El distribuidor mayorista de productos de higiene profesional trabaja con un público B2B muy concreto: HORECA (hoteles, restaurantes, bares con cocina industrial), comunidades de propietarios y administradores de fincas, oficinas y polígonos industriales, residencias de mayores, hospitales y centros sanitarios, colegios y guarderías, gimnasios y centros deportivos, empresas de limpieza profesional, y administración pública. Catálogo amplio: papel higiénico industrial, papel secamanos, bobinas industriales, dispensadores y recargas (jabón, gel hidroalcohólico, papel), productos de limpieza profesional, bolsas de basura, EPI de higiene (guantes desechables, mascarillas), químicos profesionales, productos para cocina industrial y para baño público. El software de gestión Verial está pensado para ese flujo B2B: unidades auxiliares con la relación configurada entre unidad, caja y palé, multi-tarifa para HORECA, comunidad de vecinos, empresa de limpieza y administración pública, suministro periódico, cuenta abierta y facturación recurrente solo para conceptos o importes periódicos definidos, tablet para el comercial en ruta. Las facturas se emiten con código QR de Verifactu y los requisitos técnicos correspondientes, y se prepara Factura Electrónica según la modalidad configurada cuando el cliente lo requiere.
En la ficha del artículo se registran los datos comerciales habituales (referencia interna, código de barras EAN del fabricante, precio de coste actualizado con cada compra, margen comercial, hasta tres tarifas de venta, familia y subfamilia, proveedor habitual) y todos los datos que la empresa quiera tener delante al consultar o vender.
El catálogo admite cualquier familia sin limitación: papel higiénico industrial (rollo grande, rollo doméstico institucional, papel pliegue Z, mecha continua), papel secamanos (rollo, plegado, intercalado, microgofrado), bobinas industriales y servilletas, dispensadores de baño (papel, jabón, gel hidroalcohólico, secamanos, ambientador) con sus recargas correspondientes, productos de limpieza profesional (lejía, amoníaco, fregasuelos, multiuso, desinfectante, desengrasante, abrillantador), productos para cocina industrial (lavavajillas profesional, detergente máquina, abrillantador, descalcificador), productos para baño público y vestuarios (jabón de manos profesional, gel ducha institucional, ambientadores), bolsas de basura industriales por color y litraje, EPI de higiene (guantes desechables de látex, nitrilo o vinilo, mascarillas, gorros, calzas, batas), y servicios facturables como artículo de servicio (transporte propio, recogida en planta, instalación de dispensador, reposición programada de recargas).
La operativa nuclear del distribuidor B2B: el mismo producto se vende en formatos distintos al mismo cliente o a clientes distintos. Verial permite definir unidades auxiliares con la relación configurada sobre la misma ficha de artículo: «Papel higiénico industrial 2 capas 8 cm × 200 m» tiene unidad base (rollo), unidad auxiliar caja de 12 rollos (factor 12) y unidad auxiliar palé de 60 cajas (factor 720 rollos). «Gel hidroalcohólico 70%» tiene unidad base (envase de 1 L), unidad auxiliar caja de 12 envases (factor 12) y unidad auxiliar garrafa de 5 L como referencia distinta del catálogo.
Cuando el comercial introduce el pedido en cualquier unidad («3 palés de papel higiénico industrial» o «120 cajas» o «1.440 rollos»), el programa aplica esa relación y actualiza el stock que consta en el ERP. El precio puede configurarse por unidad (precio por rollo, por caja, por palé) o derivarse de uno solo. En el albarán y la factura figura tanto el formato servido como la cantidad equivalente, según convenga al cliente para su control.
Una buena parte del negocio del distribuidor de higiene se basa en acuerdos B2B de suministro: algunos con importes fijos mensuales o trimestrales, y otros con pedidos variables que se documentan mediante pedidos o albaranes del periodo. Para los acuerdos con importe periódico definido está disponible el módulo de facturación recurrente (módulo complementario): se configura la facturación periódica del cliente con importe fijo mensual o trimestral y el programa genera los documentos al ejecutar el proceso, sin tener que rehacer el documento cada mes. El módulo no viene en la instalación base, se contrata aparte.
Para el cobro domiciliado de esa cuota recurrente, el módulo de remesas SEPA genera el fichero bancario desde el programa, que después se tramita con el banco según el mandato correspondiente. Cuando existe un importe periódico definido y mandato SEPA, la empresa puede generar los documentos al ejecutar el proceso y tramitar la remesa con el banco.
El distribuidor tiene perfiles de cliente muy distintos. El programa permite asignar hasta tres tarifas base más el módulo de tarifas avanzadas si la empresa necesita más niveles, cubriendo combinaciones como hotel y restauración HORECA (cuenta abierta, factura fin de mes) / comunidad de propietarios o administrador de fincas (cuota mensual fija) / oficina o polígono industrial con consumo regular / residencia de mayores u hospital con suministro periódico o acuerdos de importe fijo cuando proceda / empresa de limpieza profesional que se surte aquí (precio de revendedor, volumen alto) / colegio o guardería (suministro periódico) / gimnasio o centro deportivo / administración pública (FACe). La tarifa se asigna en la ficha del cliente y el programa la aplica automáticamente en cada documento.
También admite descuentos por línea, por pronto pago, por volumen y por campaña a través del módulo de tarifas avanzadas (oferta por palé completo, descuento por volumen de cajas, promoción de marca propia, paquete de equipamiento para apertura de hotel o residencia). Para el cliente B2B recurrente se trabaja con cuenta abierta y facturación a fin de mes: los albaranes del periodo se acumulan y se factura al cierre, con vencimientos largos (30, 60, 90, 120 días).
El stock se gestiona por almacenes (nave central del distribuidor, almacén regulador en segunda sede si la empresa tiene varias delegaciones, almacén de palés preparados para envío, furgoneta de reparto como ubicación de stock si conviene), con movimientos entre almacenes y ubicación física dentro de cada almacén (pasillo, estantería, balda, palé por marca y formato) etiquetada. El asistente de inventarios contempla los movimientos durante el recuento y el inventario rápido por escaneo agiliza el cierre anual.
El sistema permite detectar el stock bajo umbral y trabajar con la reposición a proveedor desde un listado revisable, comparando contra las últimas compras y ventas por artículo. Útil para preparar la reposición de referencias de alta rotación (papel higiénico industrial estándar, jabón de manos profesional, bolsa de basura industrial 100 L) cuando llega cierre de trimestre o pedido grande de cliente HORECA. No es una alerta proactiva que llegue por correo: es una pantalla de consulta que el responsable revisa cuando toca preparar pedido al fabricante o al mayorista.
El distribuidor de higiene trabaja con miles de referencias y los proveedores actualizan tarifas y catálogos frecuentemente. Verial permite mantener el catálogo desde la gestión de artículos, crear nuevas referencias según la operativa de la empresa y actualizar precios o tarifas mediante las herramientas de cambio masivo cuando procede. La empresa revisa la información del proveedor antes de aplicar los cambios en el ERP.
Aclaración importante: la actualización del catálogo no es una sincronización automática en tiempo real con el catálogo del fabricante. La empresa revisa la información recibida del proveedor y actualiza el catálogo o las tarifas en el ERP según la operativa definida.
El comercial del distribuidor que visita hoteles, restaurantes, oficinas, comunidades de propietarios, residencias y hospitales puede contratar el módulo opcional de Tablet Android: en la visita consulta el catálogo de higiene con foto del producto, comprueba el precio actualizado según la tarifa del cliente, recoge el pedido del cliente en su propio local y puede generar documentos comerciales como pedidos o albaranes, según la configuración contratada, y al volver a la nave la tablet se sincroniza con el ERP central. El picking real del material que se sirve a ese pedido se hace después en almacén, contra el ERP central.
Aclaración de alcance: la tablet cubre catálogo y documentos comerciales como pedidos o albaranes desde la visita comercial. No hace gestión fina de stock ni asignación de palé concreto desde el móvil; eso se hace siempre desde el ordenador central del almacén al preparar el envío.
El programa permite enviar la factura, el albarán o el presupuesto por email directamente desde el propio ERP al cliente, adjuntando el documento como PDF, sin tener que abrir un cliente de correo externo. El envío se dispara cuando la persona del programa lo decide (al emitir el documento o al cerrar el pedido), no como aviso proactivo automático sin intervención humana. Útil para clientes B2B con cuenta abierta que reciben la factura del mes por correo electrónico.
El cliente B2B del distribuidor de higiene (HORECA, comunidad, oficina, residencia, hospital, empresa de limpieza) suele trabajar con cuenta abierta y facturación a fin de mes. El ERP cubre ese flujo con facturación por acumulación de albaranes, vencimientos largos, entregas a cuenta y anticipos del cliente. Para cobros domiciliados con mandato SEPA, especialmente cuando exista una cuota periódica definida, el módulo de remesas SEPA genera el fichero bancario desde el programa, que después se tramita con el banco según el mandato correspondiente. Existe también límite de riesgo por cliente que avisa al emitir el documento cuando un cliente B2B supera el descubierto autorizado.
Conversión entre documentos (presupuesto → pedido → albarán → factura), facturas rectificativas y devoluciones vinculadas, múltiples formatos de venta (factura ordinaria, simplificada, proforma), facturas con código QR de Verifactu y Factura Electrónica/FACe según la modalidad configurada cuando el cliente lo requiere (ayuntamiento, hospital público, residencia municipal, colegio público, universidad), y módulo de comisionistas para calcular comisiones comerciales según la configuración definida por la empresa.
El programa contempla los impuestos por territorio: IVA peninsular, IGIC en Canarias e IPSI en Ceuta y Melilla.
Verial genera informes filtrables por rango de fechas, familia, cliente, agente o almacén, exportables a PDF o Excel: ventas por artículo y por familia (papel, dispensadores, química, EPI, bolsas, cocina industrial), ventas por cliente y por agente, ranking de clientes por volumen y márgenes, documentos o conceptos recurrentes cuando consten en los modelos disponibles, listados de stock con detalle por almacén, históricos de compra al fabricante o mayorista, listados de operaciones con terceros, e informes de rotación que identifican la referencia de alta y baja salida.
El ERP es muy configurable: campos auxiliares en ficha de artículo y de cliente (útiles para registrar dimensiones, gramaje del papel, capas, capacidad en litros, marca, gama profesional o doméstica), accesos directos personalizables, configuración del comportamiento de los documentos, etiquetas imprimibles configuradas según el modelo definido, múltiples direcciones de envío por cliente (sede del cliente, sucursales de la cadena hotelera, planta del polígono, varias direcciones de la comunidad o de la administración de fincas), trabajo en red multi-usuario y acceso remoto desde varios puestos, adjuntar ficheros externos enlazados (ficha técnica del fabricante, ficha de datos de seguridad del producto químico recibida del proveedor, contrato firmado con cliente) desde su ubicación en el ordenador, e histórico de operaciones registradas consultable.
El programa funciona solo en España y se adapta a la modalidad configurada para Verifactu y Factura Electrónica.
Para que la elección sea informada, conviene aclarar el perímetro. Verial no genera ni mantiene documentación técnica-regulatoria de producto químico, como fichas de datos de seguridad, etiquetado CLP, documentación REACH o registros de biocidas; esa documentación la aporta el fabricante o proveedor y Verial permite enlazarla como fichero externo desde su ubicación en el ordenador. No se integra con plataformas oficiales (ECHA, registros oficiales de biocidas o plataformas del Ministerio de Sanidad), ni gestiona la trazabilidad regulatoria del biocida desinfectante.
Verial no se sincroniza automáticamente con catálogos de marca del sector (Diversey, Ecolab, Tork, Kimberly-Clark, Papelmatic, Bunzl, ICA, Saro) ni con marketplaces sectoriales (Bunzl Online, Manutan u otros portales B2B del sector), aunque sí permite crear y actualizar artículos o tarifas desde la operativa del ERP, incluyendo cambios masivos cuando procede. No planifica reparto ni rutas con calendario gráfico ni mapa tipo Gantt, no geolocaliza al comercial ni al repartidor, no tiene portal del cliente para autoconsulta de pedidos abiertos, no envía avisos proactivos automáticos por correo o SMS sin intervención de la persona, no incluye gestión de alquiler de dispensadores con devolución y mantenimiento periódico facturado por tiempo, y no incluye tarjeta de fidelización con sistema de puntos.
Si la empresa es una droguería de barrio que vende productos de limpieza, higiene personal y química menor al consumidor final particular en mostrador, el sector hermano que mejor encaja es Droguerías. Si la empresa se dedica específicamente a fabricar o distribuir detergentes y jabones como producto especializado (no a una gama amplia de higiene profesional B2B con papel, dispensadores y EPI), el sector hermano que mejor encaja es Detergentes y Jabones. Y si la actividad principal es limpieza profesional como servicio (la empresa va a limpiar oficinas con sus operarios, no vende los productos al cliente), Verial cubre la parte comercial y de facturación pero no la planificación de operarios de limpieza en cliente; conviene mirar software técnico especializado de servicios de limpieza.
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Con el programa de gestión para empresas de distribución de productos de Higiene, tendrá toda la capacidad necesaria para introducir tantos artículos como necesite. Esto es especialmente valioso en un sector donde el catálogo puede incluir cientos de productos: detergentes, desinfectantes, artículos de higiene personal, productos de limpieza para hostelería, material de droguería y un largo etcétera.
En cada ficha de artículo podrá determinar un gran número de detalles: precio de coste, margen comercial, múltiples tarifas de precio de venta diferenciadas por tipo de cliente, categoría o familia de producto, proveedor, fabricante, y los stocks mínimos y máximos por almacén para consultar las referencias que constan por debajo del umbral. Esta funcionalidad ayuda a preparar la reposición de referencias de alta rotación como lejías, jabones o papel higiénico.
El software permite gestionar varios almacenes simultáneamente, controlando el stock de forma independiente en cada ubicación y consultando en todo momento las existencias que constan en cada ubicación. Además, cada artículo dispone de una solapa de imágenes donde añadir fotografías del producto, lo que resulta muy práctico tanto para los usuarios del punto de venta como al consultar el catálogo.
Algo muy práctico es la posibilidad de trabajar con unidades auxiliares —cajas, packs, palés— diferenciando la unidad de compra de la de venta con la relación configurada, algo habitual en distribución de higiene profesional. El sistema también gestiona códigos de barras en múltiples formatos (EAN-13, EAN-8, GTIN), permitiendo agilizar las entradas de mercancía y las ventas escaneando directamente el producto.
Desde la ficha se pueden emitir etiquetas de artículo, consultar el historial de últimas compras y ventas por referencia, y aplicar cambios masivos de precios o tarifas cuando proceda. Todo lo que requiere un software de gestión profesional para empresas de distribución de productos de Higiene.
El software ERP de gestión para empresas de distribución de productos de Higiene Verial le permite crear tantas fichas de proveedores como desee: fabricante, distribuidor mayorista, trabajador autónomo, proveedor de servicios o acreedor. Una clasificación fundamental cuando se trabaja con múltiples suministradores de detergentes, productos desinfectantes, artículos de limpieza profesional o higiene personal.
Podrá completar los datos básicos con otros datos adicionales como métodos de pago, periodicidades de vencimiento, diferenciar entre dirección fiscal, comercial y de envío, enlazar ficheros externos, información de horarios y personas de contacto. También es posible configurar descuentos por defecto para cada proveedor y definir si los portes son pagados, debidos o a recoger en almacén, dato que puede quedar registrado en los documentos de compra, ayudando a revisar los gastos de transporte.
El software de Verial para empresas de distribución de productos de Higiene cuenta con múltiples opciones en cuanto a la gestión con proveedores, pudiendo realizar todo tipo de documentos: crear pedidos de compra y enviarlos directamente a través del programa, recibir y registrar albaranes de entrada de mercancía, registrar facturas recibidas, realizar presupuestos y gestionar devoluciones de mercancía cuando proceda.
El registro de facturas recibidas permite consultar los pagos pendientes y sus vencimientos registrados. Desde el módulo de confirmación rápida de múltiples pagos, es posible confirmar varios pagos de forma ágil, sin entrar factura por factura.
Además, con el programa para empresas de distribución de productos de Higiene se puede preparar la reposición de mercancía mediante propuestas de pedido revisables —pedidos a proveedor— en base a artículos que estén por debajo del stock mínimo configurado, o en base a las ventas realizadas en un periodo determinado, quedando la propuesta a revisión antes de confirmar el pedido. Esto resulta especialmente útil para gestionar referencias de alta rotación como papel, jabones o productos de limpieza industrial.
El software de gestión para empresas de distribución de productos de Higiene Verial le facilita poder crear tantas fichas de clientes como desee. A través de distintas solapas, podrá ir completando toda la información adicional que considere oportuna: formas de cobro y periodicidad de vencimientos, descuentos en línea y por pronto pago, tarifa de precios asignada a cada cliente según su canal —particular, empresa, hostelería, supermercados, distribuidores—, añadir direcciones comercial, fiscal y de envío por separado, enlazar ficheros externos, y tener en definitiva una revisión de los movimientos de sus clientes.
Esta distinción de tarifas es especialmente valiosa en el sector de higiene, donde es habitual trabajar con precios diferenciados según si el comprador es un particular, una residencia, una empresa de limpieza profesional o un canal de distribución. El programa permite configurar esta estructura de tarifas directamente en cada ficha de cliente, aplicándola de forma automática en cada documento generado.
Nuestro software de gestión para empresas de distribución de productos de Higiene cuenta con acceso a todo tipo de documentos de gestión para clientes: realizar presupuestos, crear pedidos y albaranes, emitir facturas, devoluciones, facturas simplificadas o tickets. Desde el área de clientes también se gestiona el registro de facturas emitidas, y el programa emite facturas con código QR de Verifactu y prepara la Factura Electrónica según la modalidad configurada cuando corresponde.
Podrá llevar el ciclo documental de la venta desde su inicio: enviar presupuestos, convertirlos en pedidos, emitir albaranes de entrega y cerrar la operación mediante facturas o facturas simplificadas. El sistema también gestiona los mandatos SEPA para adeudos domiciliados que se tramitan con el banco y la confirmación rápida de múltiples cobros, permitiendo confirmar varios cobros de forma ágil, sin entrar uno a uno.
También desde este área tendrá acceso a un gran número de informes tanto de cobros como de ventas, con múltiples filtros por cliente, fecha, zona o agente comercial, con el fin de revisar la actividad comercial y los márgenes según los modelos disponibles con este eficiente software de gestión para empresas de distribución de productos de Higiene.
Con el software ERP de gestión para empresas de distribución de productos de Higiene podrá generar una amplia variedad de informes, permitiendo una revisión de todas las gestiones realizadas. El sistema ofrece informes de clientes, proveedores, cobros y pagos (pendientes o realizados), así como informes de ventas y de artículos, con múltiples filtros y distintos modelos disponibles.
Una vez generados, los informes pueden visualizarse, imprimirse, exportarse a Excel o guardarse en PDF, facilitando su consulta, almacenamiento y compartición con el equipo o la asesoría. Los documentos de gestión (presupuestos, facturas) sí pueden enviarse por correo al cliente desde la aplicación.
El programa de gestión para distribuidores de productos de Higiene permite obtener estadísticas de ventas y compras con un buen nivel de detalle: listados por artículo o por categoría de producto, comparando períodos para revisar tendencias de consumo, con el margen comercial por referencia o familia, analizando ventas por día de la semana u hora del día, o desglosando resultados por zona geográfica y por agente comercial. Esta información ayuda a revisar qué líneas de producto —limpieza profesional, higiene personal, desinfección— aportan mayor margen y cuáles conviene revisar en precio o estrategia.
En cuanto al control de stock, los informes permiten consultar las existencias que constan por almacén, identificar artículos con rotación baja que inmovilizan capital, consultar referencias que constan por debajo del stock mínimo, y listar los productos más vendidos por cliente o proveedor. Para empresas que gestionan catálogos amplios de productos de higiene y limpieza, este nivel de revisión ayuda a preparar y revisar las compras y la reposición.
Dispone también de informes de tesorería: previsión de cobros y pagos, resumen de vencimientos pendientes, registro de operaciones detallando impuestos y datos para el modelo 347, facilitando el trabajo con la gestoría y la revisión de las obligaciones fiscales del negocio.
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