Cuando una empresa de ascensores pierde el control del calendario de revisiones o se le acumulan los partes de trabajo en papel, el daño es doble: contratos sin facturar a tiempo y revisiones previstas que se atrasan. Cada mes con un contrato olvidado en el cajón es una cuota perdida que no se recupera, y cada parte de avería sin cerrar es un recambio que no llega al albarán y un técnico que no factura.
Nuestro software de mantenimiento de ascensores está diseñado para empresas instaladoras y de servicio del sector de la elevación: ascensores, montacargas, plataformas elevadoras, salvaescaleras y aparatos similares. Es un programa de gestión para empresas de ascensores que une la parte administrativa (contratos, facturación recurrente, presupuestos) con la parte técnica (parque de aparatos, partes de trabajo, recambios), y emite y registra la facturación con Verifactu y Factura Electrónica entre empresas, conforme a la normativa vigente, con código QR cuando corresponda y según la modalidad de Verifactu configurada.
Cada ascensor o montacargas se registra como aparato individual asociado a un cliente y a una ubicación concreta (edificio, dirección, número de aparato). Sabes en todo momento qué parque tienes bajo contrato, dónde está cada equipo y a qué cliente responde, sin depender de hojas de cálculo paralelas que se desactualizan en cuanto entra un aparato nuevo.
Sobre cada aparato puedes consultar todo lo que se le ha hecho: revisiones, reparaciones, sustituciones de componentes, fechas, qué técnico intervino, qué materiales se emplearon y cuántas horas se imputaron. Cuando un cliente pregunta «qué pasó con mi ascensor el mes pasado» o cuando un técnico va a una avería, abre el histórico del aparato y tiene contexto inmediato.
El sistema gestiona contratos de mantenimiento por aparato y cliente con cuotas periódicas (mensuales, trimestrales, anuales) y facturación periódica: defines la cuota y la periodicidad y el programa prepara los documentos de cada periodo cuando corresponde, para que ningún contrato se quede sin facturar ni ninguna cuota se olvide en el cajón. Si un cliente tiene varios aparatos bajo contrato, se gestionan agrupados o por separado según convenga al ciclo administrativo de tu empresa.
El programa permite consultar los vencimientos de contrato con margen suficiente para renovarlos antes de que expiren. La empresa deja de perder cuotas por contratos caducados sin renovar y mantiene la cartera estable, sector donde la continuidad del contrato es la base del negocio.
Cada aparato tiene su periodicidad de revisión según contrato. El sistema planifica las próximas revisiones de cada equipo y permite consultar cuándo toca cada una, así no dependes solo de la memoria del responsable de ruta. Las revisiones programadas se asignan a técnico, se cierran con su parte de trabajo correspondiente y entran en el histórico del aparato.
Cada intervención genera un parte de trabajo con técnico asignado, aparato sobre el que se actúa, materiales empleados (recambios consumidos del almacén) y horas trabajadas. El parte cerrado se convierte en albarán y de ahí en factura sin volver a teclear datos. Si la intervención está cubierta por contrato, no factura; si excede el contrato, factura el exceso.
Cuando entra un aviso de avería —cliente que llama, comunidad que reporta una incidencia—, queda registrado, se asigna técnico y se cierra con su parte de trabajo correspondiente. Sabes en todo momento qué avisos están abiertos, qué técnico tiene cada uno y cuáles llevan demasiado tiempo sin resolver.
El almacén gestiona recambios técnicos del sector de la elevación —cables, motores, cuadros de maniobra, botoneras, fusibles, guías, y cualquier referencia que tu empresa maneje— con proveedor habitual, ubicación y campos auxiliares configurables para anotar referencias internas o compatibilidades cuando la empresa lo necesite. Cuando un técnico necesita una pieza, sabe si está en almacén, en qué ubicación física y qué proveedor la suministra.
Las piezas críticas para mantenimiento llevan aviso configurable de stock bajo mínimos y propuesta de pedido a proveedor que revisas antes de confirmar cuando el stock baja del umbral que tú definas. Reduces el riesgo de que una avería urgente se quede sin recambio en almacén y de que un técnico vuelva al taller con la intervención sin cerrar.
Cuando un recambio se monta en un aparato, queda registrado: qué pieza (con su número de serie o lote cuando aplica), en qué aparato, en qué fecha y qué técnico la instaló. Si más adelante hay un fallo o una llamada en garantía, la información está localizada en el histórico del aparato sin reconstruir nada de memoria.
El sistema controla qué stock de recambios viaja en cada furgoneta técnica tratándola como un almacén más. Sabes qué hay disponible en cada vehículo, qué se ha consumido en las intervenciones del día y qué hay que reponer al volver al taller, con sus propios movimientos y reposición.
Las modernizaciones, sustituciones de componentes y obras puntuales se gestionan por presupuesto con aceptación parcial del cliente, conversión automática a pedido y de ahí a albarán y factura. La cadena de documentos queda relacionada, desde el presupuesto hasta el pedido, el albarán y la factura, sin volver a introducir los mismos datos.
El programa aplica tarifas diferenciadas: una cuota para comunidad de propietarios, otra para administrador de fincas que agrupa varias comunidades, otra para cliente comercial. Un mismo administrador puede tener varias comunidades vinculadas, cada una con sus aparatos, sus contratos y su facturación independiente.
El programa emite y registra las facturas con Verifactu y está preparado para la Factura Electrónica entre empresas, con código QR cuando corresponda y según la modalidad configurada. La empresa gestiona su facturación conforme a la configuración fiscal del programa, sin depender de procesos complejos ni de configuraciones técnicas adicionales.
Llevamos más de 30 años desarrollando software de gestión, y por eso la solución es configurable y flexible: accesos directos personalizables, perfiles de artículo distintos según la categoría (recambio por unidad, materiales por lotes, servicios facturables como línea de parte), trabajo en red multi-usuario y acceso remoto desde varios puestos. La documentación oficial del Reglamento de Aparatos de Elevación y la coordinación con Organismos de Control Autorizado se gestionan fuera del ERP; Verial cubre la gestión interna del parque de aparatos, contratos, partes, recambios y facturación.
Si llevas los contratos en hojas de cálculo y los partes en papel, terminas pagando dos veces el mismo problema: cuotas que no se facturan porque nadie recordaba que tocaba el cobro, partes de avería con recambios montados que no llegan al albarán, técnicos que vuelven al taller a por una pieza que sí estaba en otra furgoneta y revisiones que se atrasan porque nadie llevaba el calendario al día.
Prueba el programa gratis durante 30 días y comprueba cómo puedes controlar parque de aparatos, contratos de mantenimiento, partes de trabajo y stock de recambios sin errores desde el primer día.
El software de gestión de ascensores Verial permite llevar el control completo de cada aparato de elevación de forma íntegra desde una única aplicación. Podrá mantener una ficha individual por cada ascensor, montacargas, plataforma elevadora o salvaescaleras, donde especificar todos los datos identificativos del equipo: marca, modelo, número RAE, capacidad de carga, velocidad nominal, tipo de cabina, embarque, accionamiento, número de paradas y cualquier otro campo técnico relevante. Estos campos son totalmente configurables y pueden adaptarse a las necesidades específicas de su empresa instaladora o mantenedora. Asimismo, desde la misma ficha tendrá visión global sobre la fecha de instalación o compra, períodos de garantía vigentes, periodicidad de revisiones y próximas fechas de intervención programada, ayudando a planificar las revisiones de cada aparato según el contrato y a no dejar pasar las fechas previstas.
El programa ERP para empresas de ascensores permite el seguimiento detallado de órdenes de trabajo, revisiones periódicas y reparaciones correctivas. Cada proceso puede incorporar información del técnico que lo realiza, las piezas o materiales utilizados en cada intervención, las horas dedicadas, el desplazamiento efectuado e incluso observaciones técnicas para el historial del equipo. Una vez completada la intervención, el sistema permite generar directamente la factura o albarán correspondiente según los acuerdos estipulados en el contrato con el cliente, sin necesidad de trasladar datos a otras herramientas ni duplicar la introducción de información.
El apartado de contratos de mantenimiento es una de las funcionalidades más valoradas por las empresas del sector. Desde aquí podrá registrar cada contrato activo con su cliente, establecer la cuota periódica y la frecuencia de cobro, definir cada cuánto deben realizarse las revisiones o visitas técnicas, e imprimir el contrato o generar las facturas de mantenimiento según la periodicidad pactada cuando se lanza el proceso. Esto reduce los olvidos de facturación y ayuda a que ningún contrato quede sin cobrar.
El software de gestión para ascensoristas Verial cuenta también con todas las opciones para crear presupuestos, albaranes y facturas directas de productos o servicios, controlar el estado de los trabajos de cada técnico (pendientes, en proceso o terminados) y gestionar la cartera de clientes con sus historiales completos de intervenciones y documentos emitidos.
No menos importante es el apartado de compras y proveedores, para controlar los albaranes y facturas recibidas de suministradores de componentes, recambios y materiales de elevación, llevar un control riguroso del stock de piezas en almacén y gestionar los pagos pendientes o realizados con total claridad. Todo ello en un sistema adaptado a la factura electrónica entre empresas y al sistema Verifactu, que emite y registra las facturas según la modalidad configurada, sin complicaciones técnicas.
Gracias al programa de gestión para empresas de ascensores Verial, tendrá acceso a una amplia variedad de informes que le permitirán llevar un control y seguimiento completo de todas las operativas de su negocio de elevación. Podrá consultar informes de ventas y facturación por cliente, por técnico, por tipo de servicio o por período, comparando ejercicios para analizar la evolución del negocio. Los informes de cobros y pagos —tanto pendientes como realizados— le ofrecen visibilidad inmediata sobre la situación financiera de la empresa, con detalle de vencimientos próximos y saldos por cliente o proveedor.
En el ámbito técnico y operativo, los informes del software de ascensores incluyen listados de órdenes de trabajo por estado (pendientes, en proceso o finalizadas), informes de intervenciones por técnico para controlar la productividad y la carga de trabajo de cada operario, y seguimiento de contratos de mantenimiento activos con sus fechas de próxima revisión. Esto permite anticiparse a las visitas programadas, organizar las visitas de los técnicos con mayor eficiencia y no dejar pasar las revisiones previstas de los aparatos de elevación bajo contrato.
Para la gestión del inventario de recambios y materiales, el ERP para ascensoristas ofrece informes de stock por almacén, con niveles mínimos y máximos configurados, listados de artículos con escasas existencias que requieren reposición, e inventarios detallados con valoración de existencias. También están disponibles informes de rotación de referencias, movimientos de entradas y salidas, y consumos de piezas por tipo de intervención, información muy útil para optimizar las compras y evitar tanto roturas de stock de componentes críticos como inmovilizaciones innecesarias de capital en almacén.
Todos los informes pueden visualizarse en pantalla, imprimirse, exportarse a Excel para su análisis posterior o guardarse en PDF, sin necesidad de herramientas externas.
Como complemento extra a la gestión desde el ordenador, el software de gestión de ascensores dispone de un módulo opcional para tablet sincronizada con el que operar fuera de la empresa: consultar el catálogo de artículos con fotografía, verificar precios, recoger pedidos y emitir albaranes fuera de la oficina, manteniendo la información sincronizada con el equipo principal. Una herramienta especialmente útil para los técnicos de campo que se desplazan a las dependencias del cliente.
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Con el software de gestión de ascensores Verial, dispondrá de un catálogo completo de artículos y servicios facturables perfectamente adaptado a las necesidades de una empresa del sector de la elevación. Dado que este tipo de negocio combina tanto la venta de componentes físicos —motores, cuadros de maniobra, puertas, cabinas, guías, contrapesos, variadores de frecuencia, cables de tracción, limitadores de velocidad y otros recambios— como la prestación de servicios técnicos —revisiones, reparaciones correctivas, modernizaciones, puestas en marcha y visitas periódicas—, el sistema permite dar de alta ambas tipologías bajo el mismo entorno sin ninguna distinción operativa.
En cada ficha de artículo o servicio podrá determinar un gran número de detalles: precio de coste, margen de ganancia sobre coste o sobre precio de venta, múltiples tarifas de venta diferenciadas por tipo de cliente o contrato (mantenimiento básico, mantenimiento integral, cliente puntual, administrador de fincas, promotora), categoría o familia del producto, proveedor y fabricante por defecto, y los niveles de stock mínimo y máximo para cada referencia de recambio en almacén. Cuando una pieza cae por debajo del mínimo configurado, el sistema lanza un aviso configurable para reponer antes de que afecte a la operativa de mantenimiento.
La gestión de códigos de barras facilita la identificación rápida de componentes en almacén, admitiendo EAN-13, EAN-8, GTIN y códigos alternativos para una misma referencia, algo útil cuando el mismo recambio es suministrado por distintos fabricantes con codificaciones diferentes. Para los servicios técnicos que no llevan código físico, el sistema les asigna un identificador interno automático que los integra sin problemas en presupuestos, albaranes y facturas.
Es posible añadir fotografías de cada artículo o componente, lo que facilita enormemente la identificación visual de piezas, especialmente cuando se consulta el catálogo fuera de la oficina o desde el almacén. Desde la ficha también se accede directamente a los informes de últimas ventas y últimas compras de cada referencia, a los movimientos de stock y a la impresión de etiquetas para el almacén de recambios. La función de cambios masivos permite actualizar precios, márgenes o proveedores en bloque sobre familias enteras de componentes, ahorrando tiempo en las actualizaciones de tarifas anuales tan habituales en el sector de ascensores y elevación.
El software de gestión de ascensores Verial le facilita crear tantas fichas de clientes como necesite, sin límite de registros, y con toda la información relevante centralizada en un único entorno. En el sector de la elevación, la cartera de clientes suele ser muy diversa: comunidades de propietarios, administradores de fincas, empresas constructoras y promotoras, organismos públicos, hoteles, hospitales, centros comerciales e industrias con instalaciones propias de elevación. El sistema permite clasificar y gestionar todos estos perfiles con la misma herramienta, diferenciando sus condiciones comerciales y de cobro de forma individual.
En cada ficha de cliente podrá registrar los datos fiscales completos con NIF y régimen fiscal, forma de cobro y periodicidad de vencimientos, tarifa asignada por defecto —especialmente útil para diferenciar entre clientes con contrato de mantenimiento integral, contrato básico o clientes de intervenciones puntuales sin contrato—, descuentos en línea y por pronto pago configurables por cliente, e incluso un importe de riesgo que el sistema avisará al crear un documento de venta si el cliente supera su límite configurado. También podrá registrar la dirección de cada instalación como dirección de envío diferente a la fiscal, imprescindible cuando el cliente es una administradora de fincas que gestiona múltiples edificios con ascensores en distintas ubicaciones.
El programa para ascensoristas ofrece acceso completo a todos los documentos de gestión asociados a cada cliente: emitir presupuestos de instalación, modernización o reparación y convertirlos en pedidos con un clic, crear albaranes de entrega de materiales o de prestación de servicios técnicos, emitir facturas individuales o agrupando varios albaranes, gestionar devoluciones y emitir facturas rectificativas cuando sea necesario. Cada documento queda vinculado al historial del cliente, permitiendo consultar en cualquier momento qué intervenciones se le han facturado, qué presupuestos están pendientes de aceptación y qué albaranes aún no han sido facturados.
Una de las funcionalidades más valiosas para empresas ascensoristas con contratos de mantenimiento es la facturación periódica: el sistema prepara las facturas de cuota mensual, trimestral o anual de cada contrato según la periodicidad pactada cuando se lanza el proceso, sin necesidad de crearlas manualmente una a una. Esto reduce uno de los mayores focos de error administrativo en empresas con decenas o cientos de contratos activos simultáneos.
El control de cobros y vencimientos muestra en todo momento el estado de cada factura emitida, y la confirmación rápida de múltiples cobros permite liquidar en bloque varios vencimientos pendientes. Gracias a los mandatos SEPA integrados, las domiciliaciones bancarias de clientes con contrato se preparan desde el programa; el cobro lo realiza el banco a partir del mandato firmado por el cliente, reduciendo la carga administrativa en la cartera de contratos de mantenimiento de ascensores.
El software de gestión de ascensores Verial le permite crear tantas fichas de proveedores como necesite, con plena flexibilidad para clasificarlos según su naturaleza: fabricante de componentes de elevación, distribuidor mayorista de recambios, proveedor de servicios subcontratados, acreedor o transportista. En el sector de los ascensores y aparatos elevadores, la cadena de suministro habitualmente incluye proveedores muy especializados —suministradores de motores y variadores, fabricantes de puertas y cabinas, distribuidores de cables, guías y amortiguadores, o proveedores de cuadros de maniobra y sistemas de control— y el programa permite gestionarlos a todos desde un único entorno centralizado.
En cada ficha de proveedor podrá completar toda la información relevante: datos fiscales con NIF y régimen fiscal, método de pago habitual, periodicidad de vencimientos, retenciones aplicables, diferenciación entre dirección fiscal y dirección de envío o recogida, gestión de portes (pagados, debidos o recogida en almacén), personas de contacto por departamento, horarios de atención, y enlazar ficheros como catálogos técnicos, documentación de producto o fichas de proveedor como ficheros externos desde su ubicación en el ordenador. Toda esta información queda accesible desde la ficha sin necesidad de buscarla en correos o carpetas externas.
El ERP para empresas de ascensores cubre el ciclo completo de compras: crear pedidos de recambios y materiales y enviarlos en PDF al proveedor desde el propio programa, recibir albaranes de entrega, registrar facturas recibidas con su desglose completo de bases imponibles, IVA y retenciones, y gestionar devoluciones de componentes defectuosos o incorrectos. El registro de facturas recibidas muestra en todo momento el estado de cada vencimiento —pendiente, pagado, compensado o rechazado— ofreciendo visibilidad inmediata sobre la deuda con cada suministrador.
Una funcionalidad especialmente útil para el sector de mantenimiento de ascensores es la posibilidad de generar una propuesta de pedido de reposición a proveedor que el usuario revisa antes de confirmar: el sistema parte de las referencias que estén por debajo del stock mínimo configurado o de los consumos registrados durante un período determinado, sin reposiciones automáticas a ciegas. Así se ayuda a evitar situaciones críticas en las que la falta de una pieza paraliza una intervención técnica urgente, con el coste operativo y de imagen que eso conlleva.
La confirmación rápida de múltiples pagos permite liquidar en bloque varios vencimientos pendientes, modificar el método o la fecha de pago, y cerrar varias facturas simultáneamente sin entrar en cada registro de forma individual. Junto con el control de saldo actualizado por proveedor, el programa de gestión para ascensoristas facilita un control financiero riguroso del área de compras en todo momento.
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