La empresa que vende, alquila y mantiene fotocopiadoras y equipos multifuncionales trabaja con un modelo de negocio muy concreto: la máquina se vende o se cede al cliente bajo contrato, se cobra una cuota fija mensual por el alquiler o el servicio de mantenimiento, y aparte se factura el consumo real de copias que el cliente ha hecho durante el periodo, según la lectura del contador de la máquina. El software de gestión Verial está pensado para ese flujo: catálogo amplio de máquinas y consumibles, multi-tarifa para empresa con contrato y empresa con compra puntual, módulo de facturación recurrente para la cuota fija mensual, facturación adicional por copias consumidas, y artículo de servicio para las intervenciones del SAT. Las facturas se emiten con código QR de Verifactu y los requisitos técnicos correspondientes, y se prepara Factura Electrónica según la modalidad configurada cuando el cliente lo requiere.
En la ficha del artículo se registran los datos comerciales habituales (referencia, código de barras del fabricante, precio de coste actualizado con cada compra, margen comercial, hasta tres tarifas de venta, familia y subfamilia, proveedor habitual) y todos los datos que la empresa quiera tener delante al consultar o vender.
El catálogo admite cualquier familia sin limitación: fotocopiadoras y multifuncionales de oficina y producción, impresoras láser y de inyección, escáneres profesionales, plotters, consumibles (tóner, tinta, tambores, fusores, papel especial, papel A4 y A3), repuestos para reparación (rodillos, cintas, placas), accesorios (alimentadores, finalizadores, grapadoras, perforadoras), y servicios facturables como artículo de servicio (hora de servicio técnico, desplazamiento, intervención SAT, instalación de máquina, formación al cliente, copia B/N y copia color como artículo de venta unitario).
El sector trabaja con dos modelos de contrato muy frecuentes: el renting o alquiler de la máquina (el cliente paga una cuota mensual fija durante un periodo de 36 o 48 meses por el uso de la máquina) y el contrato de mantenimiento (el cliente compra la máquina y aparte contrata un servicio mensual de mantenimiento y SAT a cambio de una cuota fija). En ambos casos el cobro recurrente se gestiona con el módulo de facturación recurrente (módulo complementario): se configura la facturación periódica del cliente con importe fijo mensual y el programa genera los documentos al ejecutar el proceso. El módulo no viene en la instalación base, se contrata aparte.
Para el cobro domiciliado de esa cuota mensual, el módulo de remesas SEPA genera el fichero bancario desde el programa, que después se tramita con el banco según el mandato correspondiente. Cada cliente tiene su ficha con datos de contrato, vencimientos y método de cobro asignado.
Aparte de la cuota fija, el sector factura el consumo real de copias que el cliente ha hecho durante el periodo. El flujo en Verial es directo y manual: el técnico o el comercial pasa periódicamente por las instalaciones del cliente, lee el contador físico de la máquina (copia B/N y copia color por separado), y al volver a la oficina se genera una factura con dos líneas tipo «copia B/N: 12.450 × 0,008 € = 99,60 €» y «copia color: 1.230 × 0,055 € = 67,65 €». El programa no se conecta con la máquina para leer el contador ni con plataformas externas de gestión de impresión: la lectura es manual, el dato lo apunta la persona en su visita y se introduce en el programa para emitir el documento.
Si la empresa tiene varios contratos de copia con precios distintos según volumen, la multi-tarifa permite asignar al cliente la tarifa correspondiente y el precio por copia se aplica automáticamente. Las tres tarifas base (A, B, C) más el módulo de tarifas avanzadas cubren combinaciones tipo «empresa pequeña con contrato básico / empresa mediana con contrato volumen / empresa grande con tarifa especial / administración pública».
El servicio técnico es ingreso recurrente del negocio. Verial cubre dos vías compatibles. La primera es la intervención puntual facturable: cuando un técnico va a reparar una máquina, el albarán o la factura recoge «hora de SAT × N + desplazamiento + repuesto usado» como líneas del documento, y el cliente lo paga al cierre del periodo. La segunda es el contrato de mantenimiento periódico: la empresa firma un contrato anual de cobertura SAT con el cliente y se factura una cuota fija mensual a través del módulo de facturación recurrente, sin importar cuántas intervenciones haya habido.
Aclaración importante de alcance: Verial gestiona la facturación y el control documental del SAT, pero no es una plataforma de SAT en campo. No tiene parte de trabajo desde móvil con firma del cliente en pantalla, no geolocaliza al técnico, no planifica rutas de operarios con calendario gráfico ni Gantt, y no envía avisos automáticos por correo o SMS de mantenimientos próximos. Para esa operativa técnica avanzada, este programa no es el indicado.
El sector tiene perfiles de cliente muy distintos. El programa permite asignar hasta tres tarifas base más el módulo de tarifas avanzadas si la empresa necesita más niveles, cubriendo combinaciones como empresa con contrato de renting (cuota fija + copias) / empresa con compra de máquina y contrato de mantenimiento aparte / empresa con compra puntual de máquina o consumibles (sin contrato) / cliente final particular ocasional / administración pública. La tarifa se asigna en la ficha del cliente y el programa la aplica automáticamente en cada documento.
También admite descuentos por línea, por pronto pago, por volumen y por campaña a través del módulo de tarifas avanzadas. Y para el cliente B2B con varios contratos abiertos, se trabaja con cuenta abierta y facturación a fin de mes: los albaranes del periodo (intervenciones SAT, consumibles servidos, copias consumidas) se acumulan y se factura al cierre del mes junto con la cuota recurrente, con vencimientos largos (30, 60, 90, 120 días), entregas a cuenta y anticipos del cliente sobre contrato.
El stock se gestiona por almacenes (oficina, almacén central de máquinas, almacén de consumibles, vehículo o furgoneta del técnico de SAT como ubicación de stock si se configura así), con movimientos entre almacenes y ubicación física dentro de cada almacén (estantería, balda, pasillo) etiquetada. El asistente de inventarios contempla los movimientos durante el recuento y el inventario rápido por escaneo agiliza el cierre anual. La actualización de precios y tarifas de artículos ya creados se agiliza con el cambio masivo de precios cuando procede. Las nuevas referencias se dan de alta en el ERP según la operativa de la empresa.
El sistema permite detectar el stock bajo umbral y trabajar con la reposición a proveedor desde un listado revisable, comparando contra las últimas compras y ventas por artículo. Útil para no quedarse sin tóner de los modelos de máquina más instalados en cartera de clientes. No es una alerta proactiva que llegue por correo: es una pantalla de consulta que el responsable revisa cuando toca preparar pedido al mayorista.
El cliente B2B de fotocopiadoras suele trabajar con cuenta abierta y facturación a fin de mes. El ERP cubre ese flujo con facturación por acumulación de albaranes, vencimientos largos, entregas a cuenta y anticipos del cliente. Para cobros recurrentes domiciliados (cuota de renting, cuota de mantenimiento), el módulo de remesas SEPA genera el fichero bancario desde el programa, que después se tramita con el banco según el mandato correspondiente. Existe también límite de riesgo por cliente que avisa al emitir el documento cuando un cliente B2B supera el descubierto autorizado.
Conversión entre documentos (presupuesto → pedido → albarán → factura o ticket), facturas rectificativas y devoluciones vinculadas, múltiples formatos de venta (factura ordinaria, simplificada, proforma), facturas con código QR de Verifactu y Factura Electrónica/FACe según la modalidad configurada cuando el cliente lo requiere (ayuntamiento, ministerio, universidad pública, hospital público), y módulo de comisionistas para calcular comisiones comerciales según la configuración definida por la empresa.
El programa contempla los impuestos por territorio: IVA peninsular, IGIC en Canarias e IPSI en Ceuta y Melilla.
Verial genera informes filtrables por rango de fechas, familia, cliente, agente o almacén, exportables a PDF o Excel: ventas por artículo y por familia (máquinas, consumibles, repuestos, servicios SAT), ventas por cliente y por agente, ranking de clientes por volumen y márgenes, contratos recurrentes activos con su importe mensual, listados de stock con detalle por almacén, históricos de compra al fabricante o distribuidor mayorista, listados de operaciones con terceros, e informes de servicios facturados por cliente, agente o periodo según los datos registrados.
El ERP es muy configurable: campos auxiliares en ficha de artículo y de cliente (útiles para registrar la última lectura de contador del cliente, el modelo de máquina instalado, el número de serie, la fecha de instalación, la fecha de fin de contrato), accesos directos personalizables, configuración del comportamiento de los documentos, etiquetas imprimibles configuradas según el modelo definido, múltiples direcciones de envío por cliente (oficina del cliente, sede del grupo, almacén donde se instala la máquina), trabajo en red multi-usuario y acceso remoto desde varios puestos, adjuntar ficheros externos enlazados (contrato firmado, ficha técnica del fabricante, manuales) desde su ubicación en el ordenador, e histórico de operaciones registradas consultable.
El programa funciona solo en España y se adapta a la modalidad configurada para Verifactu y Factura Electrónica.
Para que la elección sea informada, conviene aclarar el perímetro. Verial no se conecta con la propia máquina fotocopiadora para leer el contador remotamente; las plataformas que sí lo hacen son del propio sector (FMAudit, Print Audit, e-automate, KFM, PrintFleet) y este ERP no se integra con ellas. No sincroniza con los sistemas de gestión de impresión de cada marca (Canon uniFLOW, HP Web Jetadmin, Xerox PrintSafe, Konica Minolta YSoft SafeQ, Ricoh Streamline NX). No emite contratos legales de leasing automatizados ni se integra con financieras (CaixaBank Equipment, BBVA Renting, Banco Sabadell Renting, Bansabadell Renting Financiero); el contrato comercial lo gestiona la empresa con su asesoría y, si conviene, Verial permite enlazarlo como fichero externo desde su ubicación en el ordenador.
En cuanto a operativa técnica avanzada de SAT, Verial no es una plataforma de SAT en campo: no tiene parte de trabajo desde móvil con firma del cliente en pantalla, no geolocaliza al técnico, no planifica rutas de operarios con calendario gráfico ni Gantt, no envía avisos automáticos por correo o SMS de mantenimientos próximos, y no se integra con plataformas tipo ServiceTitan, Jobber, Salesforce Field Service o equivalentes. Y no tiene módulo Tablet en este sector (la operativa se hace desde el ordenador central, con la lectura de contador apuntada manualmente en la visita). Tampoco incluye tarjeta de fidelización con puntos ni portal del cliente.
Si la empresa es una copistería de barrio que cobra al particular por hoja impresa, encuadernación, plastificado o digitalización en mostrador, el sector hermano que mejor encaja es Copisterías. Si es imprenta industrial con producción gráfica, offset, troquelado o serigrafía, el sector hermano que mejor encaja es Artes Gráficas e Imprentas. Si la empresa necesita plataforma de SAT en campo con firma móvil y geolocalización, conviene mirar software técnico especializado del sector.
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Con el programa de gestión para empresas de Fotocopiadoras, tendrá toda la capacidad necesaria para introducir tantos artículos como necesite, ya sean consumibles de impresión (tóners, cartuchos, papel, rollos térmicos), máquinas fotocopiadoras e impresoras en venta, o servicios facturables como copia B/N, copia color, intervención SAT, desplazamiento o instalación de máquina.
En cada ficha de artículo podrá determinar un gran número de detalles: precio de coste, margen comercial, distintas tarifas para el precio de venta (ideales para diferenciar tarifas de empresa, particular o grandes volúmenes de copia), categoría o familia, proveedor, fabricante, así como los valores de stock mínimo y máximo para consultar los consumibles que están por debajo del umbral cuando toca preparar la reposición. Todo lo que requiere un software de gestión para empresas de Fotocopiadoras.
La ficha incluye una solapa de Stock que permite configurar el comportamiento del inventario por almacén: stock actual, mínimos y máximos individualizados por ubicación. Esto resulta especialmente útil cuando se gestiona tanto el almacén de máquinas como el de consumibles de forma separada. Además, podrán emitirse etiquetas directamente desde el programa e informes de compras y ventas por artículo o categoría.
Algo muy práctico es la posibilidad de incluir fotografías de los artículos para completar sus características y facilitar el reconocimiento del producto, tanto para el personal de oficina como al consultar el catálogo. Esta presentación visual resulta cómoda para identificar rápidamente un modelo de fotocopiadora o un tipo de papel al preparar un documento.
El sistema también permite gestionar tarifas especiales por cliente, aplicar descuentos en línea y configurar criterios de tarifa, adaptándose a la realidad de un negocio de fotocopiadoras con clientes de distinto perfil.
El software ERP de gestión para empresas de Fotocopiadoras Verial le permite crear tantas fichas de proveedores como desee: fabricante, distribuidor mayorista, proveedor de consumibles (tóners, cartuchos, papel), transportista o acreedor de servicios de mantenimiento técnico.
Podrá completar los datos básicos con información adicional como métodos de pago, vencimientos, diferenciar entre dirección fiscal, comercial y de envío, enlazar ficheros externos, añadir información de horarios y personas de contacto. La ficha de proveedor permite además especificar el tipo de portes —pagados, debidos o recogida en almacén—, dato que puede quedar registrado en los documentos de compra, ayudando a revisar los gastos de transporte de los pedidos de consumibles o maquinaria cuando proceda.
El software de Verial para empresas de Fotocopiadoras cuenta con múltiples opciones en la gestión de proveedores: realizar pedidos y enviarlos directamente desde el programa al proveedor, recibir albaranes, registrar facturas recibidas, gestionar presupuestos y devoluciones. Desde el menú de Proveedores se accede también al registro de facturas recibidas y al módulo de Pagos, con confirmación rápida de múltiples vencimientos, lo que agiliza la gestión de la tesorería del negocio.
Con el programa para empresas de Fotocopiadoras se puede preparar además la reposición de mercancía mediante propuestas de pedido a proveedor revisables, basadas en artículos que estén por debajo del stock mínimo configurado o en función de las ventas realizadas durante un periodo determinado, quedando la propuesta a revisión antes de confirmar el pedido. Esto resulta útil para gestionar el reabastecimiento de consumibles de alta rotación, como rollos de papel térmico, tóners o cartuchos de tinta.
La gestión del ciclo de compras —desde el pedido hasta el pago— queda centralizada en un único entorno, facilitando la revisión de la relación con cada proveedor.
El software de gestión para empresas de Fotocopiadoras Verial le facilita crear tantas fichas de clientes como desee: particulares o empresas que compran equipos, consumibles o servicios puntuales, empresas con contratos de mantenimiento o copia, despachos profesionales o administraciones públicas que requieren factura electrónica. A través de distintas pestañas, podrá completar toda la información adicional que considere oportuna: formas de cobro y periodicidad, aplicación de descuentos en línea o por pronto pago, límites de riesgo, días de visita, direcciones secundarias (fiscal, comercial y de envío), enlazar ficheros externos, y obtener distintos informes de ventas, cobros y saldos. Todo ello para tener una revisión de los movimientos de sus clientes.
El sistema permite configurar tarifas diferenciadas por tipo de cliente: una tarifa para el particular de mostrador, otra para la empresa con volumen de copias mensual, y otra para grandes cuentas con condiciones especiales negociadas. Esta flexibilidad es clave en el sector, donde conviven clientes de perfil muy distinto bajo el mismo techo.
Nuestro programa informático para empresas de Fotocopiadoras cuenta con acceso a todo tipo de Documentos de Gestión: realizar presupuestos de máquinas, consumibles o servicios; crear pedidos; emitir albaranes de entrega; generar facturas ordinarias, devoluciones y facturas simplificadas o tickets para ventas puntuales en mostrador. El sistema incluye también, mediante módulo complementario, facturaciones periódicas especialmente útiles para clientes con contrato de mantenimiento de fotocopiadoras o con cuota mensual, generando los documentos al ejecutar el proceso sin tener que rehacer cada factura mes a mes.
Cada documento emitido (factura ordinaria o simplificada) se genera con el código QR de Verifactu y se prepara la Factura Electrónica según la modalidad configurada cuando corresponde, ayudando al negocio en el cumplimiento de su operativa de facturación.
Podrá llevar además el ciclo documental de la venta desde su inicio: enviando presupuestos al cliente, convirtiéndolos en pedidos confirmados, emitiendo albaranes de entrega del equipo, consumible o servicio realizado y cerrando la operación con la factura correspondiente. Una gestión del ciclo de venta pensada para la realidad diaria de una empresa de fotocopiadoras, donde la agilidad en el mostrador y el control administrativo deben ir siempre de la mano.
Con nuestro software ERP de gestión para empresas de Fotocopiadoras, podrá generar distintos modelos de informe y tener una revisión de todas las gestiones realizadas en su negocio. Tanto de clientes como de proveedores, cobros y pagos —pendientes y realizados—, informes de ventas por artículo o categoría, ventas y consumos por cliente, rotación de consumibles y mucho más.
El módulo de informes cuenta con múltiples filtros combinables y con distintos modelos de informe adaptados a las necesidades concretas de su empresa. Por ejemplo, puede generar un listado de ventas por tipo de artículo o servicio —copias B/N, copias color, consumibles, intervención SAT o desplazamiento— comparando distintos periodos para revisar la evolución del negocio. O bien un informe de artículos con stock por debajo del mínimo, para saber qué consumibles necesita reponer antes de quedarse sin existencias.
Desde el apartado de informes de clientes podrá consultar el historial de ventas de cada cuenta, ver sus cobros pendientes y realizados, revisar los saldos vigentes y detectar qué clientes generan mayor facturación. El apartado de informes de proveedores permite revisar el registro de facturas recibidas, los pagos efectuados y los vencimientos próximos, facilitando una gestión de tesorería ordenada.
Una vez generados, los informes pueden visualizarse en pantalla en el momento, imprimirse directamente, exportarse a un documento Excel para trabajar con los datos, o guardarse en formato PDF para archivarlos o compartirlos con su asesoría o gestora. Los documentos de gestión (presupuestos, facturas) sí pueden enviarse por correo al cliente desde la aplicación.
Esta capacidad de análisis ayuda a la revisión del negocio con los datos registrados: revisar qué servicios aportan mayor margen, qué clientes compran más, qué meses tienen mayor volumen de ventas o consumos registrados o cuándo conviene negociar con el proveedor de consumibles. Información disponible para gestionar su negocio con criterio.
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