Una pequeña empresa de vending reparte su género entre máquinas repartidas por oficinas, gimnasios o naves: cada una con su stock, su recaudación y su reposición. Llevar en papel qué hay en cada máquina, qué se ha vendido y qué toca reponer se complica en cuanto hay unas cuantas; ordenar esa parte administrativa ayuda a revisar el stock registrado y la facturación.
El software para empresas de vending de Verial es un ERP de gestión comercial con TPV pensado para la pequeña empresa operadora de máquinas expendedoras: control del stock de cada máquina, reposición desde el almacén central, recaudación y facturación. Está adaptado a Verifactu y a la Factura Electrónica según la modalidad configurada, para que autónomos y empresas del sector preparen y emitan sus facturas desde el programa.
Verial gestiona cada máquina expendedora como un almacén independiente. El programa permite consultar el stock que consta registrado en cada máquina, además del que consta en el almacén central, según los movimientos de almacén realizados.
Para llenar una máquina, el programa registra un movimiento de almacén: del almacén central salen los productos que se llevan a la máquina X, que los recibe como entrada. Así cada movimiento de reposición queda registrado y actualiza el stock que consta en cada almacén con las unidades introducidas en el movimiento.
Cuando se revisa una máquina, pueden registrarse las ventas mediante el documento que corresponda —factura, factura simplificada o albarán—, que procesa el stock de esa máquina. Después, una nueva reposición puede registrarse mediante otro movimiento de almacén. Los movimientos y documentos registrados quedan disponibles para su consulta, máquina por máquina.
El programa registra las compras de producto a proveedores y mayoristas: pedidos enviados desde el propio programa, recepción de albaranes comparada contra el pedido y la misma referencia en varios proveedores con su coste comparativo. Los avisos relacionados con el stock configurables en la ficha del artículo permiten preparar una propuesta de pedido revisable a partir del stock mínimo configurado o de las ventas registradas, sin reposiciones automáticas a ciegas.
El programa lleva el control de la recaudación registrada y de los cobros y pagos pendientes, con arqueo y cierre de caja. Para el vending desatendido en empresas o comunidades con las que se factura periódicamente, contempla la cuenta abierta y la facturación agrupada que reúne los albaranes pendientes en una factura según la operativa disponible para cada cliente.
El programa admite varias series de facturación y permite consultar los informes disponibles sobre ventas, stock, cobros y pagos pendientes, según los modelos y filtros disponibles, exportables a PDF y Excel para preparar la información del negocio y entregarla a la gestoría. La gestión que cubre Verial es comercial; para la contabilidad, la información puede facilitarse a la gestoría o asesoría.
El programa está adaptado a Verifactu y a la Factura Electrónica según la modalidad configurada, para preparar y emitir las facturas correspondientes desde el programa. Permite emitir facturas ordinarias y facturas simplificadas.
Verial gestiona el negocio de vending por el método de almacenes: no se conecta con las máquinas expendedoras. No tiene telemetría ni lectura remota de ventas, no recibe el stock ni la recaudación automáticamente desde la máquina y no se integra con los sistemas de pago de la máquina; el operador registra los movimientos de reposición y las ventas en el programa. Tampoco planifica ni optimiza rutas de reposición. Por eso está pensado para pequeñas empresas de vending con un parque reducido de máquinas, gestionadas con el control de almacenes y movimientos, y no para grandes operadores con parques amplios de máquinas conectadas que requieran una plataforma de telemetría.
¿Quiere ver cómo encaja en su empresa de vending? Pruébelo gratis y compruebe cómo Verial ordena el stock de cada máquina, la reposición y la facturación en un solo programa.
Con el programa de gestión para pequeñas empresas de Vending, podrá dar de alta los artículos que necesite en el catálogo de productos de sus máquinas expendedoras.
En cada ficha de artículo podrá determinar un gran número de detalles útiles para el control de inventario en negocios de Vending: precio de coste, margen comercial, y distintas tarifas y condiciones comerciales según la configuración utilizada, que podrá asignar a los clientes correspondientes según la configuración utilizada. También podrá indicar el proveedor y fabricante del producto, así como la categoría o familia a la que pertenece, facilitando la organización de su catálogo de snacks, bebidas, café y otros consumibles.
El software ERP para empresas de Vending permite gestionar el stock por múltiples almacenes —recordemos que cada máquina puede gestionarse como un almacén independiente—, configurando niveles de stock mínimo y máximo para cada uno de ellos. Cuando un artículo cae por debajo del mínimo establecido, el programa puede avisar según la configuración y facilita preparar una propuesta de pedido a proveedor revisable, basada en artículos con stock por debajo del mínimo o en las ventas registradas de un periodo determinado, que el responsable revisa antes de generar el pedido.
Algo muy práctico para la operativa diaria de un negocio de Vending es la posibilidad de asignar un código de barras a cada artículo, agilizando la identificación en almacén y ayudando a evitar confusiones entre productos similares. El programa admite formatos como EAN-13 y EAN-8, y asigna un código automático a los artículos que no disponen de uno. También permite incluir fotografías de cada artículo para un mejor reconocimiento visual del producto, algo útil para el reconocimiento visual en la gestión interna y, cuando proceda, en el catálogo comercial del módulo de tablet.
La información registrada permite revisar ventas, compras y movimientos de stock según los modelos y consultas disponibles, lo que ayuda a revisar qué productos reponer. Además, el sistema permite emitir etiquetas según el modelo definido y configurar campos auxiliares para adaptarse a las particularidades de cada negocio de distribución automática. Una gestión de artículos adaptada a su negocio de máquinas de Vending.
El software Verial para gestionar empresas de Vending le permite crear las fichas de proveedores que necesite: fabricante, distribuidor mayorista, proveedor de servicios, acreedor, transportista, etc. Cada ficha puede clasificarse por tipo, lo que facilita su organización y consulta dentro de la operativa disponible.
Podrá completar los datos básicos con información adicional muy útil para el día a día: métodos de pago, vencimientos, días de pago, descuentos por defecto aplicables en línea o por pronto pago, y diferenciar entre dirección fiscal, comercial y de envío. También es posible registrar personas de contacto, horarios, teléfonos y páginas web del proveedor, y enlazar ficheros externos desde su ubicación en el ordenador o en la red de la empresa, según la configuración utilizada.
La aplicación permite trabajar con los documentos de compra habituales: crear pedidos y enviarlos directamente a través del programa, recibir albaranes, registrar facturas recibidas, emitir presupuestos de compra y gestionar devoluciones. Los documentos de compra registrados quedan vinculados a cada proveedor y disponibles para su consulta, facilitando revisar lo que se ha pedido, recibido y pagado.
Además, con el programa para gestionar pequeñas empresas de Vending se puede trabajar con una propuesta de pedido a proveedor revisable: el sistema prepara una propuesta basada en los artículos que están por debajo del stock mínimo establecido o en las ventas registradas durante un periodo determinado; el responsable la revisa y valida antes de generar el pedido. Esto ayuda a revisar las necesidades de reposición del almacén central.
El control de pagos a proveedores: podrá revisar qué facturas están pendientes, cuáles constan abonadas y cuáles tienen vencimiento próximo. La función de confirmación rápida de múltiples pagos permite revisar y confirmar varios vencimientos mediante la operativa disponible. El sistema también permite configurar los tipos de portes por proveedor —pagados, debidos o recogida en almacén—, para que se apliquen en los documentos de compra.
El software de gestión para pequeñas empresas de Vending permite crear fichas de clientes con la información necesaria para gestionar cada empresa o entidad a la que se suministran productos, así como sus direcciones de entrega cuando proceda: datos fiscales (CIF, NIF, dirección fiscal y de entrega), método de cobro, periodicidad, tarifa asignada y límite de riesgo. Podrá registrar también notas y datos auxiliares relacionados con la operativa comercial de cada cliente.
Cada ficha admite la asignación de una tarifa diferenciada según la configuración utilizada, con las condiciones de precio y descuento que correspondan a cada cliente. Además, permite configurar descuentos por defecto en línea o por pronto pago, que se aplican en los documentos según la configuración. El programa ERP para empresas de Vending también permite asignar un agente comercial a cada cliente para la gestión de comisiones comerciales según la operativa definida, y establecer un importe de riesgo: al crear o emitir un documento, el programa avisa si el cliente supera el importe establecido.
El software para gestión de máquinas de Vending permite trabajar con los documentos comerciales habituales: facturas ordinarias, facturas simplificadas o tickets, facturas rectificativas, albaranes, pedidos, presupuestos y devoluciones. Los documentos quedan vinculados al cliente y disponibles para consultar el historial de documentos y operaciones comerciales registrados de cada cliente.
La gestión de cobros y vencimientos: podrá revisar los vencimientos pendientes y los registrados, y utilizar la función de confirmación rápida de múltiples cobros para revisar y confirmar varios vencimientos mediante la operativa disponible. Para clientes con cobro domiciliado, el sistema permite la gestión de mandatos SEPA y la generación de remesas de cobro para tramitar los adeudos con el banco según el mandato correspondiente.
Cuando existan conceptos fijos de facturación periódica, el programa de gestión comercial para Vending contempla el módulo de facturación recurrente para los contratos con cuotas periódicas. El programa está adaptado a Verifactu según la modalidad configurada, para preparar y emitir las facturas correspondientes desde el programa.
El programa de gestión para pequeñas empresas de Vending dispone de un módulo de informes y estadísticas que permite revisar la actividad registrada del negocio según los modelos y filtros disponibles.
En el apartado de estadísticas de compras y ventas, los modelos disponibles permiten revisar la actividad registrada y comparar periodos cuando el modelo correspondiente lo permita. También permiten consultar el margen comercial según los modelos y filtros disponibles.
Los modelos disponibles permiten revisar los documentos comerciales y los movimientos de almacén registrados según los filtros disponibles, facilitando la consulta de la mercancía que consta trasladada entre el almacén central y los demás almacenes configurados.
Los informes de stock permiten consultar las existencias y los movimientos registrados por almacén según los modelos disponibles. Esta información sirve de apoyo para revisar los inventarios introducidos por el operador.
Desde el módulo de informes se puede acceder además a listados fiscales como el resumen de impuestos, el registro de operaciones con detalle de IVA, los datos útiles para preparar o revisar el modelo 347 y los listados de vencimientos de cobros y pagos según las fechas registradas, facilitando el trabajo con la gestoría o asesoría. Los informes pueden acotarse con los filtros disponibles según cada modelo y exportarse a PDF y Excel.
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