En una empresa instaladora de calefacción el margen se va en lo que pasa entre la salida del técnico y la factura: avisos sin parte cerrado en oficina, horas de técnico que no se imputan al aviso correcto, repuestos que se montan en casa del cliente y nadie carga al albarán, cuotas de mantenimiento que toca emitir y nadie factura, y obras para constructora que se cierran sin agrupar todos los albaranes del mes. Cada uno de esos puntos, repetido a lo largo del año, se traduce en facturación que se queda sin emitir y en margen que se evapora antes de llegar a contabilidad.
Verial es un ERP de gestión para empresas instaladoras de calefacción que cubre el ciclo completo del negocio: ficha técnica de cada aparato instalado en cada vivienda, histórico de intervenciones por equipo, contratos de mantenimiento con facturación periódica, presupuestos que se convierten en pedido y factura, imputación de horas de técnico, facturación agrupada de albaranes y cierre administrativo con Verifactu y Factura Electrónica entre empresas, emitiendo y registrando las facturas conforme a la normativa vigente, con código QR cuando corresponda y según la modalidad de Verifactu configurada. Está pensado para empresas instaladoras de calefacción, mantenedoras de calderas y empresas de ACS y suelo radiante que necesitan controlar al detalle cada aparato instalado y cada intervención realizada sobre él.
Cada aparato instalado en una vivienda o local queda registrado con su ficha técnica completa: marca, modelo, número de serie, fecha de instalación, ubicación dentro del inmueble, potencia en kW, periodo de garantía y observaciones. Cuando un técnico va a una visita, accede directamente a la ficha del aparato concreto sobre el que tiene que intervenir, sin tener que reconstruir qué hay instalado allí a partir de albaranes antiguos.
Cada aparato acumula su histórico de intervenciones: instalaciones, mantenimientos preventivos, averías, piezas sustituidas, observaciones del técnico y documentación enlazada como fichero externo cuando proceda. Esto permite ver de un vistazo qué se hizo en cada visita anterior y decidir antes si toca reparación, sustitución de pieza o cambio de equipo, sin tener que llamar a oficina para que alguien busque el papel.
Los contratos de mantenimiento se dan de alta con su periodicidad (mensual, trimestral, semestral o anual) y el programa prepara la facturación de cuotas de cada periodo cuando se lanza el proceso, sin tener que recordarlo a mano. Cada contrato queda asociado al cliente y al aparato cubierto, lo que evita facturar de menos cuando toca emitir una cuota o de más cuando un contrato se ha dado de baja.
Las visitas pendientes se planifican a partir de listados de trabajo: avisos abiertos por cliente, intervenciones pendientes por técnico, mantenimientos previstos para la próxima semana. La asignación a cada técnico queda registrada y el listado se imprime o se consulta en pantalla para organizar la jornada, sin necesidad de una agenda visual aparte.
Cada aparato puede registrar la fecha de la última revisión y la fecha prevista de la próxima, según los plazos que la propia empresa decida aplicar a cada equipo. La consulta por listado permite ver qué clientes tienen revisión próxima o vencida y planificar la salida del técnico, manteniendo el registro de cuándo se hizo cada visita sobre cada aparato.
Los presupuestos se elaboran con desglose de mano de obra, materiales, IVA y descuento aplicado, con el formato que se entrega al cliente. Cuando el cliente acepta, el presupuesto se convierte de forma automática en pedido y, al ejecutar el trabajo, en factura, sin tener que volver a teclear los conceptos ni los importes.
Cada intervención registra las horas reales que ha empleado cada técnico que ha participado en ella. Esto permite revisar las horas imputadas a cada intervención y compararlas con lo facturado o presupuestado, ayudando a detectar trabajos que consumen más tiempo del previsto.
Cuando una instaladora trabaja para una constructora, una promotora o un administrador de fincas, las salidas del mes se registran como albaranes individuales y, al cierre del periodo, se facturan agrupadas en una sola factura por cliente. El sistema permite seleccionar los albaranes a agrupar y emitir la factura mensual sin tener que recopilar papel a mano.
El control de stock cubre filtros, válvulas, sondas, placas, vasos de expansión, quemadores y cualquier referencia de repuesto que la instaladora maneje habitualmente. Cada artículo tiene su stock mínimo y, cuando el nivel real baja del umbral, el sistema genera una propuesta de pedido al proveedor que revisas antes de confirmar, evitando que un técnico llegue a una avería sin la pieza que necesita.
El sistema soporta multi-tarifa: tarifa para cliente particular, tarifa para comunidad de vecinos, tarifa para empresa o industria, tarifa para administrador de fincas. La tarifa se asigna a la ficha del cliente y se aplica de forma automática en presupuestos, albaranes y facturas, sin tener que recordar de memoria qué precio toca a cada cliente.
Para instaladoras que trabajan con varias sociedades (por ejemplo, una para particular y otra para industrial, o una matriz y una filial), Verial dispone de módulo de multi-empresa que permite gestionar cada sociedad con su propia facturación, su propia contabilidad y su propio cierre fiscal, manteniendo la información compartida en un único entorno.
El cierre administrativo se realiza con Verifactu y está preparado para la Factura Electrónica entre empresas, con código QR cuando corresponda y según la modalidad configurada. La generación del registro de facturación se realiza según la configuración fiscal y la modalidad de Verifactu utilizada, tanto para facturas a particular como para facturas completas a comunidad, empresa o promotora.
Llevamos más de 30 años desarrollando software de gestión para autónomos, pymes y empresas medianas. Verial es un ERP configurable y flexible, con accesos directos personalizables a las funciones más utilizadas en una instaladora. Hay funciones que se gestionan fuera del ERP: la integración con tienda online requiere una empresa externa que aporta el diseño del e-commerce y el plugin de conexión, no se incluye módulo de movilidad para que el técnico cierre el parte en casa del cliente con firma digital, ni geolocalización GPS de la flota, ni emisión automática de certificados oficiales (de instalación, de retirada de gas refrigerante o de mantenimiento), ni registro F-Gas de cargas y recuperaciones de gases fluorados, ni avisos automáticos de vencimiento. Verial sí cubre el ciclo central del negocio: ficha de aparato instalado, histórico por equipo, contratos de mantenimiento con facturación periódica, presupuestos, imputación de horas, albaranes acumulables y cierre fiscal con Verifactu.
Si los avisos se cierran sin parte en oficina, los repuestos se montan sin cargar a albarán, las cuotas de mantenimiento se quedan sin emitir y los albaranes de obra se quedan sin agrupar a final de mes, la facturación real de la instaladora queda muy por debajo del trabajo que se ha ejecutado.
Prueba el programa gratis durante 30 días y comprueba cómo puedes controlar aparatos instalados, contratos de mantenimiento, partes de intervención y facturación agrupada de albaranes desde el primer día.
Tendrá toda la capacidad necesaria para introducir tantos artículos como necesite en su catálogo de productos y servicios de climatización. En cada ficha de artículo, podrá determinarse un gran número de detalles tales como: precio de coste, margen de ganancia deseado, múltiples tarifas diferenciadas para el precio de venta (permitiendo precios distintos según tipo de cliente), categoría o familia de productos, proveedor habitual, fabricante, niveles de stock mínimos y máximos para control de inventario, código de barras para identificación rápida, e incluso podrán emitirse etiquetas profesionales e informes detallados de compras y ventas por artículo. Todo lo que requiere un software profesional para empresas de calefacción, climatización y calderas.
La aplicación permite clasificar los artículos mediante un sistema jerárquico de categorías, facilitando la organización del inventario de componentes de calefacción como calderas, radiadores, tuberías, válvulas, termostatos, bombas de circulación, quemadores, intercambiadores de calor y todo tipo de repuestos y accesorios necesarios en las instalaciones térmicas. Además, puede gestionar artículos compuestos (kits de instalación formados por varios componentes), útil para presupuestar instalaciones completas que incluyan múltiples elementos.
Algo muy práctico y profesional es la posibilidad de incluir fotografías de sus artículos para completar las características técnicas y mejorar el reconocimiento visual del producto tanto en documentos comerciales como en el catálogo. Esta presentación de imágenes le resultará muy cómoda para los usuarios y administradores del punto de venta, especialmente al consultar el catálogo o identificar equipos y componentes similares durante la venta o la preparación de documentos comerciales.
El sistema de tarifas múltiples (A, B, C y tarifas TPV) permite establecer diferentes precios de venta según el tipo de cliente: particulares, comunidades de vecinos, empresas instaladoras colaboradoras o grandes clientes con contratos de mantenimiento, optimizando así los márgenes comerciales según cada segmento de mercado. Adicionalmente, el control de stock por almacenes facilita la gestión cuando se trabaja con múltiples ubicaciones o vehículos de servicio equipados con material.
El programa le permite crear tantas fichas de proveedores como desee, clasificándolos según su tipo: fabricante o productor de equipos, distribuidor mayorista de componentes, proveedor de servicios técnicos especializados, acreedor, transportista o trabajador autónomo colaborador. Esta clasificación facilita la organización de los distintos agentes con los que colabora la empresa instaladora de calefacción y climatización.
Podrá completar exhaustivamente los datos básicos de cada proveedor con información adicional organizada en múltiples pestañas: métodos de pago preferentes (transferencia, pagaré, efectivo, etc.), periodicidad y vencimientos de facturación, diferenciación entre dirección fiscal, comercial y de envío cuando el proveedor tenga varios centros o almacenes, posibilidad de enlazar ficheros y documentación de producto (catálogos, fichas técnicas) como ficheros externos desde su ubicación en el ordenador, registro de información de horarios de atención y almacén, datos de personas de contacto (comerciales, técnicos, administración), y campos personalizables para información específica del negocio de climatización.
La aplicación cuenta con múltiples opciones avanzadas en la gestión con Proveedores, pudiendo realizar todo tipo de documentos comerciales desde crear pedidos de material (calderas, radiadores, tuberías, válvulas, componentes eléctricos) y enviarlos en PDF al proveedor desde el programa, recibir albaranes de entrega, registrar facturas recibidas con sus vencimientos según las condiciones pactadas, e incluso permite elaborar presupuestos para consultar proveedores alternativos y gestionar devoluciones de material defectuoso o no conforme.
Además, con el programa para empresas instaladoras de calefacción y calderas se puede generar una propuesta de pedido de reposición a proveedor que el usuario revisa antes de confirmar, basándose en distintos criterios configurables: artículos que estén por debajo de un stock mínimo establecido, reposición calculada sobre las ventas de un período determinado para anticipar necesidades estacionales (mayor demanda en invierno), o reposición basada en pedidos o trabajos confirmados que requieren componentes específicos, sin reposiciones automáticas a ciegas.
El registro de facturas recibidas permite un control exhaustivo de todas las compras realizadas, facilitando la posterior gestión de pagos y vencimientos con consulta de los vencimientos pendientes, y generando informes detallados de compras por proveedor, por categoría de producto o por período temporal, información esencial para negociar mejores condiciones comerciales con distribuidores según volumen de compra.
Verial le facilita poder crear tantas fichas de clientes como desee, con clasificación por tipo: cliente particular, cliente profesional, empresa constructora, comunidad de propietarios, agencia de mantenimiento o cliente ocasional. Esta categorización permite adaptar las condiciones comerciales y documentación según el perfil de cada cliente del sector de climatización.
A través de distintas pestañas organizadas, podrá ir completando toda la información adicional relevante que considere oportuna: formas de cobro personalizadas y su periodicidad (contado, transferencia, pagaré a 30/60/90 días, domiciliación bancaria SEPA), posibilidad de marcar descuentos comerciales en línea o por pronto pago, añadir múltiples direcciones diferenciadas (fiscal para facturación, comercial para contacto, envío para entregas de material), enlazar ficheros relacionados con el cliente o la operación (documentación de equipos instalados, documentación comercial) como ficheros externos desde su ubicación en el ordenador, obtener informes de ventas por cliente incluyendo tipo de trabajos realizados, operaciones de cobro y estado de vencimientos, evolución de saldos y documentos emitidos. En definitiva, tener un completo control histórico de los movimientos comerciales de sus clientes de calefacción y climatización.
Nuestro software de gestión para empresas instaladoras de aire acondicionado y calefacción cuenta con acceso directo a todo tipo de «Documentos de Gestión» orientados a clientes del sector: realizar presupuestos detallados de instalación con desglose de equipos, materiales y mano de obra, crear pedidos confirmados tras la aceptación del presupuesto, emitir albaranes de entrega de equipos o finalización de trabajos de instalación, generar facturas según la configuración fiscal del programa y la modalidad de Verifactu configurada, gestionar devoluciones de equipos defectuosos bajo garantía, y emitir facturas simplificadas o tickets para reparaciones y mantenimientos menores cuando corresponda.
Podrá mantener la cadena de documentos vinculada desde su fase inicial: crear presupuestos con la descripción de los equipos propuestos, convertirlos automáticamente en pedidos confirmados cuando el cliente acepta, emitir albaranes de entrega conforme se realizan las entregas de material, y terminar el ciclo con la facturación incluyendo todos los trabajos y materiales empleados, con la posibilidad de facturar varios albaranes agrupados. Esto permite mantener vinculada la información comercial de cada trabajo y añadir o modificar líneas de material o servicio cuando sea necesario.
También desde esta área tendremos acceso a un gran número de informes tanto de cobros (pendientes, realizados, vencidos, control de vencimientos) como de ventas (por cliente, por tipo de instalación, por equipo instalado, comparativas entre períodos) con el fin de llevar un completo registro de la actividad comercial de cada cliente y revisar la evolución del negocio con datos registrados en el programa, con esta eficiente aplicación de gestión para empresas de montaje y mantenimiento de sistemas de calefacción y climatización.
Podrá generar todo tipo de informes y listados de gestión y tener un completo control en todas las gestiones realizadas en su empresa de instalación de calefacción y climatización. El sistema ofrece informes de clientes con histórico completo de instalaciones realizadas, informes de proveedores con análisis de compras por fabricante y distribuidor, informes de cobros (pendientes, realizados, vencidos, con consulta de vencimientos), informes de pagos a proveedores con control de vencimientos, informes de ventas por cliente, por artículo o familia, por zona o área comercial cuando esté configurada, y comparativas entre períodos, informes detallados de artículos y componentes incluyendo rotación de stock, análisis de márgenes por artículo, familia o tipo de servicio registrado. Contamos con múltiples filtros configurables y distintos modelos de informe entre los que elegir, adaptados a las necesidades del negocio de climatización.
El software permite generar informes especializados de stock fundamentales para empresas instaladoras: listados completos de existencias actuales de componentes y equipos, stock detallado por almacén o ubicación (útil si tiene almacén central y vehículos equipados), stock por categorías de producto (calderas, radiadores, tuberías, válvulas, termostatos), listados indicando estante y ubicación exacta para localización rápida de material, análisis de artículos vendidos por cliente para consultar compras anteriores, stock por proveedor para planificar reposiciones, cambios históricos de precio de coste para revisar la evolución de costes de artículos y componentes, y fichas de artículo con las especificaciones registradas de cada equipo de climatización.
Además, el sistema genera informes estadísticos de compras y ventas con múltiples perspectivas analíticas: listados resumidos por artículo con unidades vendidas e ingresos generados, análisis mediante árbol jerárquico de categorías (sistemas de calefacción, aires acondicionados, equipos auxiliares), comparación entre períodos para identificar estacionalidad (mayor demanda en temporada fría), cálculo de márgenes de ganancia por artículo, familia o tipo de servicio, consulta de trabajos, documentos o líneas asociadas cuando estén registrados en el programa, estadísticas de ventas por días de la semana y franjas horarias, análisis por áreas de venta o zonas geográficas, e informes por comisionista o agente comercial cuando la empresa utilice esa configuración.
Una vez creados estos informes empresariales, podrá visualizarlos en pantalla inmediatamente para revisión interna, imprimirlos en papel para reuniones o archivo físico, o exportarlos a documento Excel para análisis adicionales, o generar archivos PDF profesionales para guardarlos en cualquier dispositivo, compartirlos con el departamento de administración o revisarlos con la asesoría cuando proceda.
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