El software ERP para empresas de Materiales de Oficina Verial está pensado para los dos perfiles que conviven en el sector: la tienda profesional de material de oficina que vende a particular, autónomo y pequeña empresa en mostrador (tóner, papel, archivo, material de escritorio profesional, complementos de mobiliario y pequeña electrónica de oficina), y el distribuidor B2B que abastece a oficinas con pedido periódico o suministro recurrente pactado. Un mismo programa cubre el TPV de la tienda, el catálogo amplio con foto, la cuenta abierta B2B con multi-direcciones y la facturación recurrente del contrato cuando aplica.
Está adaptado a Verifactu y a la Factura Electrónica según la modalidad configurada. Tanto autónomos como pymes del sector pueden preparar y emitir sus facturas directamente desde el programa según la modalidad configurada.
El TPV táctil permite cobrar al particular y al autónomo en mostrador con ticket simplificado, factura simplificada o factura nominativa cuando el cliente la pide (frecuente: autónomos y pequeñas empresas piden factura para deducir gasto). Admite multi-pago (efectivo, tarjeta, transferencia, mixto), conversión de ticket en factura a posteriori, devoluciones y cierre de caja con arqueo. El catálogo se muestra con foto del producto, lo que facilita identificar referencias del cliente que viene buscando un cartucho concreto o un modelo de archivador específico sin equivocarse en la línea.
El catálogo típico de una tienda de material de oficina maneja cientos o miles de referencias: consumibles de impresora (tóner y cartucho, original y compatible), papel A4 / A3 / multifunción / especial, archivo (carpetas, dossiers, cajas archivo, archivadores A-Z), material de escritorio profesional (grapadoras, perforadoras, tijeras, calculadoras, rotuladores) y pequeña electrónica de oficina como destructoras de papel, calculadoras o etiquetadoras, con mobiliario de oficina (silla, mesa, archivador metálico) como complemento. Verial admite códigos de barras propios y alternativos por artículo (especialmente útil cuando un mismo consumible llega de varios proveedores con referencias distintas), múltiples fotos por artículo, alta masiva y cambios masivos de artículos según las herramientas disponibles del programa e impresión de etiquetas con código de barras y precio configurables, especialmente práctico para agilizar altas y actualizaciones del catálogo cuando proceda.
El cliente típico recurrente del sector es B2B: autónomo, despacho profesional, gestoría, pyme con varias oficinas, asociación. Verial lleva cuenta abierta con facturación a fin de mes, límite de riesgo por cliente, múltiples direcciones de envío (útil cuando una empresa factura desde central pero recibe en varios despachos), vencimientos pactados a 30, 60 o 90 días según condiciones de cada cliente y gestión de mandatos SEPA y remesas de cobro según el mandato correspondiente. Admite multi-tarifa para PVP particular, tarifa profesional para autónomo o despacho habitual y tarifa especial para empresa con volumen pactado, ampliable con el módulo de tarifas avanzadas para tarifa por cliente, por familia de producto o por volumen anual comprometido.
Cuando el cliente B2B tiene un suministro recurrente con cuota o importe periódico definido, Verial puede gestionar esa facturación mediante el módulo opcional de facturación recurrente, que permite configurar por cada cliente la ficha del contrato con importe de la cuota, periodicidad y condiciones específicas pactadas. El programa permite registrar la periodicidad y consultar los contratos próximos a facturar para revisarlos antes de emitir. Los pedidos variables de consumibles se documentan mediante pedidos, albaranes o facturas según la operativa habitual. Es módulo opcional, no viene en la instalación base, y aplica al perfil B2B con suministro recurrente, no al cliente puntual de mostrador.
La tienda de material de oficina típicamente trabaja con varios proveedores por familia: el mismo tóner se compra al distribuidor mayorista nacional o al fabricante directamente según oferta; el papel viene de dos o tres papeleras mayoristas según precio del trimestre. Verial permite registrar la misma referencia en varios proveedores con su coste comparativo, detectar artículos con stock bajo según mínimo configurado y lanzar pedidos a proveedor con una propuesta de pedido revisable por el responsable de compras (no es decisión automática del sistema: el responsable revisa la propuesta antes de enviar el pedido), y recibir el albarán de proveedor comparado contra el pedido para revisar diferencias. La gestión de stock admite multi-almacén con ubicación física, útil para separar mostrador de tienda, almacén trasero, stock de exposición de mobiliario y stock pendiente de servir a cliente B2B.
Verial permite enlazar ficheros externos (factura del proveedor de tóner o papel, ficha técnica del consumible aportada por el fabricante, presupuesto firmado del cliente B2B para suministro anual, contrato de suministro recurrente, foto del producto recibido) desde su ubicación en el ordenador a la ficha del cliente, del artículo o del documento de venta. Incluye además generación de presupuestos, pedidos, albaranes, facturas proforma, facturas, devoluciones y tickets, con conversión entre documentos para reducir tareas repetidas. Permite trabajar con datos útiles para preparar o revisar el modelo 347 y con múltiples regímenes de IVA, incluyendo IVA general, IVA con recargo de equivalencia para el cliente minorista que lo aplique y, en su caso, IVA de caja.
Para que decida con criterio: Verial es un ERP de gestión comercial, no es software vertical específico de procurement empresarial. No integra plataformas mayoristas de oficina (Adveo, Office Depot Pro Channel o equivalentes), no importa catálogos en formatos estándar B2B (BMECat, OCI, OpenTrans), no implementa punch-out ni integración con plataformas de e-procurement del cliente empresa (Ariba, Coupa, SAP Procurement, Basware), no tiene flujo de aprobación interna del comprador en la empresa cliente (cesta de carrito con validación jerárquica antes del pedido). No tiene workflow cerrado de estados de pedido con cambios automáticos predefinidos, no tiene tienda online integrada ni autopedido del cliente final por web, no integra marketplaces de oficina online (Amazon Business, Staples online o equivalentes), no tiene geolocalización del repartidor en ruta, optimización GPS de rutas ni ETA al cliente, no automatiza control horario de fichaje, no tiene app de cliente para consulta de catálogo o autopedido, no tiene módulo tablet para venta en ruta (el grueso del negocio es mostrador o despacho), no firma digital del cliente sin Wacom, no tarjeta de fidelización con sistema de puntos, no financiación al consumidor, no alertas proactivas automáticas por SMS o WhatsApp al cliente. Para servicio de copia, impresión, encuadernación y trabajos puntuales al cliente (no venta de consumible), existe el sector hermano Software de gestión para Copisterías. Para tienda especializada en informática con PC, portátil, periférico avanzado y SAT informático (no como complemento, sino como foco principal del negocio), existe el sector hermano Software de gestión para Tiendas Informáticas. Para tienda especializada en mobiliario general (no solo mobiliario de oficina, sino mueble de hogar y de comercio), existe el sector hermano Software de gestión para Mobiliario. Para suministro industrial a empresas industriales (no oficina), existe el sector hermano Software de gestión para Suministros Industriales. Para tienda de regalo personalizado y merchandising corporativo como foco principal del negocio, existe el sector hermano Software de gestión para Regalos. Para papelería, librería y material escolar (cuadernos, libretas, libros de texto, mochilas, material para estudiante), Verial dispone de un dominio especializado paralelo, programa-de-librerias.com, que cubre ese cluster con software adaptado a la operativa específica del oficio.
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La sección de artículos dentro del programa de gestión para empresas de venta de materiales de oficina es el núcleo sobre el que se construye la operativa del negocio. Un catálogo bien organizado y correctamente configurado ayuda a una gestión más ágil del día a día.
El ERP Verial para tiendas y distribuidoras de material de oficina permite organizar el catálogo mediante categorías y familias, lo que facilita clasificar desde papel para impresora y tóners hasta archivadores, material de escritorio o mobiliario de oficina. Cada artículo dispone de una ficha donde se configura el nombre, descripción amplia, fabricante, proveedor por defecto y categoría. También se pueden registrar los datos de garantía declarados por el fabricante, si la empresa decide registrarlos, sus unidades auxiliares —como cajas, packs o unidades sueltas, con la relación configurada— y los datos de tamaño y peso para facilitar la preparación de envíos.
En el apartado de precios, la ficha registra el coste manual, el último precio de compra y el margen comercial, datos que se actualizan con cada nueva compra según la configuración utilizada. Además, el sistema soporta múltiples tarifas de venta asignables por cliente: tarifa para distribuidores, tarifa para empresas, tarifa especial o precio directo, lo que resulta especialmente útil cuando se trabaja con clientes con condiciones comerciales distintas.
Una funcionalidad práctica para este sector es la consulta de precios, que permite buscar artículos por nombre o código de barras y ver su precio con y sin impuestos, el stock que consta en cada almacén y las tarifas vigentes. Esta consulta puede hacerse también desde el verificador de precios al público, útil para el punto de atención o mostrador.
El software de gestión para materiales de oficina permite asimismo registrar ECO-tasas o cánones aplicables por artículo según la configuración utilizada, para tenerlos en cuenta en la gestión comercial cuando corresponda. Todo ello convierte el módulo de artículos en una herramienta para la gestión del catálogo adaptada a la operativa de las empresas del sector.
El área de proveedores del ERP Verial para empresas de venta de material de oficina está diseñada para cubrir la cadena de aprovisionamiento del sector, desde la relación con mayoristas de papelería y consumibles hasta fabricantes de mobiliario de oficina o material ergonómico. Contar con un sistema centralizado para gestionar estos suministros ayuda en la operativa diaria del negocio.
El software de gestión para tiendas y distribuidoras de material de oficina permite crear las fichas de proveedor que sean necesarias, clasificándolos por tipo: fabricante, distribuidor mayorista, acreedor, trabajador autónomo o proveedor de servicios. En cada ficha se almacenan los datos fiscales y comerciales necesarios, métodos de pago, periodicidad, teléfonos, correos electrónicos, páginas web y hasta tres direcciones diferenciadas: fiscal, comercial y de envío. Esta distinción es especialmente útil cuando el proveedor de cartuchos de tóner o papel para impresora tiene su sede fiscal en una ciudad distinta a su almacén de expedición.
Desde el módulo de proveedores se pueden gestionar los documentos de compra habituales: crear pedidos y enviarlos directamente desde el programa, recibir albaranes de entrega, registrar facturas recibidas y gestionar devoluciones. El sistema permite además realizar presupuestos de compra para comparar condiciones entre distintos suministradores antes de formalizar el pedido, algo muy práctico en un sector con alta competencia de precios entre distribuidores.
Una funcionalidad útil para una distribuidora de artículos de oficina es la propuesta de pedido a proveedor revisable: el programa prepara propuestas de pedido basándose en artículos que han caído por debajo del stock mínimo configurado o en el histórico de ventas de un periodo determinado; el responsable revisa y valida la propuesta antes de generar el pedido, lo que ayuda a revisar la disponibilidad de productos de alta rotación.
El control de pagos y vencimientos cierra el ciclo: el sistema registra las facturas recibidas, permite consultar los importes pendientes y su fecha de vencimiento, y permite confirmar múltiples pagos de forma rápida. Así, el responsable del negocio puede consultar lo que se debe a cada proveedor de material fungible, equipamiento o papelería.
El área de clientes del ERP Verial para empresas de material de oficina cubre el ciclo comercial con cada cliente, desde la primera oferta hasta el cobro final. Esta gestión centralizada es útil en un sector donde conviven clientes particulares, empresas, administraciones públicas y distribuidores, cada uno con condiciones comerciales y fiscales diferentes.
En la ficha de cliente se almacenan los datos fiscales y comerciales necesarios, dirección comercial, dirección de envío y dirección de facturación por separado, lo que resulta muy útil cuando una empresa tiene su sede en una ciudad pero recibe la mercancía en otra. Cada cliente lleva asignado su método de cobro, periodicidad, tarifa de precios y descuentos configurados: descuento en línea, descuento por pronto pago e incluso descuento en envases. También se puede definir un límite de riesgo: al crear o emitir un documento, el programa avisa si el cliente supera el importe establecido.
El software de gestión para tiendas y distribuidoras de material de oficina permite trabajar con los documentos de gestión habituales de ventas: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y devoluciones, todo desde un mismo entorno. Los presupuestos pueden convertirse en pedidos, y los pedidos en albaranes y facturas, con conversión entre documentos para reducir tareas repetidas. La gestión rápida de pedidos y la pantalla de estado de últimos pedidos permiten consultar qué está pendiente de servir y qué ya ha sido entregado.
Para empresas que venden a otras empresas con suministro recurrente, como pedido periódico de consumibles o contratos de abastecimiento de material con cuota de importe definido, el módulo opcional de facturación periódica genera el documento del periodo al ejecutar el proceso, para revisarlo y emitirlo.
La gestión de cobros y vencimientos cierra el ciclo: el programa registra los efectos pendientes, permite la confirmación rápida de múltiples cobros y permite gestionar los mandatos SEPA y generar remesas de cobro para tramitar los adeudos con el banco según el mandato correspondiente. Además, el sistema está adaptado a Verifactu y a la Factura Electrónica según la modalidad configurada, permitiendo preparar y emitir las facturas directamente desde el programa.
La sección de informes del software ERP Verial para empresas de material de oficina pone a disposición modelos de listados y estadísticas para revisar la actividad registrada del negocio en compras, ventas y márgenes comerciales según los datos introducidos.
En el área de estadísticas de ventas, el programa permite obtener listados resumidos por artículo, por categoría de producto o por cliente, lo que facilita identificar qué referencias de papelería, consumibles o mobiliario de oficina generan más volumen de negocio. Estos informes pueden comparar periodos de tiempo distintos —mes a mes, año contra año— y calcular el margen comercial por artículo o por categoría según los modelos disponibles, información útil para revisar tarifas, condiciones con proveedores o referencias con menos rotación. También es posible consultar las ventas por días de la semana o por horas, datos que ayudan a revisar los momentos de mayor actividad.
Los informes de stock e inventario permiten consultar el inventario que consta registrado del almacén: listados generales de existencias, stock detallado por almacén, artículos por debajo del mínimo y movimientos históricos de cada referencia. Para una distribuidora de material de oficina con un catálogo amplio, poder consultar el stock con los filtros disponibles por categoría, proveedor o ubicación en el almacén ayuda a revisar las existencias con menos trabajo manual.
En el área de compras, los informes permiten revisar el gasto por proveedor, comparar precios de compra entre periodos y revisar variaciones en el coste de cada artículo, lo que ayuda a revisar condiciones o alternativas de suministro.
Para la revisión administrativa, el sistema ofrece informes de cobros pendientes, pagos a proveedores, vencimientos próximos según las fechas registradas y resúmenes de operaciones con desglose de impuestos. También ofrece los datos útiles para preparar o revisar el modelo 347 y otros listados administrativos y fiscales, facilitando la revisión administrativa y fiscal de la empresa distribuidora de artículos de oficina.
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