El distribuidor mayorista al canal HORECA es el que llena cada semana las cámaras y las estanterías del bar, del restaurante, del hotel y de la cafetería. Catálogo amplio mixto: alimentación seca (pasta, arroz, harinas, aceites, conservas), frescos, lácteos y refrigerados, congelados (pescado, carne, verdura, postres), bebidas (refresco, agua, cerveza, vino, alcohol), productos de limpieza profesional para cocina y sala, maquinaria HORECA (cafetera, vitrina refrigerada, lavavajillas industrial, horno convector, plancha) cuando la empresa también la vende o mantiene, y accesorios de bar y restaurante (vajilla, cubertería, cristalería, mantelería desechable). El software de gestión Verial está pensado para ese flujo: lote y caducidad con seguimiento del lote por movimientos y documentos registrados, multi-tarifa para bar de barrio, restaurante medio, hotel grande, gran cuenta y cash & carry, preventa y autoventa con tablet, cuenta abierta y facturación recurrente solo para conceptos o importes periódicos definidos. Las facturas se emiten con código QR de Verifactu y los requisitos técnicos correspondientes, y se prepara Factura Electrónica según la modalidad configurada cuando el cliente lo requiere.
En la ficha del artículo se registran los datos comerciales habituales (referencia interna, código de barras EAN del fabricante, precio de coste actualizado según la operativa de compras, margen comercial, hasta tres tarifas de venta, familia y subfamilia, proveedor habitual) y todos los datos que la empresa quiera tener delante al consultar o vender.
El catálogo admite cualquier familia sin limitación: alimentación seca y conservas, frescos y refrigerados, lácteos, congelados de pescado, carne y verdura, panadería y bollería industrial, bebidas (refresco, agua, cerveza, vino, alcohol), productos de limpieza profesional para cocina y sala (lavavajillas industrial, fregasuelos, desinfectante, papel y dispensadores), maquinaria HORECA (cafetera profesional, vitrina refrigerada, lavavajillas industrial, horno convector, plancha, freidora) si la empresa también la vende o mantiene, accesorios de bar y restaurante (vajilla, cubertería, cristalería, mantelería desechable, servilletas, papel sulfurizado), y servicios facturables como artículo de servicio (transporte propio, recogida en almacén, instalación de máquina, hora de SAT, intervención técnica).
Cada producto perecedero (carne, pescado, lácteo, congelado, conserva con caducidad) lleva su lote del fabricante y su fecha de caducidad o consumo preferente. Verial gestiona lote y fecha de caducidad por artículo con criterio FIFO o LIFO, configurable según el flujo del almacén. Cuando entra el producto del proveedor, se registra el lote con su caducidad; cuando sale al cliente HORECA, el sistema registra la salida del lote correspondiente según la operativa configurada. El lote queda asociado a los movimientos y documentos correspondientes, y puede reflejarse en el albarán o la factura según la configuración del documento.
Eso permite el seguimiento del lote a través de los movimientos y documentos registrados: si en algún momento es necesario revisar qué clientes HORECA recibieron un lote concreto (por una alerta sanitaria del fabricante, una retirada, una consulta), se obtiene del programa con un listado filtrado por lote. El histórico de compra registra también de qué proveedor y en qué entrada llegó el lote.
El distribuidor HORECA trabaja con dos flujos comerciales muy distintos que conviven a menudo en la misma empresa. La preventa: el comercial visita el bar o restaurante, consulta el catálogo y la tarifa del cliente desde la tablet, recoge el pedido, lo cierra y al volver al almacén la tablet se sincroniza con el ERP central; el picking se prepara después y el reparto sale al día siguiente. La autoventa: el comercial-repartidor sale por la mañana con la furgoneta cargada de producto, visita rutas fijas de clientes HORECA, vende y entrega sobre la marcha desde la propia furgoneta, y puede generar documentos de autoventa como albaranes o facturas simplificadas desde la tablet, según la configuración contratada. El stock del vehículo puede tratarse como ubicación de stock dentro de Verial, pero el cuadre final entre carga, venta y devolución se revisa manualmente al volver al almacén.
Aclaración de alcance: la tablet cubre preventa, autoventa, catálogo con foto, pedido y documentos de autoventa como albaranes o facturas simplificadas, según la configuración contratada. No hace liquidación automática de camión al final del día (el cuadre entre lo cargado, lo vendido y lo devuelto al almacén se hace manualmente al volver), no planifica rutas con calendario gráfico ni optimiza carga del vehículo, y no geolocaliza al comercial.
El distribuidor tiene perfiles de cliente muy distintos. El programa permite asignar hasta tres tarifas base más el módulo de tarifas avanzadas si la empresa necesita más niveles, cubriendo combinaciones como bar de barrio o cafetería pequeña (volumen bajo, pago al contado o cuenta corta) / restaurante medio (cuenta abierta, factura a fin de mes) / hotel o cadena hotelera (gran cuenta, contrato anual con condiciones especiales) / colectividad o restauración social (residencia, hospital, colegio, comedor escolar) / cash & carry o mayorista de segundo nivel que se surte aquí (precio de revendedor, volumen alto) / franquicia hotelera con tarifa pactada / administración pública (FACe). La tarifa se asigna en la ficha del cliente y el programa la aplica automáticamente en cada documento.
También admite descuentos por línea, por pronto pago, por volumen y por campaña a través del módulo de tarifas avanzadas (oferta de temporada alta de turismo, descuento por volumen de cajas, promoción de marca propia, paquete de apertura de nuevo local). Para el cliente B2B recurrente se trabaja con cuenta abierta y facturación a fin de mes: los albaranes del periodo se acumulan y se factura al cierre, con vencimientos largos (30, 60, 90 días).
El stock se gestiona por almacenes (nave central, cámara de fríos y refrigerados, cámara de congelados, almacén seco para alimentación no perecedera, almacén de bebidas, almacén de maquinaria HORECA, furgoneta de reparto y de autoventa como ubicaciones de stock, segundo punto si la empresa tiene varias delegaciones), con movimientos entre almacenes y ubicación física dentro de cada almacén (pasillo, estantería, palé) etiquetada. El asistente de inventarios contempla los movimientos durante el recuento y el inventario rápido por escaneo agiliza el cierre.
El sistema permite detectar el stock bajo umbral y trabajar con la reposición a proveedor desde un listado revisable, comparando contra las últimas compras y ventas por artículo. Útil para preparar la reposición de referencias de alta rotación (aceite, harina, refresco estrella, pescado congelado) cuando llega temporada alta de turismo o fin de semana de eventos. No es una alerta proactiva que llegue por correo: es una pantalla de consulta que el responsable revisa cuando toca preparar pedido al fabricante o al mayorista.
Algunos distribuidores HORECA, además de servir el producto consumible, también venden o mantienen maquinaria de cocina industrial (cafetera profesional, vitrina refrigerada, lavavajillas industrial, horno convector, plancha, freidora, cámara modular). Para esa operativa, Verial ofrece dos piezas complementarias y opcionales: artículo de servicio (hora de SAT, intervención técnica, recambio sustituido, instalación de máquina, transporte) que entra como línea del albarán o de la factura, y módulo Aparatos para registrar cada máquina vendida con su número de serie, fecha de venta, cliente final y condiciones de garantía si la empresa decide registrarlas.
Aclaración importante: estas dos piezas son opcionales (no vienen en la instalación base, se contratan aparte). Si el distribuidor solo sirve consumible HORECA y no toca maquinaria, no es necesario activarlas. Si combina ambas líneas, las tiene disponibles. Los datos de garantía se consultan en la ficha de la máquina; no generan un aviso automático.
El cliente B2B del distribuidor HORECA (bar, restaurante, hotel, residencia, colectividad) suele trabajar con cuenta abierta y facturación a fin de mes. El ERP cubre ese flujo con facturación por acumulación de albaranes, vencimientos largos (30, 60, 90 días), entregas a cuenta y anticipos del cliente. Para cobros domiciliados con mandato SEPA, especialmente cuando exista una cuota periódica definida o vencimientos domiciliados, el módulo de remesas SEPA genera el fichero bancario desde el programa, que después se tramita con el banco según el mandato correspondiente.
Para acuerdos de suministro con importe fijo mensual (gran cuenta hotelera con contrato anual cerrado, residencia con cuota fija), el módulo de facturación recurrente (módulo complementario) genera los documentos al ejecutar el proceso; no viene en la instalación base, se contrata aparte. Los pedidos variables del cliente HORECA van como pedidos o albaranes del periodo y se facturan después según la operativa de la empresa. Existe también límite de riesgo por cliente que avisa al emitir el documento cuando un cliente B2B HORECA supera el descubierto autorizado.
El distribuidor HORECA trabaja con miles de referencias de decenas de proveedores y los catálogos cambian con frecuencia (subidas de precio del fabricante, nuevas referencias estacionales, salida de producto). Verial permite mantener el catálogo desde la gestión de artículos, crear nuevas referencias según la operativa de la empresa y actualizar precios o tarifas mediante las herramientas de cambio masivo cuando procede. La empresa revisa la información del proveedor antes de aplicar los cambios en el ERP.
Aclaración importante: la actualización del catálogo no es una sincronización automática en tiempo real con el catálogo del fabricante. La empresa revisa la información recibida del proveedor y actualiza el catálogo o las tarifas en el ERP según la operativa definida.
El programa permite enviar la factura, el albarán o el presupuesto por email directamente desde el propio ERP al cliente HORECA, adjuntando el documento como PDF, sin tener que abrir un cliente de correo externo. El envío se dispara cuando la persona del programa lo decide (al emitir el documento o al cerrar el pedido), no como aviso proactivo automático sin intervención. Útil para clientes B2B con cuenta abierta que reciben la factura mensual por correo.
Conversión entre documentos (presupuesto → pedido → albarán → factura o ticket), facturas rectificativas y devoluciones vinculadas, múltiples formatos de venta (factura ordinaria, simplificada, proforma), facturas con código QR de Verifactu y Factura Electrónica/FACe según la modalidad configurada cuando el cliente lo requiere (residencia municipal, hospital, colegio público, universidad, comedor escolar), y módulo de comisionistas para calcular comisiones comerciales según la configuración definida por la empresa.
El programa contempla los impuestos por territorio: IVA peninsular, IGIC en Canarias e IPSI en Ceuta y Melilla.
Verial genera informes filtrables por rango de fechas, familia, cliente, agente o almacén, exportables a PDF o Excel: ventas por artículo y por familia (alimentación seca, frescos, congelados, bebidas, limpieza, maquinaria, accesorios), ventas por cliente HORECA y por agente, ranking de clientes por volumen y márgenes, documentos o conceptos recurrentes cuando consten en los modelos disponibles, listados de stock con detalle de lote y caducidad, históricos de compra al fabricante o mayorista, listados de operaciones con terceros, e informes de rotación que ayudan a identificar referencias de alta y baja salida.
El ERP es muy configurable: campos auxiliares en ficha de artículo y de cliente (útiles para registrar formato del envase, peso, capacidad, marca, gama profesional o gourmet, alérgenos declarados por el fabricante, temperatura de conservación), accesos directos personalizables, configuración del comportamiento de los documentos, etiquetas imprimibles configuradas según el modelo definido, múltiples direcciones de envío por cliente (sede del hotel, sucursales de la cadena, cocina central de catering, residencia con varios edificios), trabajo en red multi-usuario y acceso remoto desde varios puestos, adjuntar ficheros externos enlazados (ficha técnica del fabricante, ficha de alérgenos declarada por el proveedor, contrato firmado con cliente HORECA) desde su ubicación en el ordenador, e histórico de operaciones registradas consultable.
El programa funciona solo en España y se adapta a la modalidad configurada para Verifactu y Factura Electrónica.
Para que la elección sea informada, conviene aclarar el perímetro. Verial no tramita inscripciones, modificaciones ni consultas oficiales en el RGSEAA o registro sanitario, ni emite certificados oficiales de origen, calidad o exportación; esos trámites los gestiona la empresa con su asesoría, laboratorio acreditado o administración correspondiente. No se integra con plataformas oficiales (TRACES NT para movimientos intracomunitarios u otras de control alimentario). No calcula ni desglosa automáticamente Impuestos Especiales (IIEE) sobre alcohol, no mantiene saldo automático de envases retornables del cliente HORECA, y no hace liquidación automática de camión de autoventa al final del día (el cuadre se hace manualmente al volver al almacén).
Verial no se sincroniza automáticamente con catálogos de marca del fabricante (Coca-Cola, Mahou, Damm, Pascual, Calidad Pascual, Nestlé Professional, Unilever Food Solutions, Makro) ni con marketplaces sectoriales HORECA (Makro Online, Costco Business, Selecta, plataformas B2B de gran distribuidor), aunque sí permite crear y actualizar artículos o tarifas desde la operativa del ERP, incluyendo cambios masivos cuando procede. No planifica rutas de reparto con calendario gráfico ni mapa tipo Gantt, no optimiza la carga del vehículo, no geolocaliza al comercial ni al repartidor, no tiene portal del cliente HORECA para autoconsulta de pedidos abiertos, no envía avisos proactivos automáticos por correo o SMS sin intervención de la persona, y no incluye tarjeta de fidelización con sistema de puntos para cliente HORECA.
Si la empresa se dedica específicamente a distribución de bebidas al canal HORECA (cerveza, refresco, vino, alcohol, agua o bebidas como gama principal), el sector hermano que mejor encaja es Bebidas Distribución. En cualquier caso, Verial no calcula automáticamente Impuestos Especiales ni mantiene saldo automático de envases retornables. Si la empresa se dedica específicamente a distribución de producto congelado al HORECA (pescado, carne y verdura congelados como única gama, con cadena de frío como operativa nuclear), el sector hermano es Congelados. Si la empresa prepara y sirve comida para eventos (servicio de catering al cliente final, no distribución a bares y restaurantes), el sector hermano es Catering. Y si la empresa es una tienda minorista de alimentación al consumidor final particular (no distribuidor B2B al canal HORECA), el sector hermano es Alimentación.
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Con el programa de gestión para empresas de distribución de productos para Hostelería, tendrá toda la capacidad necesaria para introducir tantos artículos como necesite.
En cada ficha de artículo podrá determinar un gran número de detalles: precio de coste, último coste actualizado según la operativa de compras, coste ponderado, margen comercial, múltiples tarifas de venta (A, B, C) asignables a cada cliente según su perfil, categoría o familia, proveedor, fabricante, y tarifas TPV táctil para el punto de venta. Todo gestionado desde una pantalla organizada por solapas.
Uno de los aspectos más valorados por los distribuidores de alimentación y bebidas para hostelería es el control de stock por almacenes, con valores de stock mínimo y máximo configurables por cada almacén de forma independiente. El sistema permite consultar cuándo un artículo está por debajo del mínimo, ayudando a preparar la reposición en temporadas de alta demanda en el canal HORECA. Además, el control del stock admite criterio LIFO o FIFO según la forma de trabajo, útil para distribuidores que trabajan con productos perecederos.
Para artículos con lotes y fechas de caducidad — imprescindible en distribución de alimentación, bebidas o productos de limpieza hostelera — el software permite el seguimiento del lote a través de los movimientos y documentos registrados, desde la entrada del proveedor hasta la entrega al cliente. Ante una alerta sanitaria, los listados filtrados por lote permiten revisar qué documentos y clientes recibieron una partida concreta.
El apartado de Características permite configurar unidades auxiliares (cajas, packs, palés) con la relación configurada, muy útil para distribuidores que compran por palé y venden por caja o unidad. También se pueden registrar ecotasas y cánones asociados a cada artículo como campos configurables que quedan reflejados en los documentos.
Algo muy práctico para comerciales y repartidores es la posibilidad de incluir fotografías de los artículos para reconocimiento rápido del producto en ruta. Además, podrán emitirse etiquetas de artículo configuradas según el modelo definido e informes estadísticos de compras y ventas por artículo, por categoría o por proveedor, facilitando la revisión del catálogo y la rotación de productos en el canal hostelero.
El software ERP de gestión para empresas de distribución de productos para Hostelería Verial le permite crear tantas fichas de proveedores como desee, clasificándolos por tipo: fabricante o productor, distribuidor mayorista, trabajador autónomo, proveedor de servicios, acreedor o transportista. Esta clasificación es especialmente útil para distribuidores HORECA que trabajan con múltiples fabricantes de maquinaria, proveedores de alimentación y empresas de logística simultáneamente.
Podrá completar los datos básicos con información adicional muy práctica: métodos de pago, vencimientos, días de pago forzados, porcentajes de descuento en línea y por pronto pago, dirección fiscal y comercial diferenciadas, datos de contacto múltiples, teléfonos, emails y ficheros externos enlazados. También podrá indicar el tipo de portes de cada proveedor (pagados, debidos o recogida en almacén), dato que puede quedar registrado en los documentos de compra, ayudando a revisar los gastos de transporte.
El software de Verial para distribuidores de productos para Hostelería permite trabajar con el ciclo documental de proveedores: crear pedidos de compra y enviarlos directamente desde el programa, recibir albaranes, registrar facturas, emitir presupuestos y gestionar devoluciones. Las facturas recibidas quedan registradas en el Registro de facturas recibidas, y el resto del ciclo documental de proveedores queda documentado en sus documentos correspondientes, facilitando la revisión administrativa y contable.
El control de pagos y vencimientos permite consultar qué facturas de proveedores están pendientes, vencidas o pagadas, con posibilidad de confirmar varios pagos de forma ágil. Para empresas con volumen alto de compras, esto ayuda a agilizar la revisión administrativa y contable cuando proceda.
Además, el programa para distribuidores de productos para Hostelería permite preparar la reposición de mercancía mediante propuestas de pedido revisables en base a artículos por debajo del stock mínimo, por ventas de un período determinado u otros criterios configurables, quedando la propuesta a revisión antes de confirmar el pedido. Una funcionalidad útil para preparar y revisar la reposición de bebidas, alimentación o maquinaria hostelera según los datos registrados.
El software de gestión para empresas de distribución de productos para Hostelería Verial le facilita crear tantas fichas de clientes como necesite: bares, restaurantes, hoteles, caterings, colectividades o cualquier establecimiento del canal HORECA. A través de distintas solapas podrá completar toda la información adicional que considere oportuna: método de pago y periodicidad de cobro, tarifa asignada (A, B, C), descuentos en línea, por pronto pago y por envases, días de visita configurables por cliente, importe de riesgo máximo, direcciones diferenciadas (comercial, fiscal y de envío), ficheros externos enlazados y personas de contacto.
Gracias al campo Riesgo/Pedido, el programa avisa al emitir el documento cuando un cliente supera su límite de deuda durante la venta, ayudando a revisar la exposición al impago en rutas de distribución con muchos puntos de entrega. El agente comercial asignado a cada cliente permite gestionar comisiones comerciales según la configuración definida, muy útil para distribuidores con red de comerciales que visitan establecimientos hosteleros.
Nuestro software para distribuidores de productos para Hostelería cuenta con acceso a todo el ciclo de Documentos de Gestión para clientes: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, devoluciones y facturas simplificadas o tickets. El Registro de facturas emitidas centraliza toda la facturación, y el programa emite facturas con código QR de Verifactu y prepara la Factura Electrónica según la modalidad configurada cuando corresponde.
Podrá llevar el ciclo documental de la venta de cada cliente desde el primer contacto: enviar presupuestos, convertirlos en pedidos, emitir albaranes de entrega y cerrar la venta con factura. Para acuerdos con conceptos o importes periódicos definidos, las facturaciones periódicas (módulo complementario) generan los documentos al ejecutar el proceso; para pedidos variables del cliente HORECA, el flujo natural es trabajar con pedidos o albaranes del periodo y facturarlos después. La función de confirmación rápida de múltiples cobros permite confirmar varios cobros de forma ágil, sin entrar uno a uno.
También desde esta área se accede a informes de ventas y cobros por cliente, con filtros por período, zona geográfica o área de venta, para llevar una revisión de la actividad comercial con cada establecimiento hostelero.
Con nuestro software ERP de gestión para empresas de distribución de productos para Hostelería, podrá generar distintos modelos de informe y tener una revisión de todas las gestiones realizadas. Tanto de clientes como de proveedores, cobros, pagos (pendientes y realizados), informes de ventas, de artículos, de stock y de compras. Contamos con múltiples filtros y distintos modelos de informe adaptados a las necesidades de cada distribuidor HORECA.
El módulo de informes de ventas permite analizar los resultados por artículo, por categoría de producto, por cliente hostelero, por área de venta o por período, comparando distintos ejercicios para revisar tendencias en la demanda del canal hostelero. Las estadísticas de compras y ventas permiten revisar márgenes comerciales por producto, útiles para revisar precios en un sector tan competitivo como la distribución a hostelería.
Para el control de tesorería, los informes de cobros y pagos detallan los vencimientos pendientes y realizados, facilitando la consulta de previsión de cobros y pagos y la revisión de impagos en la cartera de clientes hosteleros. Los informes de stock permiten consultar las existencias que constan por almacén, la rotación de artículos y los movimientos de entrada y salida, ayudando a preparar las compras a proveedor y a revisar situaciones de exceso o falta de stock en temporada alta.
Los informes de lotes y caducidades son especialmente relevantes para distribuidores de alimentación y bebidas, ya que permiten el seguimiento del lote a través de los movimientos y documentos registrados y revisar qué documentos y clientes recibieron una partida concreta mediante un listado filtrado por lote, ante una inspección o una alerta alimentaria.
Una vez creados, todos los informes pueden visualizarse en pantalla, imprimirse, exportarse a Excel o generarse en PDF para guardarlos en cualquier dispositivo. Los documentos de gestión (presupuestos, facturas) sí pueden enviarse por correo al cliente desde la aplicación. Una herramienta de análisis que ayuda a convertir los datos registrados de la distribución hostelera en información útil para la gestión del negocio.
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