cada evento mantiene su presupuesto, su pedido, su albarán de entrega del álbum y su factura final, todos vinculados en el ciclo documental. Al cierre del año el estudio puede revisar ingresos por tipo de evento (bodas, comuniones, corporativo, escolar) y márgenes por encargo.
El estudio fotográfico tiene perfiles de cliente muy distintos. El programa permite asignar hasta tres tarifas base más el módulo de tarifas avanzadas si la empresa necesita más niveles, cubriendo combinaciones como particular para boda o evento familiar (precio público completo) / particular para sesión book o reportaje familiar / empresa para fotografía corporativa o de producto (con cuenta abierta y factura a fin de mes) / agencia que subcontrata fotógrafo (precio de revendedor) / colegio para orla y fotos escolares (campaña anual con tarifa especial) / administración pública (ayuntamiento, evento institucional, FACe). La tarifa se asigna en la ficha del cliente y el programa la aplica automáticamente en cada documento.
También admite descuentos por línea, por pronto pago, por volumen y por campaña a través del módulo de tarifas avanzadas (oferta de comunión a familias múltiples, promoción de orla escolar, paquete de empresa). Para el cliente B2B recurrente (agencia, colegio, empresa con encargos a lo largo del año), se trabaja con cuenta abierta y facturación a fin de mes: los albaranes del periodo se acumulan y se factura al cierre, con vencimientos largos (30, 60, 90, 120 días).
El cobro del estudio combina varias formas. Para el evento contratado con antelación, los anticipos del cliente y las entregas a cuenta permiten cobrar el porcentaje pactado en cada hito (reserva, sesión, entrega final). Para el pago final, el estudio cobra en mostrador con TPV táctil multi-criterio (efectivo, tarjeta), emite ticket o factura completa según el cliente lo pida, y cierra el día con arqueo de caja.
Para el cliente B2B que paga por transferencia o domiciliación, el módulo de remesas SEPA genera el fichero bancario desde el programa, que después se tramita con el banco según el mandato correspondiente. Existe también límite de riesgo por cliente que avisa al emitir el documento cuando un cliente B2B supera el descubierto autorizado. Y si el estudio firma acuerdos de cobertura fotográfica anual con un colegio o una empresa con cuota fija mensual, el módulo de facturación recurrente (módulo complementario) genera los documentos al ejecutar el proceso; no viene en la instalación base, se contrata aparte.
El stock se gestiona por almacenes (tienda al público, laboratorio o sala de revelado, almacén de álbumes y soportes, segundo punto de venta si existe), con movimientos entre almacenes y ubicación física dentro de cada almacén (estantería, balda, pasillo) etiquetada. El asistente de inventarios contempla los movimientos durante el recuento y el inventario rápido por escaneo agiliza el cierre anual. La actualización de precios y tarifas de artículos ya creados se agiliza con el cambio masivo de precios cuando procede. Las nuevas referencias se dan de alta en el ERP según la operativa del estudio.
El sistema permite detectar el stock bajo umbral y trabajar con la reposición a proveedor desde un listado revisable, comparando contra las últimas compras y ventas por artículo. Útil para no quedarse sin álbumes del modelo más vendido en temporada de comuniones. No es una alerta proactiva que llegue por correo: es una pantalla de consulta que el responsable revisa cuando toca preparar pedido al mayorista.
El TPV táctil está pensado para el ritmo del estudio que también atiende mostrador (cliente que entra a recoger copias, a comprar marco, a pedir ampliación): artículo con foto, pago multi-criterio (efectivo + tarjeta), uso de cajón portamonedas cuando el puesto lo tenga configurado, simplificada (ticket) o factura completa según necesidad, conversión ticket → factura a posteriori cuando el cliente vuelve pidiendo factura, devoluciones vinculadas, y cierre diario que permite resumir los tickets del día para facilitar la revisión administrativa y contable cuando proceda.
Conversión entre documentos (presupuesto → pedido → albarán → factura o ticket), facturas rectificativas y devoluciones vinculadas, múltiples formatos de venta (factura ordinaria, simplificada, proforma), facturas con código QR de Verifactu y Factura Electrónica/FACe según la modalidad configurada cuando el cliente lo requiere (ayuntamiento, colegio público, hospital, evento institucional), y módulo de comisionistas para calcular comisiones comerciales según la configuración definida por la empresa (por ejemplo, del fotógrafo subcontratado o del comercial que capta el evento).
El programa contempla los impuestos por territorio: IVA peninsular, IGIC en Canarias e IPSI en Ceuta y Melilla.
Para los dos momentos del flujo en los que el cliente firma habitualmente en el estudio (la aceptación del presupuesto al confirmar el encargo, y la conformidad de entrega al recibir el álbum y los archivos), Verial admite la firma en tableta Wacom como módulo opcional: el cliente firma en la propia tableta y la firma queda asociada al documento dentro de la operativa del ERP. El módulo no viene en la instalación base, se contrata aparte. Para los estudios que no necesiten firma digital, el presupuesto y el albarán de entrega se imprimen y firman en papel como toda la vida.
Verial genera informes filtrables por rango de fechas, familia, cliente, agente o almacén, exportables a PDF o Excel: ventas por artículo y por familia (servicio de boda, servicio escolar, servicio corporativo, álbumes, copias), ventas por cliente y por agente, ranking de clientes por volumen y márgenes, listados de stock con detalle por almacén, históricos de compra al proveedor de álbumes y papel, listados de operaciones con terceros, y márgenes por tipo de evento o por encargo.
El ERP es muy configurable: campos auxiliares en ficha de artículo y de cliente (útiles para registrar fecha de evento, lugar, nombre del novio/novia o del niño de comunión, fotógrafo asignado, modelo de álbum elegido, número de copias contratadas), accesos directos personalizables, configuración del comportamiento del TPV y de los documentos, etiquetas imprimibles configuradas según el modelo definido, múltiples direcciones de envío por cliente (domicilio del cliente, dirección del evento, sede de la empresa, secretaría del colegio), trabajo en red multi-usuario y acceso remoto desde varios puestos, adjuntar ficheros externos enlazados (presupuesto firmado, briefing del reportaje, fichas técnicas del proveedor de álbumes) desde su ubicación en el ordenador, e histórico de operaciones registradas consultable.
El programa funciona solo en España y se adapta a la modalidad configurada para Verifactu y Factura Electrónica.
Para que la elección sea informada, conviene aclarar el perímetro. Verial no es una plataforma de entrega digital al cliente (no genera galería privada online de fotografías para que el cliente vea, seleccione o descargue sus tomas; eso lo hacen herramientas externas del sector como Pixieset, ShootProof, Pic-Time, Pixellu o equivalentes, que el estudio contrata aparte). No sincroniza con Lightroom, Photoshop, catálogos DAM ni gestores de activos digitales del flujo de edición. No se conecta con la cámara ni descarga las tomas automáticamente; el flujo de captura y edición vive fuera del ERP.
Verial no emite contratos legales de cesión de derechos de imagen, cesión de uso comercial ni release de modelo (eso son trámites legales que el estudio gestiona con asesoría); el documento comercial del servicio puede enlazarse al cliente como fichero externo desde su ubicación en el ordenador. No integra con bancos de imágenes o stock photo (Shutterstock, Getty, Adobe Stock). No tiene portal del cliente para visualizar fotos o seleccionar tomas, no planifica sesiones con calendario gráfico tipo agenda visual, no envía avisos automáticos por correo o SMS al cliente recordando la sesión, y no incluye CRM avanzado tipo embudo comercial. No incluye tarjeta de fidelización con puntos. Y no tiene módulo Tablet en este sector (la operativa se hace desde el ordenador central del estudio).
Si la empresa es una tienda retail de cámaras, objetivos y accesorios de imagen como electrónica de consumo (sin foco en servicio fotográfico profesional), el sector hermano que mejor encaja es Electrónica. Si la empresa necesita una plataforma de entrega digital y galería privada del cliente, conviene contratar una herramienta específica del sector y mantener Verial para la facturación, el seguimiento de encargos y el cobro.
Pruébelo 30 días gratis y compruebe si encaja con la operativa real de su estudio de fotografía.
Con el programa de gestión para estudios de Fotografía, tendrá toda la capacidad necesaria para introducir tantos artículos como necesite: servicios fotográficos, sesiones, reportajes, álbumes, copias, ampliaciones, marcos, soportes USB, cajas de presentación, papel fotográfico, consumibles de laboratorio y producto complementario que el estudio venda junto al servicio.
En cada ficha de artículo del software para fotografía podrá determinarse un gran número de detalles: precio de coste, margen comercial, distintas tarifas para el precio de venta (tarifa A, B, C o personalizada por cliente), categoría o familia del producto, proveedor habitual, fabricante, y los niveles mínimos y máximos de stock para consultar los artículos por debajo del umbral cuando toca preparar la reposición. Un control especialmente útil en el sector fotográfico, donde conviven artículos de alta rotación —copias, papel, consumibles— con productos complementarios de menor rotación como álbumes premium, marcos especiales, soportes de entrega o formatos de impresión específicos.
Además, cada artículo dispone de una solapa de imágenes donde puede incorporar la fotografía del producto, facilitando su identificación en el punto de venta y al consultar el catálogo. La solapa de características permite registrar datos técnicos como dimensiones, peso, período de garantía o campos configurables según las necesidades del estudio.
El sistema permite configurar el comportamiento del stock artículo por artículo según el perfil de artículo (avisar si no hay suficiente, bloquear la venta, o no controlar stock, según convenga). También es posible gestionar el stock por múltiples almacenes, lo que resulta práctico si se dispone de almacén propio y zona de exposición diferenciada.
Desde la ficha pueden emitirse etiquetas con código de barras para etiquetar los productos en tienda, y generar informes de compras y ventas por artículo, categoría o fabricante, para revisar qué referencias aportan mayor margen. Todo lo que requiere un software de gestión para estudios de Fotografía.
El software ERP de gestión para estudios de Fotografía Verial le permite crear tantas fichas de proveedores como desee: proveedores de álbumes, papel fotográfico, marcos, soportes de entrega, consumibles de impresión, laboratorio externo, impresión profesional, material de estudio o servicios auxiliares, y cualquier otro tipo de proveedor que intervenga en su negocio.
Podrá completar los datos básicos con información adicional muy detallada: métodos de pago y vencimientos, diferenciación entre dirección fiscal, comercial y de envío, enlazar ficheros externos como contratos o catálogos del proveedor, información de horarios de entrega, personas de contacto y el tipo de portes (pagados, debidos o recoger en almacén). Esta última opción ayuda a revisar los gastos de envío cuando se recibe mercancía de distribuidores nacionales o del laboratorio de impresión.
El software de Verial para estudios de Fotografía cuenta con múltiples opciones en cuanto a la gestión con proveedores, pudiendo realizar todo tipo de documentos: crear pedidos de compra y enviarlos directamente a través del programa, recibir albaranes de entrada de mercancía, registrar facturas recibidas con sus correspondientes vencimientos de pago, realizar presupuestos y gestionar devoluciones de artículos cuando proceda.
El registro de facturas recibidas permite llevar un control de todos los pagos pendientes con cada proveedor, visualizando vencimientos ordenados por fecha y gestionando la confirmación rápida de múltiples pagos de forma ágil, sin necesidad de entrar factura por factura.
Además, con el programa para estudios de Fotografía se puede preparar la reposición de mercancía mediante propuestas de pedido a proveedor revisables: el sistema permite consultar los artículos que estén por debajo de su stock mínimo, en función de las ventas realizadas en un periodo determinado, o combinando ambos criterios, quedando la propuesta a revisión antes de confirmar el pedido. Una funcionalidad útil para evitar roturas de stock en productos de alta demanda como álbumes, papel fotográfico, marcos, soportes USB, cajas de entrega o consumibles de impresión, sin acumular exceso de inventario en referencias de menor rotación.
El software de gestión para estudios de Fotografía Verial le facilita crear tantas fichas de clientes como desee: particulares que contratan sesiones o reportajes, familias, parejas, empresas, colegios, agencias, administraciones públicas o clientes recurrentes del estudio. Disponer de una base de datos de clientes bien organizada es fundamental para cualquier estudio de fotografía que quiera organizar la relación con su clientela y agilizar el proceso de venta y facturación.
A través de las distintas pestañas de cada ficha, podrá ir completando toda la información adicional que considere necesaria: datos fiscales completos (DNI, NIF, tipo de cliente), datos de localización con hasta tres direcciones diferentes (comercial, fiscal y de envío), método de pago y periodicidad de cobro, tarifa de venta asignada, descuentos personalizados en línea o por pronto pago, personas de contacto, horario de atención, enlazar ficheros externos relacionados con el cliente, y obtener informes sobre sus ventas, cobros y saldos pendientes. En definitiva, una revisión de los movimientos y el historial de cada cliente.
La ficha permite además configurar un importe de riesgo o crédito máximo por cliente, de manera que el programa avise al emitir el documento cuando se supere el límite autorizado. Esto es especialmente útil para estudios fotográficos que trabajan con clientes empresariales con pago diferido a 30, 60 o 90 días. También es posible asignar agentes o comisionistas a cada cliente, y clasificarlos por zonas geográficas, algo práctico para negocios con representantes comerciales que visitan clientes en distintas provincias.
Nuestro programa de gestión para estudios de Fotografía ofrece acceso directo a todos los documentos de gestión necesarios para trabajar con clientes: elaborar presupuestos para servicios fotográficos, álbumes, copias, ampliaciones o producto complementario, convertirlos en pedidos confirmados, generar albaranes de entrega, emitir facturas completas con el código QR de Verifactu y la Factura Electrónica según la modalidad configurada, gestionar devoluciones de artículos y emitir facturas simplificadas o tickets directamente desde el TPV para las ventas en mostrador.
La gestión de cobros y vencimientos permite visualizar en todo momento qué facturas están pendientes de cobro, con qué fecha de vencimiento y por qué importe. Desde la opción de confirmación rápida de múltiples cobros se pueden marcar varios vencimientos como pagados simultáneamente sin necesidad de entrar factura por factura, lo que agiliza el cierre contable diario. Para clientes con domiciliación bancaria, el sistema gestiona los mandatos SEPA y permite agrupar los cobros en remesas que se tramitan con el banco. Además, la función de facturación periódica (módulo complementario) genera las facturas recurrentes para clientes con contratos de cobertura o servicios continuos al ejecutar el proceso, sin tener que generarlas manualmente cada mes.
Con nuestro software ERP de gestión para estudios de Fotografía, podrá generar distintos modelos de informe y tener una revisión de todas las gestiones realizadas: tanto de clientes como de proveedores, cobros y pagos (pendientes y realizados), informes de ventas, de artículos, de compras y mucho más. Contamos con múltiples filtros y con distintos modelos de informe adaptados a las necesidades concretas de su negocio fotográfico.
El módulo de informes incluye una sección de estadísticas de compras y ventas especialmente útil para revisar qué servicios, eventos o productos complementarios funcionan mejor. Podrá obtener listados resumidos por artículo, listados con el árbol de categorías, comparativas de artículos entre periodos distintos, márgenes comerciales por producto o categoría, ventas por días de la semana y por horas, lo que le permite identificar los momentos de mayor afluencia y organizar mejor los recursos de su estudio.
También dispone de informes de ventas por áreas de venta, listados por clientes con detalle mensual, y estadísticas que comparan compras y ventas simultáneamente para revisar la rentabilidad de cada referencia. Para negocios con agentes comerciales, es posible obtener datos por comisionista según los modelos disponibles, facilitando el control de comisiones.
Una vez generados, podrá visualizarlos en el momento, imprimirlos o exportarlos a un documento Excel para su análisis externo, o generar un PDF para guardarlo en cualquier dispositivo o compartirlo con su gestor o asesoría. Los documentos de gestión (presupuestos, facturas) sí pueden enviarse por correo al cliente desde la aplicación.
Toda esta información ayuda a la revisión del negocio con los datos registrados: revisar qué servicios, tipos de reportaje, álbumes o productos complementarios aportan mayor margen, qué proveedores ofrecen mejores condiciones, cuándo reponer stock y cómo evoluciona el negocio mes a mes.
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