Una boda que pasa de 200 a 180 comensales tres días antes y obliga a rehacer pedidos. Un comedor de empresa con albarán diario y factura mensual que cuesta cuadrar al final del mes. Un evento corporativo donde el cliente añade dos rondas de barra libre sobre la marcha y nadie sabe luego a qué precio facturarlas. En catering, lo que no queda anotado en el momento se pierde, y lo que se pierde sale del margen del evento.
Verial es un software para empresas de catering y un ERP de catering pensado para empresas que organizan banquetes, bodas, comuniones, eventos corporativos y servicios a domicilio, así como para catering industrial y colectividades (comedores de empresa, escolares, residencias) cuando las necesidades operativas no requieren planificación de producción industrial avanzada. Cubre presupuesto detallado por evento, pedidos a proveedores a partir de los menús contratados, almacén con lotes y caducidades, composición de menús, facturación y documentos vinculados a cada evento, con Verifactu y Factura Electrónica incorporados conforme al calendario que marca la Agencia Tributaria.
Presupuesto, pedido, albarán y factura de un mismo evento quedan relacionados entre sí. Cada documento puede asignarse a un centro de coste y llevar un título o referencia que identifica la boda o el servicio corporativo al que pertenece, de modo que los documentos y materiales de cada evento se mantienen agrupados y consultables. Dentro de cada albarán o factura puede verse el margen comercial de ese documento, sin esperar al cierre para saber cómo va el evento.
Menú adulto, menú infantil, menú vegetariano, bebida durante la comida, barra libre por horas, alquiler de mantelería, personal de sala, montaje y desmontaje. Cada concepto entra como línea propia en el presupuesto, con su precio unitario o por comensal y su descripción. Si el cliente confirma solo una parte (menú y bebida) y deja pendiente otra (barra libre, animación), los conceptos aceptados pasan al pedido y el resto se mantiene en el presupuesto para cerrarlo más adelante, sin rehacer el documento desde cero.
El cliente baja de 200 a 180 comensales tres días antes, añade un menú especial para alérgico o pide dos camareros más para el corte de tarta. El presupuesto, el pedido, el albarán o la factura pueden actualizarse según corresponda, y los documentos fechados del evento permiten revisar qué se presupuestó, qué se confirmó y qué terminó facturándose.
Los menús se montan como artículos compuestos: un menú adulto agrupa los platos que lo forman y se vende como conjunto al cliente. La composición sirve para tener catálogo claro de oferta y precio, y para presentar el desglose en presupuesto cuando el cliente lo pide. Para los ingredientes finos plato a plato (gramaje exacto, salsa, guarnición), las recetas se gestionan en cocina con apoyo del catálogo, no como escandallo automático.
Cada plato o artículo puede llevar campos auxiliares para registrar sus alérgenos (gluten, leche, frutos secos, crustáceos, sulfitos, etc.), ingredientes u otros datos alimentarios que la empresa necesite consultar. Cada catering configura los campos que necesita según su carta y su público (escolar, hospital, evento social), sin que el programa sustituya la revisión legal o sanitaria que corresponda.
Las entradas de pescado fresco, carne, lácteos y demás producto perecedero se registran como lote con su fecha de caducidad. Al sacar un género gestionado por lotes, el programa muestra los lotes disponibles para elegir el que corresponda, y permite consultar cuáles están próximos a su fecha de caducidad para darles salida antes. La valoración del stock admite el método FIFO, de forma que el coste de la salida se calcula con las entradas más antiguas. El seguimiento de los lotes queda asociado a las entradas y salidas registradas, para poder responder ante una incidencia o una reclamación.
El catering vende a precios distintos según a quién: tarifa concursal para licitación de comedor escolar, tarifa pactada para comedor de empresa, precio normal para evento privado, tarifa preferente para colaborador habitual. Verial permite tener varias tarifas activas y aplicar la correspondiente al cliente desde su ficha.
Comedor de empresa que recibe albarán diario y factura una vez al mes. Comedor escolar que cierra factura semanal o mensual según concierto. Verial agrupa los albaranes del periodo y emite la factura única con el desglose por día, plato o servicio, según se configure. La operativa diaria sigue siendo ligera, la facturación queda ordenada al cierre.
Una boda o un evento corporativo se cobra por fases: señal al firmar contrato, porcentaje a 30 días vista, resto al cierre del servicio. Verial gestiona las entregas a cuenta del cliente y los vencimientos por fecha, y con el módulo correspondiente genera la remesa SEPA de los cobros domiciliados; el cargo lo realiza el banco a partir del mandato. El servicio avanza y el control financiero avanza en paralelo.
Personal de sala, maître, animación, alquiler de mantelería, montaje del salón, desmontaje, transporte, decoración. Cada servicio se da de alta como concepto facturable y entra como línea propia en el presupuesto, albarán o factura, con su precio y su descripción. El cliente recibe un documento donde se ve qué pagó por cada bloque del servicio, no un total opaco.
El módulo opcional de movilidad permite trabajar con tablet en operativas de preventa o autoventa: tomar pedidos, registrar consumos extras como líneas de venta, preparar albaranes y consultar información comercial necesaria durante el servicio. Así, las ampliaciones de menú, rondas adicionales o extras contratados no dependen de una libreta aparte.
Para empresas de catering con punto de venta propio, take-away o servicio en local, el TPV táctil permite cobrar en mostrador con ticket o factura simplificada, gestionar arqueos de caja por turno y diferenciar canales de venta. La actividad de mostrador y la de evento conviven en el mismo sistema sin doble introducción.
Las facturas se emiten con el código QR de Verifactu y los requisitos técnicos correspondientes, y se preparan en formato Factura Electrónica según la modalidad configurada y conforme al calendario que marca la Agencia Tributaria. La parte técnica de facturación queda integrada en el propio flujo de trabajo, sin software adicional ni traspasos manuales a otra herramienta.
Ranking de clientes por volumen, comparativa de márgenes comerciales entre tipos de evento (boda, corporativo, comedor, escolar) e histórico de operaciones por temporada. Verial muestra los números, la persona del catering decide qué tipo de servicio empujar, qué cliente cuidar más y qué proveedor renegociar.
Llevamos más de 30 años desarrollando software de gestión, y eso significa también saber qué no se debe prometer. Hay funciones específicas del sector que se gestionan fuera del ERP: el libro APPCC oficial, el Registro Sanitario RGSEAA, la vinculación automática entre lote de proveedor, elaboración y evento servido (el seguimiento existe a nivel de registro, no como cadena automática), el escandallo de dos niveles plato-ingredientes-menú, el control de horas reales del personal por evento, y la planificación de producción industrial avanzada para cocinas centrales de gran volumen. Verial sí cubre el ciclo central del catering profesional: presupuestos por comensal con desglose, modificaciones de última hora, composición de menús, generación de pedidos a proveedor a partir de los menús de los eventos, alérgenos como campo auxiliar, lotes con caducidad y valoración FIFO, multi-tarifa, facturación por acumulación de albaranes, cobros a cuenta, servicios facturables, tablet para documentos de venta, TPV, Verifactu y Factura Electrónica, contabilidad y reporting.
Si pierdes margen porque cada modificación de última hora pasa por una libreta distinta, porque el comedor de empresa cierra el mes y nadie sabe cuántos extras se sirvieron, porque al cierre de la boda hay rondas que nunca llegaron a la factura, no es un problema de esfuerzo del equipo: es un problema de herramienta.
Prueba el programa gratis durante 30 días y comprueba cómo puedes controlar presupuestos por comensal, modificaciones de última hora, alérgenos registrados en ficha, multi-tarifa por cliente, facturación por acumulación y Verifactu desde el primer día, sin volver a perder de vista qué se sirvió, qué se cobró y a qué evento pertenece.
El software de gestión para catering le permite crear una base de datos completa e ilimitada de todos los productos, ingredientes, menús, bebidas y servicios que ofrece su empresa. Tendrá toda la capacidad necesaria para introducir tantos artículos como necesite: desde ingredientes básicos para cocina, productos elaborados, platos preparados, menús completos para eventos, hasta servicios adicionales como personal de sala, decoración o alquiler de equipamiento.
En cada ficha de artículo para catering, podrá determinarse un gran número de detalles esenciales para el sector: precio de coste que puede actualizarse a partir de las compras según la configuración, distintas tarifas de precio adaptadas a cada cliente o tipo de servicio, margen comercial por artículo, categorización por familia de productos (entrantes, platos principales, postres, bebidas), clasificación por proveedor habitual, fabricante o distribuidor especializado, y control de stock con mínimos y máximos especialmente importante para productos perecederos y de temporada.
El sistema permite gestionar productos con fecha de caducidad, fundamental en el sector de la alimentación y el catering, registrando los lotes en las entradas y permitiendo consultar los que se aproximan a su fecha límite de consumo para darles salida antes. También facilita el seguimiento de lotes asociado a las entradas y salidas registradas, y permite establecer relaciones entre artículos simples y platos compuestos o menús completos, obteniendo una referencia de coste de cada menú a partir de los componentes definidos en su composición.
Algo especialmente práctico y diferencial para empresas de catering es la posibilidad de incluir fotografías profesionales de sus platos, menús y montajes de eventos para completar las características y facilitar el mejor reconocimiento visual del producto. Esta presentación de imágenes le resultará muy cómoda tanto para los usuarios internos que preparan presupuestos, como para mostrar opciones atractivas a clientes potenciales durante la contratación de servicios, y especialmente útil para el personal del punto de venta o TPV durante eventos, ferias gastronómicas o servicios de buffet donde necesitan identificar rápidamente los platos disponibles.
Además, el software permite imprimir etiquetas con los datos disponibles en la ficha del artículo o en el modelo de etiqueta configurado (alérgenos, ingredientes, fechas de elaboración y caducidad), tanto para almacenamiento interno como para presentación al cliente final, sin sustituir la revisión legal o sanitaria que corresponda al etiquetado alimentario. También genera informes de compras y ventas por artículo, permitiendo analizar qué menús o platos tienen mayor demanda, cuáles ofrecen mejor margen, y preparar los eventos futuros en función del histórico de consumos.
El software de gestión Verial para empresas de catering le facilita poder crear fichas ilimitadas y detalladas de clientes adaptadas a las particularidades del sector de eventos y celebraciones: clientes particulares que contratan servicios puntuales (bodas, comuniones, bautizos, aniversarios), empresas que requieren catering corporativo recurrente (reuniones, convenciones, presentaciones de productos), agencias de eventos que subcontratan servicios de catering, organizadores de congresos, asociaciones culturales, instituciones públicas, y cualquier otro tipo de cliente que demande servicios de restauración para celebraciones.
A través de distintas pestañas organizadas intuitivamente, podrá ir completando toda la información adicional que considere oportuna para una gestión profesional: configuración personalizada de formas de cobro según tipo de cliente (anticipos para particulares, crédito para empresas habituales, domiciliación bancaria cuando se utilice el módulo correspondiente), periodicidad de facturación adaptada a servicios continuos, aplicación de descuentos en línea para clientes corporativos habituales, asignación de tarifas diferenciadas según tipo de cliente o de evento, añadir múltiples direcciones diferenciando entre dirección fiscal, comercial y ubicaciones de celebración de eventos (hoteles, fincas, jardines, restaurantes propios o locales alquilados), añadir imágenes de eventos anteriores realizados para el cliente, enlazar documentos como menús personalizados o especificaciones de montaje en forma de ficheros externos desde su ubicación, y obtener distintos informes en cuanto a las ventas por cliente, operaciones de cobro pendientes y realizadas, historial de eventos celebrados, saldos actualizados, y análisis de márgenes comerciales por tipo de cliente. Todo esto permite tener un completo control de los movimientos comerciales y preferencias de sus clientes de catering.
Nuestro software especializado de gestión para empresas de catering cuenta con acceso directo y ágil a todo tipo de «Documentos de Gestión» específicos para clientes del sector eventos: realizar presupuestos detallados y personalizados con desglose completo de menús, número de comensales, bebidas incluidas, personal de servicio, alquiler de mobiliario y equipamiento, crear pedidos confirmados tras la aceptación del cliente, emitir albaranes de entrega de servicios ejecutados, generar facturas completas con todos los conceptos del evento, preparar abonos o rectificaciones cuando haya servicios no prestados o modificaciones de última hora, y emitir facturas simplificadas o tickets para servicios rápidos de menor importe, agilizando todas las operaciones comerciales del día a día.
Podrá llevar un registro completo de cada encargo de evento a través de la cadena de documentos, desde su inicio hasta la finalización: enviar presupuestos profesionales con fotografías de propuestas de menús y montajes, convertirlos en pedidos confirmados una vez aceptados por el cliente, gestionar modificaciones de menús o número de asistentes hasta días antes del evento, emitir albaranes durante la celebración del evento para registrar servicios extras no contemplados inicialmente, y terminar el ciclo completo con la emisión de facturas finales ajustadas a lo servido y documentado, incluyendo cargos adicionales o descuentos aplicados. El sistema permite hacer seguimiento detallado de cada evento contratado, añadir anotaciones sobre preferencias del cliente, alergias de invitados, restricciones alimentarias, o realizar cambios de menús y cantidades de forma controlada.
También desde esta área de clientes, tendremos acceso a un gran número de informes especializados tanto de cobros como de ventas, con el fin de llevar un completo registro de la actividad de cada cliente: análisis de facturación por tipo de evento (bodas, eventos corporativos, celebraciones familiares), evolución de contrataciones a lo largo del tiempo, identificación de los clientes con mejores márgenes, consulta de los pendientes de cobro y de los vencimientos próximos, y estadísticas de los clientes que repiten servicios de catering, todo ello con este eficiente software de gestión especializado para empresas de catering.
El software de gestión Verial para empresas de catering le permite crear fichas ilimitadas y detalladas de proveedores especializados adaptadas a las necesidades específicas del sector de la alimentación y eventos: distribuidores mayoristas de productos frescos, proveedores de bebidas y licores, fabricantes de productos elaborados, suministradores de materias primas, proveedores de equipamiento hostelero, empresas de alquiler de menaje, y acreedores diversos relacionados con la actividad de catering.
Podrá completar los datos básicos con información adicional fundamental para la gestión eficiente de proveedores de alimentación: métodos de pago adaptados a cada proveedor (transferencia, pagarés, confirmación bancaria), configuración de vencimientos personalizados según acuerdos comerciales, gestión de tipos de portes diferenciados (pagados, debidos o recoger en tienda del proveedor), lo cual resulta especialmente útil para distribuidores de productos perecederos que requieren transporte refrigerado. También puede diferenciar claramente entre dirección fiscal, comercial y de envío, enlazar ficheros relevantes como certificaciones sanitarias o fichas técnicas de productos en forma de ficheros externos desde su ubicación, registrar información de horarios de entrega, y mantener un registro completo de personas de contacto en cada proveedor.
El programa ERP de Verial para empresas de catering cuenta con múltiples opciones avanzadas en cuanto a la gestión con Proveedores del sector alimentación, pudiendo realizar todo tipo de documentos comerciales: generar los pedidos a proveedor de los artículos de los menús de los eventos próximos y enviarlos directamente por email desde el propio programa, recibir albaranes de mercancía con registro de fechas de caducidad, registrar facturas recibidas con asignación de gastos por categorías (alimentación, bebidas, servicios) según la configuración, e incluso permite realizar presupuestos comparativos entre proveedores y gestionar devoluciones de productos en mal estado o no conformes.
Además, con el software especializado para empresas de catering, se puede preparar la reposición de mercancía mediante propuestas de pedido revisables a partir de varios criterios: artículos que estén por debajo de un stock mínimo establecido, reposición revisable a partir de los datos de ventas y stock de un periodo determinado, o la generación de los pedidos de los artículos de los menús de los eventos confirmados en fechas próximas, redondeando las unidades al múltiplo configurado para cada artículo.
El sistema también permite llevar un control exhaustivo de pagos a proveedores, con registro de vencimientos pendientes, confirmación rápida de múltiples pagos simultáneos para agilizar la tesorería, y seguimiento completo del histórico de compras por proveedor, permitiendo revisar qué distribuidores ofrecen mejores precios y condiciones comerciales más ventajosas para optimizar la rentabilidad de su negocio de catering.
Con el software ERP especializado para gestionar empresas de Catering, podrá generar una amplia variedad de informes profesionales y detallados, permitiendo un control completo y exhaustivo de todas las gestiones realizadas en su negocio de eventos y restauración. El sistema ofrece informes específicos de clientes del sector catering (análisis de facturación por tipo de evento, histórico de celebraciones contratadas, preferencias de menús anotadas), informes de proveedores especializados en alimentación y bebidas (comparativas de precios y condiciones, histórico de compras por proveedor), informes completos de cobros y pagos tanto pendientes como realizados (vencimientos próximos, anticipos recibidos, saldos pendientes por evento), así como informes detallados de ventas por tipo de servicio (bodas, eventos corporativos, celebraciones familiares, catering a domicilio) y de artículos y menús más demandados, con múltiples filtros y varios modelos de informe según las necesidades de análisis de su empresa.
El sistema de informes para catering le permite revisar los márgenes comerciales por tipo de evento, comparando los importes de los artículos y servicios registrados frente a la facturación de cada celebración a partir de los documentos. También genera estadísticas de ventas por periodos (temporadas altas de bodas en primavera-verano, eventos corporativos de fin de año, celebraciones navideñas), facilitando la preparación de las compras y de la actividad en las temporadas con más eventos a partir del histórico.
Una vez generados, todos los informes del software de gestión para empresas de catering pueden visualizarse en pantalla para consulta inmediata, imprimirse en papel para presentaciones a clientes o reuniones de equipo, exportarse a formato Excel para trabajar los datos por su cuenta, o guardarse en formato PDF profesional para facilitar su archivo digital organizado, consulta posterior y conservación a largo plazo.
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