El herbolario español típico combina dos formas de venta muy distintas en el mismo mostrador. Por un lado, la planta a granel pesada al momento: la persona entra a por 200 g de manzanilla, 100 g de tila, 150 g de hojas de eucalipto, y el herbolista corta, pesa y cobra. Por otro, el producto envasado: el complemento alimenticio con su lote y caducidad, la crema de cosmética natural, el aceite esencial, el bote de propóleo, el bríck de bebida vegetal, el envase de pasta sin gluten. El software de gestión Verial está pensado para esa mezcla: TPV táctil rápido, venta al peso introduciendo la cantidad fraccional, lote y caducidad con seguimiento del lote por movimientos y documentos registrados, multi-tarifa para cliente habitual y herbolista profesional. Las facturas se emiten con código QR de Verifactu y los requisitos técnicos correspondientes, y se prepara Factura Electrónica según la modalidad configurada cuando el cliente lo requiere.
En la ficha del artículo se registran los datos comerciales habituales (referencia, código de barras del fabricante, precio de coste actualizado con cada compra, margen comercial, hasta tres tarifas de venta, familia y subfamilia, proveedor habitual) y todos los datos que la empresa quiera tener delante al consultar o vender.
El catálogo admite cualquier familia sin limitación: planta medicinal a granel (manzanilla, tila, melisa, eucalipto, ortiga, valeriana, lavanda, hierba luisa, romero, salvia, cola de caballo) con precio por kilo, infusión envasada en bolsitas, complementos alimenticios (multivitamínicos, vitaminas, minerales, omega 3, probióticos, jalea real, propóleo, polen, espirulina), fitoterapia en cápsulas o jarabe, productos dietéticos que la empresa comercialice con la documentación correspondiente del fabricante o proveedor (sin gluten, sin azúcar, sin lactosa, vegano, ecológico, bio, cuando proceda), bebidas y harinas vegetales (avena, soja, almendra, arroz, espelta, kamut), cosmética natural (crema, jabón artesano, aceite esencial, agua floral, champú sólido), suplementos deportivos naturales, y la sección de libros sobre nutrición, fitoterapia o cocina saludable que muchos herbolarios mantienen como producto complementario.
La planta medicinal a granel se gestiona en Verial creando la ficha del artículo con precio por kilo (por ejemplo, «Manzanilla a granel» con precio 18 €/kg). En la venta, el herbolista introduce la cantidad fraccional pesada directamente en el TPV (0,250 kg = 4,50 €) y el programa calcula el importe. La cantidad se introduce manualmente desde el TPV con el peso leído en la balanza del mostrador.
Aclaración importante: Verial gestiona la cantidad fraccional como dato manual del TPV. No se conecta automáticamente con la balanza electrónica del mostrador para leer el peso ni transmitirlo al ticket. El herbolista pesa en la balanza, lee la cifra y la introduce en el TPV.
El producto envasado del herbolario (complementos alimenticios, fitoterapia, cosmética natural, dietética) lleva su lote del fabricante y su fecha de caducidad o consumo preferente. Verial gestiona lote y fecha de caducidad por artículo con criterio FIFO o LIFO, configurable según el flujo del herbolario. Cuando entra el producto del proveedor, se registra el lote del fabricante con su caducidad; cuando sale al cliente, el sistema descuenta del lote correspondiente.
Eso permite el seguimiento del lote a través de los movimientos y documentos registrados: si en algún momento es necesario revisar qué documentos o clientes identificados recibieron un lote concreto (por una alerta sanitaria del fabricante, una retirada, una consulta), se obtiene del programa con un listado filtrado por lote. Los tickets simplificados anónimos en mostrador quedan registrados como salida del lote, pero sin nombre de cliente asociado. El histórico de compra registra también de qué proveedor y en qué entrada llegó el lote.
Cuando un complemento alimenticio o un producto dietético llega a su fecha de caducidad sin haberse vendido, o una planta a granel se humedece o se daña, o aparece una diferencia en inventario, el programa registra la baja con motivo tipificado (caducidad, deterioro, merma, ajuste, rotura). Al cierre de mes el herbolario puede sacar un listado de mermas por motivo y por familia para revisar la pérdida real y ajustar el siguiente pedido al proveedor.
El stock se gestiona por almacenes (tienda al público, almacén trasero o sótano del herbolario, segundo punto de venta si existe), con movimientos entre almacenes y ubicación física dentro de cada almacén (estantería, balda, pasillo, bote de planta a granel etiquetado) etiquetada. El asistente de inventarios contempla los movimientos durante el recuento y el inventario rápido por escaneo agiliza el cierre anual. La actualización de precios y tarifas de artículos ya creados se agiliza con el cambio masivo de precios cuando procede. Las nuevas referencias se dan de alta en el ERP según la operativa del herbolario.
El sistema permite detectar el stock bajo umbral y trabajar con la reposición a proveedor desde un listado revisable, comparando contra las últimas compras y ventas por artículo. Útil para no quedarse sin el producto estrella cuando llega una temporada de mayor rotación. No es una alerta proactiva que llegue por correo: es una pantalla de consulta que el responsable revisa cuando toca preparar pedido.
El herbolario tiene perfiles de cliente más uniformes que otros sectores (el grueso es cliente final particular que paga en mostrador), pero conviene contar con multi-tarifa para distinguir cliente puntual / cliente habitual identificado en ficha / profesional del sector (terapeuta de medicina natural, naturópata, masajista holístico que compra para uso profesional con cuenta abierta) / pequeño revendedor o tienda online afiliada. Hasta tres tarifas base más el módulo de tarifas avanzadas si el herbolario necesita más niveles. La tarifa se asigna en la ficha del cliente y el programa la aplica automáticamente en cada documento.
También admite descuentos por línea, por pronto pago, por volumen y por campaña a través del módulo de tarifas avanzadas (campaña de primavera, promoción de cosmética natural, oferta por volumen, paquete dietético post-Navidad). Para el cliente profesional B2B recurrente con cuenta abierta, se trabaja con facturación a fin de mes y vencimientos largos (30, 60, 90 días).
El TPV táctil está pensado para el mostrador del herbolario: artículo con foto, código de barras del fabricante, cantidad fraccional para venta al peso, pago multi-criterio (efectivo + tarjeta), vale o saldo de devolución cuando procede, uso de cajón portamonedas cuando el puesto lo tenga configurado, simplificada (ticket) o factura completa según el cliente la pida, conversión ticket → factura a posteriori cuando el cliente vuelve, devoluciones vinculadas, y cierre diario que permite resumir los tickets del día para facilitar la revisión administrativa y contable cuando proceda. El arqueo de caja se hace desde el propio TPV.
Conversión entre documentos (presupuesto → pedido → albarán → factura o ticket), facturas rectificativas y devoluciones vinculadas, múltiples formatos de venta (factura ordinaria, simplificada, proforma), facturas con código QR de Verifactu y Factura Electrónica/FACe según la modalidad configurada cuando el cliente lo requiere (ayuntamiento, residencia de mayores municipal, centro social), y módulo de comisionistas para calcular comisiones comerciales según la configuración definida por la empresa si el herbolario tiene fuerza de venta a terapeutas o pequeños revendedores.
El programa contempla los impuestos por territorio: IVA peninsular, IGIC en Canarias e IPSI en Ceuta y Melilla.
El cliente profesional del herbolario (terapeuta de medicina natural con consulta propia, masajista con consumo regular, pequeña tienda online afiliada que se surte aquí) suele trabajar con cuenta abierta y facturación a fin de mes. El ERP cubre ese flujo con facturación por acumulación de albaranes, vencimientos largos, entregas a cuenta y anticipos del cliente. Para cobros recurrentes domiciliados, el módulo de remesas SEPA genera el fichero bancario desde el programa, que después se tramita con el banco según el mandato correspondiente. Existe también límite de riesgo por cliente que avisa al emitir el documento cuando un cliente B2B supera el descubierto autorizado.
Verial genera informes filtrables por rango de fechas, familia, cliente, agente o almacén, exportables a PDF o Excel: ventas por artículo y por familia (planta a granel, complementos, fitoterapia, cosmética, dietética, libros), ventas por cliente y por agente, ranking de clientes por volumen, listados de stock con detalle de lote y caducidad, históricos de compra al proveedor, listados de operaciones con terceros, e informes de rotación que identifican el producto de alta y baja salida.
El ERP es muy configurable: campos auxiliares en ficha de artículo y de cliente (útiles para registrar planta de origen, lote del fabricante, fecha de envasado, características comerciales declaradas por el fabricante y datos de documentación aportada por el proveedor que el herbolario quiera reflejar en su catálogo interno), accesos directos personalizables, configuración del comportamiento del TPV y de los documentos, etiquetas imprimibles configuradas según el modelo definido, con datos como precio o referencia (útiles para etiquetar el bote o el envase a granel del producto), trabajo en red multi-usuario, acceso remoto desde varios puestos, adjuntar ficheros externos enlazados (ficha técnica del fabricante, etiqueta nutricional, alérgenos declarados) desde su ubicación en el ordenador, e histórico de operaciones registradas consultable.
El programa funciona solo en España y se adapta a la modalidad configurada para Verifactu y Factura Electrónica.
Para que la elección sea informada, conviene aclarar el perímetro. El herbolario en España vende producto natural, complemento alimenticio, cosmética y planta medicinal, pero no es farmacia: no dispensa medicamentos sujetos a prescripción médica. Por eso Verial no se integra con SEVeM (Sistema Español de Verificación de Medicamentos de la AEMPS), no lee el código DataMatrix de serialización de medicamentos, no gestiona receta electrónica pública ni receta privada de médico, y no se conecta con la trazabilidad regulatoria de medicamentos.
Verial no registra ficha sanitaria del cliente (historial de consejo herbolista, recomendaciones de fitoterapia, alergias declaradas por el cliente); el consejo en mostrador lo da el herbolista en persona y no queda como dato sanitario en el ERP. No se integra con bases de datos de plantas medicinales (Vademecum Herbolario, Plantas Medicinales AEMPS) ni con bases de datos de alérgenos de AESAN. No emite certificados de cumplimiento (alérgenos, ecológico, bio, vegano, sin gluten); esos certificados los aporta el fabricante con su documentación. No se conecta automáticamente con la balanza electrónica del mostrador (el peso se introduce manualmente como cantidad fraccional en el TPV). No envía avisos automáticos por correo o SMS al cliente de pedidos o caducidades próximas, no tiene portal del cliente / app del herbolario, y no incluye tarjeta de fidelización con sistema de puntos.
Si la empresa es una parafarmacia, con catálogo de parafarmacia y productos de cuidado personal, sin foco en planta a granel ni en el consejo propio del herbolario, el sector hermano que mejor encaja es Parafarmacias. Si la empresa vende productos alimentarios generales al consumidor final (alimentación seca, bebidas, productos frescos no especializados en herbolario), el sector hermano es Alimentación.
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Verial, a través de este software para herbolarios, permite dar de alta artículos de forma sencilla. No solo incluye productos habituales de herboristería, sino que además da cabida a otros artículos como artesanías, libros, revistas del sector o cualquier otro producto que vendamos en nuestro negocio.
Cuenta con múltiples opciones para completar la ficha con información del producto. Permite determinar todas las familias necesarias: alimentación, cosmética, hogar, infusiones, dietética, entre otras.
Esto, por tanto, nos facilita generar distintos informes y estadísticas disponibles. Asimismo, ayuda a consultar el stock que consta en el ERP, las ventas por artículo y realizar inventarios fácilmente.
La aplicación de software para herbolarios Verial es compatible con lectores de códigos de barras.
Permite crear conjuntos o agrupaciones de artículos para múltiples usos, como tarifas, campañas o promociones según las condiciones definidas, entre otros. Una vez configurado, el conjunto puede utilizarse en cualquier documento de gestión, tanto de clientes como de proveedores.
Desde el apartado de Clientes, podrá realizar todas las gestiones diarias necesarias para el desarrollo del negocio.
Podrá emitir tickets de compra (facturas simplificadas), así como crear albaranes, pedidos, presupuestos, devoluciones y, por supuesto, facturas. Además, tendrá la posibilidad de imprimir directamente, guardar o exportar en los formatos disponibles o enviar por correo electrónico los documentos desde la propia aplicación del software para herbolarios.
A la hora de definir las formas de pago, es posible configurar distintas formas de pago según la operativa del comercio, de modo que el sistema se adapta a las preferencias de cada cliente.
Es posible generar vales o saldo de devolución, dejar ventas en espera y muchas otras funciones, orientadas a facilitar los procesos de caja diarios.
Una función muy práctica del software para herbolarios es la posibilidad de grabar pedidos de clientes y consultar el estado de los artículos pendientes de recibir del proveedor, agilizando el seguimiento y la gestión del stock. El pedido puede convertirse en albarán, ticket o factura según la operativa que corresponda, entre otras muchas opciones.
Este programa para gestionar herbolarios permite trabajar con el área de Proveedores de forma ordenada.
Permite trabajar con distintos documentos de gestión para introducir albaranes, facturas, generar pedidos y tramitar devoluciones.
Estos documentos pueden emitirse, enviarse o guardarse según las opciones disponibles, según las necesidades concretas de cada caso.
Se ofrecen múltiples opciones para los pedidos a proveedores, adaptadas a las necesidades de cada momento. Se puede indicar si la recepción es total o parcial, y convertir el documento en albarán o factura. Además, se ofrecen otras opciones de gestión documental.
El Programa de Gestión para Herbolarios de Verial permite realizar tantos arqueos como sean necesarios. Incluso es posible hacerlos en cajones distintos, si se dispone de ellos.
Como complemento a la gestión del software para herbolarios en su ordenador (PC o portátil), se ofrece un módulo opcional que permite realizar determinadas operaciones fuera del establecimiento desde una Tablet, cuando la operativa del comercio lo justifique.
Este módulo permite recoger pedidos de clientes y generar documentos comerciales como albaranes o pedidos según la configuración contratada, mostrar el catálogo de artículos con foto y consultar precios, entre otras funciones. Ambos dispositivos pueden mantenerse sincronizados según la operativa del módulo.
El programa se adapta a la configuración de cada comercio del sector y está pensado para facilitar las tareas diarias del herbolario.
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