Una comercial veterinaria y ganadera no funciona como una clínica: vende y distribuye productos zoosanitarios a ganaderos, cooperativas, granjas y veterinarios rurales. El comercial recorre explotaciones, las recetas tienen que salir conforme a normativa, el lote del laboratorio tiene que poder seguirse hasta el cliente al que se le vendió, y el cobro a 90 días de cooperativa convive con el contado del ganadero individual. Si el seguimiento del lote no llega al cliente final, una alerta sanitaria del laboratorio se convierte en pesadilla. Y si el libro registro de medicamentos tiene un agujero, una inspección de Sanidad Animal lo encuentra antes que cualquiera.
Verial es un software de gestión para comerciales veterinarias y ganaderas, distribuidores mayoristas de productos zoosanitarios (medicamentos veterinarios, antibióticos, vacunas, antiparasitarios, vitaminas, premezclas, suplementos, piensos medicados) que venden a ganaderos, granjas porcinas, avícolas, vacuno y ovino, cooperativas agrarias, veterinarios rurales y profesionales del sector ganadero. Cubre el ciclo completo: ficha de cliente con C.E.A., libro registro de entradas y salidas de medicamentos, lotes con caducidad y seguimiento del lote hasta el cliente final, multi-tarifa, comisiones a comerciales, datos de la receta electrónica preparados para Urdi y facturación con Verifactu y Factura Electrónica conforme al calendario que marca la Agencia Tributaria.
Cada cliente lleva en su ficha el Código de Explotación Agraria (C.E.A.), la especie principal de la explotación (porcino, vacuno, ovino, avícola, cunícola), el censo aproximado y la ubicación. El C.E.A. se toma automáticamente en los documentos que lo requieren, y la información de explotación viaja con cada operación de venta y dispensación.
Cuando la empresa trabaje con receta electrónica a través de Urdi, Verial permite mantener preparados los datos que la receta requiere —cliente con C.E.A., veterinario prescriptor, medicamento y dosis— para introducirlos sin reconstruirlos desde cero. Urdi asigna la numeración y presenta el documento.
El libro registro documenta cada movimiento de medicamento veterinario: fecha, producto, lote, caducidad, unidades, número de receta cuando aplica, veterinario prescriptor y datos del cliente final. Las entradas se generan desde albaranes y facturas de laboratorio o proveedor; las salidas, desde la dispensación al ganadero, cooperativa o veterinario rural. El libro se exporta a PDF y Excel para inspecciones de Sanidad Animal.
Cada salida de medicamento queda enganchada a su lote concreto. Cuando el laboratorio retira un lote por defecto de fabricación o alerta sanitaria, el sistema permite consultar exactamente a qué ganaderos, cooperativas o veterinarios se vendió ese lote, en qué fecha y en qué cantidad. El seguimiento del lote enlaza la entrada del laboratorio con la salida al cliente a través del libro registro.
El stock de medicamentos se gestiona por lote y caducidad, con lógica FIFO o LIFO según el criterio de la comercial. Cada salida queda enganchada al lote correspondiente, y la rotación del producto refleja la operativa real del almacén.
El catálogo distingue los productos que requieren prescripción veterinaria de los de venta libre mediante el marcado en la ficha del artículo (si se imprime receta y si debe aparecer en el registro de medicamentos). Según ese marcado, el sistema sabe qué producto debe pasar por receta y libro registro y cuál no, en la dispensación.
Cada medicamento veterinario lleva en su ficha los campos del oficio: tiempo de supresión en carne, leche y huevos, dosificación recomendada, vía de administración, restricciones por especie. No es descripción libre: son campos estructurados que viajan a la documentación de dispensación cuando el producto se vende o se receta.
El mismo producto no se cobra igual a un ganadero individual, a una cooperativa, a una granja industrial, a un veterinario rural o a un colaborador profesional. Cada perfil lleva su tarifa pactada, su forma de pago y su circuito de facturación, y el sistema aplica la que corresponde al cliente desde su ficha sin tener que revisar precios manualmente.
El módulo tarifas avanzadas permite definir descuentos por volumen, condiciones comerciales pactadas u ofertas por campaña ganadera, según las reglas configuradas en el sistema, que se aplican al hacer el pedido sin que el comercial tenga que recalcularlo a mano.
El stock se gestiona por almacén: almacén central, almacén regional, furgoneta del comercial, cámara de refrigeración para vacunas y productos termolábiles. Cada ubicación tiene su inventario propio, sus entradas y sus salidas. Lo que sale a la furgoneta del comercial queda registrado como movimiento entre almacenes; al facturar al ganadero descuenta de ahí.
El ganadero pide 50 dosis de vacuna y el almacén tiene 30. El sistema sirve 30 ahora con su albarán parcial y deja las otras 20 como pedido pendiente, que se completa cuando llegue la reposición del laboratorio. El cliente queda servido sin perder el resto del pedido.
Cada cliente lleva asignado el comercial responsable que lo atiende. La asignación queda en la ficha del cliente y permite filtrar por comercial al consultar pedidos, ventas, facturación, cobros y comisiones, sin tener que reconstruir la cartera por memoria.
El comercial que recorre explotaciones puede trabajar con el módulo opcional de movilidad en tablet: recoger pedidos, preparar albaranes de venta y consultar catálogo, precios y stock durante la visita a la granja o la cooperativa. Los datos se sincronizan con el sistema central, así el pedido entra ya cargado para prepararlo en el almacén, sin notas en papel ni doble introducción al volver.
El módulo comisionistas calcula la comisión de cada agente según las reglas que la comercial defina: por venta, por cobro, por margen, por línea de producto. La comisión se liquida al emitir la factura o al cobrarla, según se configure, y cada cierre muestra lo devengado por persona, separando lo facturado de lo cobrado, sin reconstruir la cuenta con una hoja Excel paralela.
El histórico del cliente recoge lo que se le ha vendido a lo largo del tiempo, con producto, fecha, lote, importe y comercial responsable. Permite anticipar la reposición de la próxima campaña ganadera mirando lo que se vendió la temporada anterior, en lugar de esperar a que el ganadero llame.
Cuando procede registrar una devolución comercial, una regularización de stock o un movimiento asociado a un lote retirado, la operación queda documentada mediante los documentos correspondientes, con su efecto en stock y en el registro cuando aplique. El protocolo sanitario o logístico de retirada se gestiona fuera del ERP.
Las facturas se emiten con código QR de Verifactu y los requisitos técnicos correspondientes, y se prepara Factura Electrónica según la modalidad configurada cuando el cliente lo requiere (cooperativas agrarias, administraciones, grandes cuentas). La parte técnica de facturación queda integrada en la operativa diaria, no como un trámite paralelo.
Cooperativas y grandes cuentas suelen pagar a 30, 60, 90 o 120 días. Verial gestiona vencimientos por cliente, cobros parciales, descuentos por pronto pago, entregas a cuenta y remesas SEPA; el cargo lo realiza el banco a partir del mandato firmado. El ranking de clientes por volumen y por márgenes comerciales muestra dónde está el margen y dónde se pelea cada euro.
Llevamos más de 30 años desarrollando software de gestión, y eso significa también saber qué no se debe prometer. Hay piezas del sector que se gestionan fuera del ERP: la integración técnica de envío con la plataforma Urdi (la receta electrónica se emite en Urdi, que asigna numeración y presenta el documento; Verial mantiene preparados los datos que la receta requiere, no el flujo de envío en sí), la trazabilidad de cadena de frío con registro de temperatura y alertas si se rompe la cadena (la cámara refrigerada se gestiona como ubicación de almacén, sin sensor de temperatura integrado), la planificación de rutas comerciales (cada cliente queda asignado a su comercial, pero la ruta diaria del agente la organiza el propio comercial) y la caducidad mínima exigida al laboratorio como campo estructurado del pedido (se anota como observación). Verial sí cubre el ciclo central de la comercial veterinaria y ganadera: ficha del cliente con C.E.A., libro registro de medicamentos, seguimiento de lotes hasta el cliente final, multi-tarifa, preventa en ruta con tablet, comisiones, vencimientos largos, devoluciones documentadas y facturación con Verifactu.
El día a día de una comercial veterinaria mezcla normativa estricta de medicamentos, seguimiento por lote, cobros largos a cooperativa y comisiones a agentes que recorren explotaciones. Cuando cada cliente lleva su C.E.A. y su tarifa, cada lote se puede seguir hasta el cliente al que se le vendió, cada receta sale con sus datos completos y cada comercial liquida sus comisiones según la configuración definida —al facturar o al cobrar—, esa parte del negocio deja de depender de quién esté al teléfono cuando llame el laboratorio con una alerta.
Prueba el programa gratis durante 30 días y comprueba cómo puedes controlar ficha del cliente con C.E.A., libro registro de medicamentos, seguimiento de lotes, multi-tarifa y comisiones desde el primer día, sin lotes que no se sepa a qué cliente se vendieron.
En la ficha de artículos podremos definir tanto medicamentos, como cualquier otro tipo de artículo (zoosanitarios, accesorios para animales, alimentación animal, productos ganaderos, complementos, etc.), independientemente del tipo de IVA que lleve.
Tratándose de medicamentos, la ficha de artículos contiene campos específicos como son: el tiempo de supresión de los medicamentos en carne, leche, huevos… también la dosificación y la duración del tratamiento.
En una segunda solapa de la ficha de artículos, tenemos la posibilidad de elegir si queremos o no que el artículos salga después automáticamente en los registros de medicamentos (tanto de entrada como de salida) y si queremos o no que se imprima receta de ese artículo.
En el momento de definir un artículo, existe un dato llamado perfil, el cuál dirá si ese artículo gestionará o no lotes y caducidades. En el caso de los medicamentos le diremos que sí que utilice el dato de «lotes y caducidades». De ese modo, cuando recibamos un albarán o factura por parte de un proveedor, al introducir el medicamento, el programa nos solicitará que introduzcamos el lote y caducidad del mismo.
Después introduciríamos las unidades recibidas y el precio de compra.
En el momento de vender un medicamento, o artículo marcado para gestionar lotes y caducidades, se dará una circunstancia similar a la compra; una vez llamemos el artículo en la factura, albarán o ticket (factura simplificada), se nos pedirá que indiquemos el lote y caducidad de ese artículo en cuestión, pudiendo haber varios (tantos como hayamos comprado y nos quede stock).
Mencionar que también es posible la automatización en la venta de los medicamentos sin que el programa nos solicite introducir el lote y la caducidad, a través de los métodos F.I.F.O. y L.I.F.O.: FIFO significa que el primer lote en entrar es el primero en salir; LIFO significa que el último lote en entrar es el primero en salir, cuando ese sea el criterio de gestión elegido.
Tenemos una ficha específica para poder introducir los datos de los veterinarios con los que trabajemos, tanto los propios de la empresa, como otros externos. Existe el campo «Número de colegiado», el cual se tomará automáticamente para la emisión de recetas.
La ficha de cliente, consta de varias partes; una sería donde introducimos sus datos principales, como nombre, NIF/CIF, dirección, localidad, teléfono… y en campos auxiliares, veremos, entre otros datos, el CEA, o Código de Explotación Agraria. Éste dato se tomará después automáticamente en las recetas que le emitamos a este cliente.
La ficha de documentos de gestión (facturas, albaranes…) consta de una parte donde se introducen los artículos, tal y como vimos en la imagen anterior, y otra donde se puede especificar el veterinario responsable o prescriptor que constará en las recetas de los medicamentos introducidos en el documento actual.
Una vez guardado, en la parte de abajo del documento tendremos el botón «Imprimir recetas».
En la pantalla que nos abre indicaremos el número de receta correspondiente para la primera receta a imprimir, correspondiente a la numeración que lleve el veterinario implicado en el documento. Dicha numeración se aplicará correlativamente y no podrá repetirse.
Una vez impresa, o visualizada por pantalla, nos sacará 3 recetas similares por cada medicamento: una para el veterinario, otra para el ganadero, y otra para el establecimiento dispensador. Como veremos, ciertos datos se toman automáticamente, como el periodo de supresión, pautas de tratamiento, datos del cliente, el CEA, nº de colegiado del veterinario, datos del establecimiento dispensador, etc., y habrá algunos otros que habrá que rellenar manualmente.
También puede darse la circunstancia que el cliente venga a comprar los medicamentos, pero que traiga ya la/s receta/s expedidas por otro veterinario. En ese caso, y para que ese dato conste después en los registros de salida de medicamentos, debemos reflejarlo en el programa. Esto se haría del siguiente modo: primero se introduce el medicamento que se vende, se selecciona su lote, caducidad y unidades, y después existe un botón mediante el cual pondremos el número de receta y número de colegiado del veterinario.
El programa para comerciales veterinarias y ganaderas genera automáticamente el registro de salida de medicamentos, en base a la emisión de facturas o albaranes, donde estén presentes los medicamentos vendidos, bien sea por veterinarios propios o externos. A continuación mostramos imagen de ejemplo, aunque es posible omitir algunas columnas y añadir otras, ya que dependiendo de quién nos lo exija, nos pedirá una información u otra. Dicho listado también es posible enviar por correo electrónico dentro de un fichero PDF, al margen de poder imprimirlo o visualizar por pantalla.
Al igual que en el registro de salida, el software para comerciales veterinarias y ganaderas también genera automáticamente el registro de entrada de medicamentos, en base a los medicamentos comprados a los proveedores en los albaranes y facturas de compra. También es posible quitar o mostrar otras columnas, en las que por defecto aparecen en el informe.
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