Una empresa de climatización no factura solo cuando vende un equipo. Factura cada vez que un split deja de enfriar en agosto, cada vez que toca revisión de comunidad, cada vez que una máquina industrial entra en mantenimiento contratado. Y en medio de todo eso, el técnico va de instalación a domicilio con la furgoneta cargada, el administrativo intenta cuadrar contratos recurrentes y el cliente llama porque «el aire no enfría». Si el parque de aparatos no está bien fichado, si los partes de avería se anotan en libretas y si las cuotas de mantenimiento se facturan a mano cada trimestre, el negocio crece pero el descuadre crece más rápido.
Verial es un software de gestión para instaladores de climatización y empresas de aire acondicionado, HVAC y refrigeración, pensado para autónomos, pymes y empresas medianas que combinan venta de equipos, instalación y servicio técnico. Apoyándose en el módulo de Aparatos/SAT y en la cadena de documentos, cubre el ciclo del instalador: parque de aparatos por cliente, contratos de mantenimiento con facturación periódica, partes de avería y de instalación, stock por furgoneta, mano de obra y materiales como líneas del documento, y facturación con Verifactu y Factura Electrónica conforme al calendario que marca la Agencia Tributaria.
Cada equipo instalado queda fichado en su cliente: marca, modelo, número de serie, fecha de instalación, ubicación dentro del local, potencia en kW o frigorías y garantía. Vale igual para un split doméstico, un multisplit de oficina, una unidad de conducto, un cassette, un rooftop, un sistema VRV/VRF, una bomba de calor o una cámara frigorífica. Cuando el técnico va a una avería, abre la ficha y sabe exactamente qué tiene delante.
Una empresa puede tener doce máquinas en cinco ubicaciones. El histórico se mira por equipo concreto: cuándo se instaló, qué averías ha dado, qué piezas se han cambiado, qué técnico fue la última vez. Ese histórico por aparato permite que cualquier técnico recoja la intervención sin tener que reconstruirla por teléfono.
Los contratos de mantenimiento de comunidades de vecinos, oficinas, comercios, restaurantes u hoteles se gestionan con cuotas pactadas y periodicidad fija (mensual, trimestral, semestral, anual). Con la facturación periódica, el sistema genera las facturas del periodo que toca al ejecutar el proceso, sin reescribir nada cada vez. Esa parte del negocio deja de depender de quién se acuerde de facturar y cuándo.
Cada aparato bajo contrato lleva su calendario de revisiones: el usuario introduce las fechas de próxima visita y el sistema las muestra al consultar. Es registro libre, no lógica normativa automática del tipo «el sistema sabe que un equipo industrial debe revisarse cada X meses»: las revisiones se planifican y se registran, la cabeza experta sigue siendo la del responsable de mantenimiento.
Llama un cliente, se abre aviso de avería, se asigna a un técnico y puede continuar como parte de trabajo cuando se registra la intervención. El aviso queda registrado con cliente, equipo afectado, descripción del problema y técnico responsable, y vive enganchado al parque de aparatos del cliente.
El parte de trabajo recoge lo que se ha hecho en domicilio: equipo intervenido, materiales gastados, mano de obra, descripción del trabajo y datos de cobro si aplica. Al cierre, el parte se convierte en albarán o factura sin reescribir nada, y el material consumido descuenta del stock de la furgoneta del técnico que ha hecho la intervención.
Lo que sale del almacén central a la furgoneta queda registrado como stock de la furgoneta. Al facturar el servicio en domicilio, el material gastado descuenta de ese stock móvil, no del almacén central. Cada técnico cierra el día sabiendo qué le queda en la furgoneta y qué tiene que reponer al volver al taller.
Una avería de aire un domingo de agosto no se cobra igual que una revisión de jueves por la mañana. El sistema gestiona recargos de urgencia, nocturnidad y festivo como concepto facturable adicional dentro del parte de trabajo, con su importe y su descripción.
El presupuesto de instalación se monta línea a línea: equipo a instalar (con marca, modelo y kW), materiales (tubería de cobre, aislante, soportes, canaletas, cable eléctrico, condensados, válvulas), mano de obra de instalación y puesta en marcha. El cliente acepta y se convierte en orden activa; cierra y se factura.
Particular, comunidad de vecinos, oficina, industrial, instalador colaborador, contrato de mantenimiento periódico: cada perfil lleva su tarifa pactada, su forma de pago y su circuito de facturación. El sistema aplica la que corresponde sin tener que revisar precios manualmente.
Cuando el instalador entra en una obra de constructora o promotora, los materiales, los pedidos a proveedor y los partes del técnico pueden asignarse a esa obra mediante centro de coste y un título o referencia, de modo que los documentos quedan agrupados. Dentro de cada albarán o factura puede verse el margen comercial de ese documento, junto con las piezas, los consumibles y las líneas de mano de obra.
Filtros, gas refrigerante (R32, R410A, R454B), tubería de cobre, aislante, soportes, canaletas, condensados, cable eléctrico, válvulas, accesorios: cada consumible es un artículo del catálogo con su coste, su stock y sus proveedores. Al incorporarlo a un parte se descuenta del almacén o de la furgoneta, según donde esté ubicado.
Las facturas se emiten con código QR de Verifactu y los requisitos técnicos correspondientes, y se prepara Factura Electrónica según la modalidad configurada cuando el cliente lo requiere (administraciones, grandes cuentas, instaladores colaboradores). La parte técnica de facturación queda integrada en la operativa diaria, no como un trámite paralelo.
Comunidades y empresas con contrato suelen pagar a 30, 60 o 90 días. Verial gestiona vencimientos, cobros parciales y entregas a cuenta, y con el módulo correspondiente genera la remesa SEPA de los cobros domiciliados (el cargo lo realiza el banco a partir del mandato), con ranking de clientes por volumen y comparativa de márgenes comerciales para saber dónde está el recorrido.
Llevamos más de 30 años desarrollando software de gestión, y eso significa también saber qué no se debe prometer. Hay piezas del sector que se gestionan fuera del ERP: el registro F-Gas de gases refrigerantes (kg cargados, recuperados, fugas), los certificados oficiales de instalación, mantenimiento o inspección periódica de instalaciones térmicas, el cumplimiento documental del RITE, el cálculo de etiqueta energética de cada equipo y el control de horas reales o el rendimiento por técnico. Verial sí cubre el ciclo central del instalador de climatización: parque de aparatos por cliente, contratos de mantenimiento con facturación periódica, avisos y partes de avería, partes de instalación con mano de obra y materiales, stock por furgoneta, cadena de documentos por obra y facturación con Verifactu.
El descuadre de una empresa de climatización casi siempre nace de lo mismo: aparatos sin fichar bien, contratos de mantenimiento que se facturan tarde, partes de avería que se anotan en una libreta y mano de obra que no se anota en ninguna intervención. Cuando cada equipo vive en su parque, cada contrato se factura a su periodo y cada parte cierra con su mano de obra y sus materiales, esa parte del negocio deja de depender de quién se acuerde de qué.
Prueba el programa gratis durante 30 días y comprueba cómo puedes controlar parque de aparatos, contratos de mantenimiento, avisos de avería y partes de instalación desde el primer día, sin equipos sin fichar ni cuotas pendientes de facturar.
Con el programa de gestión para instaladores de climatización, dispondrá de capacidad ilimitada para crear fichas de artículos adaptadas a las necesidades del sector: equipos de aire acondicionado, sistemas de calefacción, bombas de calor, splits, unidades exteriores, termostatos, conductos, rejillas de ventilación, materiales de instalación y componentes auxiliares.
Cada ficha de artículo permite registrar información técnica completa y específica del sector climatización: nombre del equipo, descripción ampliada con especificaciones técnicas (capacidad frigorífica en kW, nivel sonoro en dB, eficiencia energética), proveedor habitual, fabricante, categoría dentro del catálogo (climatización residencial, comercial, industrial), precio de coste actualizado, márgenes comerciales configurables y distintas tarifas de venta diferenciadas por tipo de cliente (instaladores profesionales, empresas constructoras, clientes finales particulares).
El sistema permite definir precios flexibles mediante tarifas múltiples (A, B, C) que se asignan al cliente desde su ficha, facilitando la gestión de precios diferenciados para colaboradores habituales o clientes por volumen; las ofertas o promociones temporales se gestionan con el módulo de tarifas avanzadas. Esta estructura resulta especialmente práctica para empresas instaladoras que trabajan simultáneamente con clientes finales a precio de tarifa y con otros instaladores o distribuidores a precios mayoristas.
La gestión de stock por almacenes múltiples ofrece visibilidad del inventario disponible en cada ubicación física: almacén central, furgonetas de servicio técnico, otros almacenes o ubicaciones de stock asociadas a instalaciones en obra. El software permite configurar niveles mínimos y máximos para cada equipo y consultar las referencias que han quedado bajo mínimos para preparar la reposición revisable de los componentes esenciales.
Cada artículo admite imágenes en la ficha (fotografías del equipo) y permite enlazar como ficheros externos esquemas de instalación, fichas técnicas del fabricante o certificados de eficiencia energética, que enriquecen la presentación comercial en presupuestos y facilitan la identificación visual rápida tanto para administrativos como para técnicos instaladores. Esta funcionalidad resulta particularmente valiosa al elaborar ofertas comerciales profesionales que incluyen documentación gráfica detallada.
El software de gestión para instaladores de climatización incorpora además códigos de barras para agilizar inventarios físicos, categorización jerárquica de productos por familias técnicas, vinculación con el fabricante y registro de la garantía en la ficha, y capacidad para generar etiquetas con los datos de la ficha o el modelo configurado.
El software ERP de gestión para instaladores de climatización Verial permite crear fichas ilimitadas de proveedores especializados del sector: fabricantes de equipos de climatización, distribuidores mayoristas de componentes, proveedores de materiales de instalación, suministradores de repuestos originales, empresas de mantenimiento técnico subcontratado y acreedores de servicios auxiliares.
Cada ficha de proveedor admite el registro completo de información comercial y administrativa: datos fiscales (CIF, razón social), direcciones diferenciadas (fiscal, comercial, envío de mercancía), condiciones comerciales negociadas, métodos de pago configurables (transferencia, pagaré, confirming, descuento comercial), periodicidades de pago establecidas contractualmente, retenciones o datos fiscales cuando proceda según la configuración, y datos de distribuidores o representantes comerciales específicos cuando la relación comercial lo requiera.
El sistema incorpora opciones de gestión logística particularmente relevantes para el sector climatización, como la especificación del tipo de portes (pagados por el proveedor, debidos al recibir mercancía, recoger directamente en almacén del fabricante), la posibilidad de registrar ecotasas, cánones o cargos adicionales cuando se utilicen en las compras, y conceptos vinculados a envases o embalajes retornables cuando correspondan.
El software de gestión para instaladores de climatización facilita la creación y seguimiento de documentos de gestión con proveedores: elaboración de pedidos de equipos y componentes con envío por correo electrónico desde el propio programa, recepción y registro de albaranes de entrega verificando la coincidencia con los pedidos realizados, registro completo de facturas recibidas con control de vencimientos y obligaciones de pago, gestión de presupuestos solicitados para comparar condiciones entre proveedores alternativos, y tramitación de devoluciones por equipos defectuosos o componentes no conformes con especificaciones técnicas.
La aplicación facilita preparar la reposición de mercancía mediante propuestas de pedido a proveedor revisables: a partir de los artículos que han descendido por debajo del stock mínimo configurado, o a partir de los consumos y ventas de un periodo, teniendo en cuenta el stock disponible antes de confirmar el pedido.
El control de pagos y vencimientos ofrece visibilidad del calendario de obligaciones: consulta de facturas pendientes de pago clasificadas por proveedor y antigüedad, seguimiento del estado de cada vencimiento (pendiente, abonado, compensado mediante nota de crédito), confirmación rápida de múltiples pagos para agilizar procesos administrativos, y consulta de pagos pendientes y realizados.
El programa ERP para instaladores de climatización Verial permite crear fichas ilimitadas de clientes adaptadas a las particularidades del sector: clientes particulares residenciales que contratan instalaciones domésticas, comunidades de propietarios que requieren sistemas centralizados, empresas comerciales que necesitan climatización para locales y oficinas, promotoras constructoras que demandan equipamiento completo para edificios nuevos, administradores de fincas que gestionan múltiples inmuebles, y organismos públicos sujetos a procedimientos específicos de contratación.
Cada ficha de cliente admite el registro exhaustivo de información comercial y administrativa: datos fiscales completos (CIF, razón social, régimen fiscal aplicable), direcciones diferenciadas según necesidad (fiscal para facturación, comercial para correspondencia, envío para entregas de equipamiento), condiciones comerciales personalizadas, métodos de cobro configurables (transferencia bancaria, pagaré, adeudo domiciliado SEPA, tarjeta), periodicidades de pago establecidas contractualmente según acuerdos comerciales, tarifas de precios asignadas individualmente que aplican las condiciones especiales negociadas, y capacidad para vincular agentes comerciales responsables con seguimiento de comisiones generadas.
El sistema ofrece clasificación jerárquica de clientes mediante grupos multinivel que facilita la segmentación para análisis comercial: clasificación por tipología (residencial, comercial, industrial), segmentación geográfica (zonas de actuación, provincias, municipios específicos), categorización por volumen de facturación anual, agrupación por sector de actividad económica del cliente, o cualquier criterio organizativo relevante para la estrategia comercial de la empresa instaladora.
El software de gestión para instaladores de climatización centraliza la emisión y el seguimiento del ciclo comercial documentado: elaboración de presupuestos personalizados con descripción detallada de equipos propuestos y condiciones económicas, conversión de presupuestos aceptados en pedidos confirmados, generación de albaranes de entrega e instalación que recogen trabajos realizados y materiales suministrados, emisión de facturas preparadas para Verifactu según la modalidad configurada con sus datos fiscales, creación de facturas rectificativas para corrección de errores o devoluciones, gestión de devoluciones de equipamiento por disconformidades técnicas, y emisión de facturas simplificadas para operaciones con particulares que no requieren factura completa.
La aplicación incorpora la facturación periódica, especialmente valiosa para empresas instaladoras que ofrecen contratos de mantenimiento preventivo: registro de contratos recurrentes especificando cliente, periodicidad de facturación (mensual, trimestral, semestral, anual), artículo o servicio contratado (mantenimiento preventivo, revisión técnica, suministro de filtros), validez temporal del contrato, y generación de las facturas del periodo al ejecutar el proceso, sin reescribir cada vez la operación.
El programa para instaladores de climatización facilita la gestión de cobros y vencimientos pendientes: consulta de facturas emitidas clasificadas por cliente y antigüedad, visualización del estado actualizado de cada vencimiento (pendiente de cobro, parcialmente cobrado, totalmente cobrado, compensado, rechazado por impago), confirmación rápida de múltiples cobros para una actualización eficiente, generación de remesas bancarias para adeudos domiciliados SEPA (el cargo lo realiza el banco a partir del mandato) que agilizan los cobros recurrentes, y un importe de riesgo configurable por cliente que el programa avisa al crear el documento cuando se supera.
El software de gestión para instaladores de climatización Verial incorpora un completo sistema de informes y estadísticas que ayuda a convertir los datos operativos en información para la toma de decisiones. El módulo de análisis permite revisar el rendimiento comercial, los márgenes comerciales por producto, el comportamiento de los clientes y la situación del stock.
Las estadísticas de ventas por artículo muestran qué equipos de climatización generan mayor facturación, identifican los modelos más demandados, detectan referencias con rotación lenta que inmovilizan capital, y permiten comparar periodos (año actual frente a año anterior, temporada alta frente a baja) para anticipar tendencias estacionales y preparar las compras a fabricantes.
Los informes de ventas por categorías agrupan la facturación según las clasificaciones jerárquicas del catálogo: equipos split residenciales, sistemas VRV comerciales, conductos de ventilación, materiales auxiliares, servicios de instalación, contratos de mantenimiento. Esta visión agregada ayuda a identificar las líneas de negocio con mejor margen comercial y a orientar los esfuerzos comerciales.
El análisis de ventas por cliente segmenta la facturación identificando los clientes que concentran mayor volumen de negocio, detecta compradores esporádicos, calcula el ticket medio por tipología de cliente (particulares frente a empresas constructoras), y facilita estrategias comerciales diferenciadas según el volumen histórico de compras.
Los informes comparativos entre periodos cuantifican la evolución del negocio: crecimiento interanual de facturación, variación de unidades vendidas por referencia, evolución de los márgenes comerciales, y análisis de estacionalidad que evidencia los meses de mayor demanda. Esta información ayuda a establecer objetivos comerciales, diseñar campañas en periodos de menor actividad y negociar condiciones con fabricantes anticipando volúmenes de compra.
Las estadísticas calculando márgenes comerciales muestran el margen por cada operación a partir de los importes y costes registrados en los documentos: margen comercial por instalación, por línea de producto y por tipo de cliente, ayudando a orientar las decisiones sobre qué equipos de climatización promocionar.
El software para instaladores de climatización genera listados de stock con múltiples criterios de consulta: inventario general valorado a precio de coste, stock por almacenes diferenciando ubicaciones físicas (almacén central, furgonetas de técnicos, obras), artículos por categorías para facilitar los recuentos físicos, detalle de partidas o números de serie cuando se gestionan, etiquetas para inventarios físicos, ubicación específica en el almacén, análisis de rotación, consulta de referencias bajo mínimos, e informes de materiales con fecha de caducidad cuando se gestionan por lote o caducidad.
Una vez creados, podrás visualizarlos en pantalla, imprimirlos para reuniones de equipo o archivo físico, exportarlos a formato Excel para trabajar los datos por tu cuenta, o generar un PDF para guardarlo en cualquier dispositivo, compartirlo o adjuntarlo a la justificación de los trabajos realizados.
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