En una imprenta cada presupuesto que se queda sin convertir, cada albarán que no llega a facturarse y cada trabajo subcontratado que no se cuadra con su coste estimado es margen perdido. Y cuando entran a la vez encargos de tarjetas, catálogos, cartelería, sobres, lonas y trabajos urgentes con plazos de entrega ajustados, llevarlo en hojas de Excel o en programas que no hablan entre sí termina costando más que el papel.
El software para imprentas de Verial es un ERP con TPV para artes gráficas, diseñado para autónomos y pymes del sector gráfico: imprentas tradicionales y digitales, copisterías, empresas de artes gráficas, rotulación y serigrafía. Cubre toda la gestión administrativa y comercial del negocio (presupuestos, pedidos, albaranes, facturación, stock, compras, cobros) y está adaptado a Verifactu y a la factura electrónica entre empresas, emitiendo y registrando las facturas conforme a la normativa vigente, con código QR cuando corresponda y según la modalidad de Verifactu configurada.
El cliente de una imprenta a menudo aprueba parte del presupuesto y deja otra parte fuera. El programa permite hacer presupuestos con aceptación total o parcial y generar el albarán o la factura según lo que el cliente haya validado. Cero papel suelto y cero confusiones sobre qué se entrega y qué se factura.
Aceptado el presupuesto, el documento se convierte de forma automática en pedido, albarán y factura sin volver a teclear líneas. Puedes facturar por acumulación de albaranes al cierre de mes para clientes B2B con varios trabajos al mes (agencias, editoriales, organismos) y emitir facturas rectificativas vinculadas si hay devolución o ajuste.
Una imprenta vende a agencias de publicidad, editoriales, organismos públicos, otros profesionales y al cliente final con condiciones distintas. El programa gestiona tarifas y descuentos diferenciados por cliente, así que cada uno ve su precio sin que tengas que recalcular nada en el momento del cobro.
Un trabajo de imprenta no es un único producto, sino una combinación de materiales y servicios: papel, tintas, plastificado, encuadernación, troquelado, acabados. El programa permite definir artículos compuestos y trabajar con escandallos que reflejan los componentes de cada trabajo, para tener una referencia clara de coste sobre la que apoyar tus presupuestos.
El papel se compra por resmas o por kilos, las tarjetas se venden por millares, las lonas se cobran por metro cuadrado y los acabados van por unidad. El programa gestiona compra y venta en distintas unidades (unidades, millares, resmas, kilos, metros, auxiliares) y mantiene el stock cuadrado en la unidad correcta de cada artículo.
El programa controla el stock multi-almacén entre la zona de mostrador, el almacén de papel, el almacén de producto terminado o cualquier otra ubicación, con movimientos entre almacenes y reglas de qué almacén puede servir a otro. Salta un aviso configurable de stock bajo mínimos en cuanto un material baja del umbral establecido y, si lo necesitas, genera una propuesta de pedido al proveedor habitual que revisas antes de confirmar, sin reposiciones automáticas a ciegas.
Para encargos largos —un catálogo editorial, una campaña publicitaria o un trabajo con varias entregas— el programa permite clasificar documentos mediante series o campos auxiliares. Así puedes consultar qué presupuestos, albaranes o facturas están relacionados con ese encargo, sin convertirlo en un módulo de gestión de proyectos o producción.
Para imprentas con copistería abierta al público o entrega de pedidos en tienda, el programa incluye un TPV táctil que cobra rápido en efectivo, tarjeta, transferencia o mixto, emite ticket o factura simplificada al instante y lee códigos de barras con pistola en cobro y entrada de mercancía. Todo desde la misma pantalla, sin saltar entre programas.
El sistema gestiona los formatos de venta que una imprenta utiliza a diario: factura ordinaria para B2B, factura simplificada para mostrador, factura proforma para clientes que necesitan validación previa y facturas rectificativas vinculadas en caso de devolución.
El programa cubre todo el ciclo de compras: pedidos a proveedores, recepciones, devoluciones y control de facturas recibidas, con seguimiento de pagos y vencimientos de cobros y pagos. Útil cuando se trabaja con varios proveedores de papel, distribuidores de consumibles y subcontratas de encuadernación o acabados, que se gestionan como compra al proveedor.
Cada cliente puede tener asociados a su ficha contratos, correos, PDFs del trabajo, notas u otros ficheros relacionados, enlazados como ficheros externos desde su ubicación en el ordenador. Los artículos admiten campos auxiliares configurables para guardar tipo de papel, gramaje, formato, número de tintas, acabados o cualquier especificación técnica que necesites tener a mano al volver a producir un trabajo.
El sistema emite y registra las facturas conforme a Verifactu, con código QR cuando corresponda y según la modalidad configurada, y está preparado para la factura electrónica entre empresas. Cubre la parte fiscal de la imprenta sin que tengas que instalar nada aparte y sin necesidad de conocimientos técnicos.
Como complemento al programa de mostrador, hay un módulo opcional para tablet sincronizada útil para visitas a agencias y editoriales, entrega de pedidos o consulta comercial fuera de la imprenta. Permite recoger pedidos, hacer albaranes, consultar el catálogo con foto y comprobar precios al momento. Al volver a la imprenta, todo queda sincronizado con el ordenador principal.
Llevamos más de 30 años desarrollando software de gestión para autónomos, pymes y empresas medianas. Verial no es un programa cerrado: es un ERP configurable y flexible, con muchas opciones para adaptarse a operativas distintas, desde la copistería de barrio hasta la imprenta con sala de máquinas, almacén de papel y varios canales de cliente. La planificación específica de máquinas y la producción industrial gráfica se gestiona con software especializado de cabina; el ERP te da el control completo de la parte administrativa, comercial y de stock del negocio.
Si tu imprenta pierde margen porque los presupuestos se quedan sin convertir, los albaranes no llegan a tiempo a la factura o no tienes una referencia clara de coste en los trabajos subcontratados, ya estás pagando el coste de no tener un sistema unificado.
Prueba el programa gratis durante 30 días y comprueba cómo puedes controlar los presupuestos, los pedidos, el stock de papel y la facturación con Verifactu sin perder trabajos, sin dejar albaranes sin facturar y con el margen bajo control desde el primer día.
Con el software de gestión para empresas de Artes Gráficas e Imprentas podrá crear y gestionar tantos artículos como necesite, representando cada uno de sus servicios de impresión y productos gráficos: impresión digital, impresión offset, serigrafía, rotulación, diseño gráfico, encuadernación, laminado, troquelado, folletos, catálogos, tarjetas, lonas publicitarias, vinilos y cualquier otro trabajo específico de su negocio.
En cada ficha podrá definir información esencial como precio de coste, margen de ganancia, distintas tarifas de venta (tarifa A, B y C para aplicar precios diferenciados según el tipo de cliente), categoría o familia (para organizar sus trabajos por tipo: gran formato, pequeño formato, material promocional, etc.), proveedor, fabricante y niveles mínimos y máximos de stock para consumibles y materiales.
El sistema permite gestionar el stock por múltiples almacenes, ideal para imprentas con varias ubicaciones, zonas de almacén o áreas de trabajo separadas. Puede configurar el comportamiento del stock con diferentes opciones: avisar cuando no hay existencias suficientes, gestionar automáticamente mediante sistemas FIFO (primeras entradas, primeras salidas) o LIFO, y establecer un aviso configurable de stock bajo mínimos para realizar pedidos de reposición a tiempo.
Además, es posible añadir fotografías de artículos, muestras o referencias, lo que facilita su identificación y mejora la experiencia de uso en el TPV y en la gestión diaria. Esta visualización resulta especialmente útil para mostrar muestras a clientes, para identificar visualmente acabados o referencias habituales, y para mejorar la precisión en la toma de pedidos desde el punto de venta.
La aplicación también permite crear artículos compuestos, perfectos para trabajos de imprenta que requieren varios materiales o procesos: por ejemplo, un «Pack Catálogo 100 unidades» que incluye impresión, encuadernación y plastificado. El sistema ofrece una referencia del coste a partir de sus componentes y gestiona el stock de cada uno de ellos.
Puede emitir etiquetas con código de barras para cada artículo e informes detallados de compras y ventas, permitiendo analizar qué trabajos son más rentables, qué materiales consumen más presupuesto y tener un control completo del inventario y la rotación de productos.
El ERP para Artes Gráficas e Imprentas Verial permite crear tantas fichas de proveedores como necesite, ya se trate de fabricantes de papel y cartón, distribuidores de tintas y consumibles, proveedores de maquinaria gráfica, empresas de servicios de preimpresión, talleres de acabados o acreedores diversos.
Cada ficha puede completarse con datos básicos (NIF/CIF, nombre comercial y fiscal, régimen fiscal) e información comercial estratégica como método de pago (transferencia, pagaré, contado), periodicidad (30/60/90 días), descuentos negociados (descuento en línea y descuento por pronto pago), y clasificación por tipo de proveedor (fabricante, distribuidor mayorista, trabajador autónomo, proveedor de servicios, acreedor, transportista).
El sistema permite organizar proveedores mediante grupos jerárquicos para clasificar sus suministros (papelería y soportes, tintas y químicos, maquinaria, servicios externos, transportes), gestionar múltiples direcciones (comercial, fiscal y de envío), almacenar contactos con sus datos específicos, y registrar sus datos de contacto y web para facilitar el acceso a catálogos online.
Una funcionalidad destacada es la gestión de tipos de portes, pudiendo especificar si son pagados, debidos o si se recoge en almacén, aplicándose automáticamente en los documentos de compra y evitando errores de facturación en costes de transporte de materiales.
El software de Verial para Artes Gráficas e Imprentas dispone además de múltiples opciones para gestionar la relación con proveedores: creación de pedidos de material y su envío en PDF al proveedor desde el propio programa, recepción de albaranes con control de entregas, registro de facturas recibidas con desglose de IVA y retenciones, elaboración de presupuestos para consultar proveedores alternativos, y realización de devoluciones de material defectuoso.
También incluye herramientas de control financiero como gestión de pagos y vencimientos con consulta de los próximos vencimientos, confirmación rápida de múltiples pagos para agilizar la gestión bancaria, y posibilidad de consultar el histórico completo de compras por proveedor, facilitando un control riguroso de todo el proceso de aprovisionamiento y optimización de costes en materiales gráficos.
El software ERP para Artes Gráficas e Imprentas permite crear tantas fichas de clientes como necesite, almacenando todos los datos esenciales: NIF/CIF, nombre comercial y fiscal, datos de localización completos, régimen fiscal (IVA general, IGIC, operaciones intracomunitarias, etc.), y clasificación por tipo de cliente (particular, empresa, agencia de publicidad).
Cada ficha puede completarse con información comercial estratégica como método de pago (contado, transferencia, pagaré, recibo domiciliado, etc.), periodicidad de cobro (al contado, 30/60/90 días), tarifa asignada (A, B o C) para aplicar automáticamente los precios correctos según el perfil comercial, y configuración de descuentos personalizados por cliente: descuento en línea, descuento por pronto pago, o descuentos especiales por volumen.
El sistema permite organizar clientes mediante grupos jerárquicos (agencias de publicidad, instituciones públicas, pymes locales, grandes empresas), asignar zonas geográficas para organizar el reparto por zonas, establecer límites de riesgo que avisan al crear un documento cuando el importe pendiente supera el límite configurado, definir un pedido mínimo como referencia comercial, e indicar, si se utiliza, los días de visita y la fecha de última visita como información comercial interna.
Puede gestionar múltiples direcciones por cliente (dirección comercial, fiscal y de envío), personas de contacto con sus datos específicos, enlazar imágenes y documentos relacionados como ficheros externos desde su ubicación en el ordenador, y acceder al historial completo de todas las operaciones realizadas: presupuestos enviados, pedidos en curso, albaranes entregados y facturas emitidas.
El programa de gestión para Imprentas dispone además de acceso directo a todos los Documentos de Gestión: creación de presupuestos detallados con aceptación parcial o total, emisión de pedidos para confirmar trabajos, generación de albaranes de entrega, facturación directa o agrupada de varios albaranes, gestión de devoluciones, y emisión de facturas simplificadas o tickets desde el TPV integrado.
También incluye herramientas avanzadas como facturaciones periódicas para servicios recurrentes, cuotas o acuerdos periódicos, definiendo la cuota y la periodicidad y generando los documentos de cada periodo cuando corresponde, gestión de cobros y vencimientos con consulta de vencimientos pendientes, posibilidad de configurar mandatos SEPA para domiciliar los recibos —el cobro lo realiza el banco a partir del mandato firmado por el cliente—, y confirmación rápida de múltiples cobros para agilizar la conciliación bancaria y mejorar el control de tesorería.
Con el software ERP para gestionar Imprentas y empresas de Artes Gráficas podrá generar una amplia variedad de informes y listados con filtros configurables, permitiendo un control completo de todas las gestiones realizadas y análisis de rentabilidad por artículo, servicio o tipo de trabajo.
El sistema ofrece informes de clientes con filtros avanzados (por grupo, zona, tarifa asignada, agente comercial), permitiendo identificar qué clientes generan más facturación, cuáles tienen pedidos pendientes de servir o quiénes acumulan mayor morosidad. También dispone de informes de proveedores para analizar compras de materiales, comparar precios entre fabricantes, controlar pagos pendientes y detectar oportunidades de negociación.
Los informes de ventas permiten analizar la facturación por períodos (diario, semanal, mensual, anual), comparar el rendimiento entre diferentes ejercicios, calcular márgenes de ganancia por cada tipo de trabajo gráfico, y evaluar el desempeño comercial por áreas de venta o comisionistas, facilitando la toma de decisiones estratégicas.
Además, el software genera informes específicos de artículos y servicios: análisis de rotación de productos, listados de trabajos más vendidos, identificación de servicios con mayor margen de beneficio y control de consumibles con bajo stock, que permiten conocer mejor qué líneas de trabajo aportan más al negocio.
Los informes de cobros y pagos muestran vencimientos próximos, efectos pendientes de cobro, facturas impagadas con su antigüedad y seguimiento de domiciliaciones bancarias, ayudando a mantener un control financiero riguroso y anticipar tensiones de liquidez.
Una vez generados, todos los informes pueden visualizarse en pantalla, imprimirse directamente, exportarse a formato Excel para análisis adicionales o guardarse en formato PDF para archivo o presentaciones, facilitando su consulta, almacenamiento y distribución según las necesidades específicas de cada situación.
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