Una tienda de congelados vende hoy una bolsa de marisco con caducidad a tres meses, mañana sirve seis cajas a un restaurante con la misma referencia y tarifa distinta, y la semana de Navidad mueve más género que el resto del trimestre. La cámara llena, el arcón con producto que entró el último delante del que entró antes, el expositor de la tienda con caducidades cortas que se descubren tarde, la furgoneta refrigerada con las entregas del día medio cargada. Pescado, marisco, precocinados, helados, masa congelada, verdura. Lote, caducidad, multi-tarifa por canal y rotura de stock en pico de demanda. Cuando todo eso se anota a mano y en cuadernos sueltos, lo que se pierde no es tiempo: es margen, género caducado y clientes HORECA que se van a otro proveedor.
Verial es un ERP de gestión para tiendas y distribuidores de congelados pensado para autónomos, pymes y empresas medianas que combinan venta al público en mostrador con distribución a hostelería, pequeño comercio y colectividades. Cubre facturación con TPV, control de stock por lote y caducidad, multi-tarifa por canal, seguimiento del lote hasta el cliente al que se sirvió y reparto con albaranes. Las facturas se emiten con código QR de Verifactu y los requisitos técnicos correspondientes, y se prepara Factura Electrónica según la modalidad configurada cuando el cliente lo requiere (administraciones, hoteles, cadenas de restauración, grandes cuentas). La parte técnica de facturación queda integrada en la operativa diaria, no como un trámite paralelo.
El TPV táctil cobra en efectivo, tarjeta, transferencia o pago mixto, abre cajón portamonedas y emite ticket o factura simplificada convertible en factura completa después. Búsqueda rápida por código de barras, nombre o categoría. Para venta a peso de pescado o marisco a granel, el peso se introduce a mano desde la balanza al ticket. Devoluciones por número de tique con vale de saldo o reintegro. Apertura y cierre de caja por turno, arqueos parciales y cierre de jornada con cuadre.
Cada entrada de género se registra con su lote y su fecha de caducidad. El stock se mueve con lógica FIFO o LIFO según el criterio del usuario, y permite consultar en cualquier momento qué lotes hay en cámara y cuáles están más próximos a caducar. No hay alerta proactiva automática de caducidad: la información está registrada y se ve al consultar el listado. Bajas tipificadas por motivo cuando hace falta dar género de baja: caducidad, deterioro o rotura, merma de mostrador, consumo interno, ajuste de stock.
El stock se distribuye por ubicaciones físicas: cámara de congelación principal, arcones por familia, expositor de tienda, almacén de seco para envases, zona de carga. Multi-almacén con movimientos entre ubicaciones y reglas de qué almacén puede servir a otro. Etiquetas de ubicación para identificar baldas y cestos. El sistema permite detectar el stock bajo umbral para preparar reposición a proveedor; no lanza aviso proactivo activo, sino que el listado se consulta cuando toca pedir.
Cuando el fabricante o el proveedor lanza una alerta sanitaria sobre un lote concreto (pescado, marisco, precocinado, masa), Verial permite localizar a qué clientes se sirvió ese lote desde el mismo registro de la operación. El seguimiento queda registrado de la entrada del proveedor a la salida al cliente al que se sirvió. Hay un límite que conviene aclarar: no existe vinculación jerárquica automática lote padre → lotes hijos (la caja del proveedor descompuesta en bolsas para venta al detalle no genera lotes hijos automáticos); el seguimiento existe a nivel de operación registrada.
El mismo artículo tiene tarifa distinta según el cliente: particular en mostrador, restaurante HORECA, cash & carry profesional, pescadería pequeña, cadena de comedores escolares, mayorista. Tarifas y descuentos diferenciados por cliente, canal o volumen, con cambio masivo de precios por temporada. Con el módulo de tarifas avanzadas se pueden configurar condiciones, ofertas o promociones temporales con fecha de inicio y fin (porcentaje, importe, segunda unidad) por campaña de Navidad o verano, marca o familia de producto.
Para el cliente recurrente (restaurante que pide los mismos productos cada semana, comedor escolar, pequeño comercio), los pedidos plantilla se duplican manualmente partiendo de operaciones anteriores; no se autogeneran solos, pero se reutilizan sin teclear todo desde cero. Cuando llega solo parte del contenedor del proveedor, el pedido al cliente se sirve parcialmente con albarán y el resto queda pendiente de servir. Facturación por acumulación de albaranes: el cliente que recibe albarán diario se factura una sola vez al cierre del periodo.
Cuando llega género importado (marisco, pescado, congelado de pesca lejana), el contenedor se recibe contra el pedido al proveedor con comparación de líneas. Los costes asociados a la compra (transporte refrigerado, despacho, portes) pueden quedar registrados en los documentos correspondientes, y el coste del artículo se actualiza a partir de las compras según la configuración utilizada (último coste o coste ponderado). Así se trabaja con el coste actualizado del producto, no de memoria.
La furgoneta refrigerada sale con las entregas del día. Cada parada cierra su albarán al cliente con los productos servidos, las roturas de pedido si las hay, y el cobro pactado (contado, vencimiento, transferencia). Tipos de portes: pagados, debidos, recogida en tienda. Verial no planifica rutas ni gestiona GPS ni geolocalización: la planificación del recorrido es manual; lo que cierra el ERP es el albarán de cada cliente, el cobro y la liquidación de la jornada.
Navidad concentra marisco, ibérico congelado, precocinados de fiesta; verano concentra helados, hielo, bebidas. En esos picos el descontrol llega cuando la cámara entra y sale tres veces más que un mes normal y los pedidos HORECA se acumulan. Verial ayuda con multi-almacén, lote y caducidad registrados desde la entrada, y reposición a proveedor que se prepara con stock bajo umbral consultable. El sistema no decide qué pedir ni cuándo: muestra los datos para que la persona de almacén decida; pero los datos están, y eso ya separa la campaña que se cierra con margen de la que se cierra con género caducado en cámara.
La ficha del artículo recoge foto, descripción, familia, tarifa, y campos auxiliares configurables para alérgenos e información alimentaria (gluten, crustáceos, pescado, leche, frutos de cáscara…), país de origen, especie, conservación, instrucciones de descongelación. El mismo producto vendido en formatos distintos (bolsa familiar de 1 kg, bolsa industrial de 5 kg, caja de 10 kg) se da de alta como artículos diferenciados con su propia referencia y código de barras. Generador de etiquetas con código de barras desde el ERP, con los datos disponibles según el modelo configurado, sin sustituir la revisión legal o sanitaria del etiquetado.
Histórico completo de operaciones por cliente y por artículo. Ranking de clientes por volumen y por márgenes comerciales. Cobros con vencimientos y remesas SEPA de adeudos domiciliados, entregas a cuenta; y, por el lado de compras, control de pagos a proveedor con sus vencimientos y anticipos. Módulo comisionistas: el comercial cobra comisión por venta, por cobro, por margen o por familia de producto. Distintos modelos de informe y filtros, exportables a Excel o PDF para cerrar el mes con los números delante.
Llevamos más de 30 años desarrollando software de gestión, y eso significa también saber qué no se debe prometer. Hay piezas del sector que se gestionan fuera del ERP: libro APPCC oficial del establecimiento (se gestiona en plataforma sanitaria propia), sensor de temperatura integrado en cámara con alerta si sube de -18°C (la cámara se gestiona como ubicación de almacén, sin sensor integrado), báscula conectada al TPV que envíe peso automáticamente al ticket (el peso se introduce a mano desde balanza), impresora-etiquetadora integrada de balanza con peso variable y fecha de caducidad impresa por la tienda (no existe), alertas proactivas de caducidad con aviso anticipado (la fecha está registrada, se ve al consultar). Verial sí cubre el ciclo central del negocio del congelado: TPV de mostrador, lote y caducidad por entrada, multi-almacén con cámara y expositor, multi-tarifa por canal, distribución a HORECA con albarán, seguimiento del lote hasta el cliente al que se sirvió para alertas sanitarias, y Verifactu y Factura Electrónica integrados.
Cada bolsa que caduca en cámara sin haberse vendido es margen perdido. Cada cliente HORECA que pide pescado el viernes y recibe el género incompleto el lunes es una factura que se discute. Cada lote que entra sin registrar bien es una alerta sanitaria que no se podrá rastrear el día que llegue.
Prueba el programa gratis durante 30 días y comprueba cómo puedes controlar lote, caducidad, multi-tarifa por canal y reparto con albaranes desde el primer día, sin que se pierda género en cámara ni se descoordinen las entregas a hostelería.
Tendrá toda la capacidad necesaria para introducir tantos artículos de productos congelados como necesite en su catálogo digital de alimentación ultracongelada.
En cada ficha de artículo congelado, podrá determinarse un gran número de detalles específicos del sector tales como: precio de coste actualizable a partir de las compras según la configuración, margen comercial configurable, distintas tarifas de precio diferenciadas para el precio de venta según tipo de cliente (tarifa A para distribuidores, tarifa B para hostelería, tarifa C para consumidor final), categoría y familia de producto congelado (verduras ultracongeladas, carnes congeladas, pescados y mariscos congelados, platos preparados, etc.), proveedor habitual y fabricante, código de barras EAN-13, mínimos y máximos de stock para control de existencias, e incluso podrán emitirse etiquetas con código de barras y los datos disponibles en la ficha o el modelo configurado (conservación, fecha de caducidad), sin sustituir la revisión legal o sanitaria del etiquetado, además de consultar informes detallados de rotación de productos, compras y ventas por categoría, y márgenes comerciales por línea de producto congelado.
El sistema permite además gestionar lotes y fechas de caducidad específicas, importante en el sector de la alimentación congelada para el seguimiento del producto. Podrá consultar los productos próximos a caducar en el listado correspondiente y realizar inventarios por almacenes frigoríficos, detallando ubicación específica dentro de las cámaras de congelación. La consulta rápida de precios mediante lector de código de barras facilita la atención al cliente mostrando instantáneamente precio con y sin impuestos, stock por cámara y aplicación de la tarifa correspondiente según el tipo de cliente.
Todo lo que requiere un software de gestión especializado para empresas y tiendas de Congelados, con registro de lote y caducidad para el seguimiento del producto.
En el área de proveedores del software para empresas de congelados, podrá gestionar de forma completa todas las relaciones comerciales con sus proveedores de productos congelados, fabricantes de alimentación ultracongelada y distribuidores mayoristas del sector.
Podrá crear tantas fichas de proveedores especializados en congelados como necesite, registrando en cada una: datos fiscales completos (CIF, razón social, direcciones comercial y fiscal diferenciadas), métodos de pago acordados (transferencia, pagaré, contado, plazo de 30/60/90 días), tipo de portes aplicable a cada proveedor (pagados, debidos o recogida en almacén frigorífico), contacto de distribuidores asociados, además de poder anotar particularidades como las ecotasas en envases o la documentación de importación que aporte el proveedor en compras procedentes de terceros países.
Desde esta área podrá emitir toda la documentación de compras: preparar propuestas de pedido de reposición revisables cuando el stock de productos congelados alcance los mínimos establecidos, recibir albaranes de entrada de mercancía en cámara frigorífica con registro de lote y fecha de caducidad, registrar facturas recibidas de proveedores con desglose de bases imponibles e impuestos aplicables, gestionar devoluciones de producto no conforme, por error de pedido, caducidad próxima o incidencia comercial, y solicitar presupuestos comparativos entre diferentes proveedores de la misma referencia congelada.
El sistema incluye registro completo de facturas recibidas donde quedan registradas todas las compras realizadas, además de un módulo de gestión de pagos y vencimientos que muestra el calendario de pagos pendientes a proveedores con filtros por fecha, importe o método de pago. La funcionalidad de confirmación rápida de múltiples pagos permite marcar como pagados varios vencimientos simultáneamente, agilizando la gestión financiera de su negocio de distribución de congelados.
En el área de clientes del software para empresas de congelados podrá gestionar de manera completa todas las relaciones comerciales con sus clientes del sector alimentario, ya sean tiendas minoristas, establecimientos de hostelería, restaurantes o distribuidores mayoristas de productos congelados.
Cada ficha de cliente permite registrar datos fiscales completos (NIF, nombre fiscal, tipo de cliente, régimen fiscal aplicable), datos de localización (dirección comercial completa con país, provincia, localidad y código postal), condiciones de cobro específicas (método de pago acordado, periodicidad de cobro mensual/trimestral, descuentos por pronto pago o por línea de pedido), tarifa de precios asignada (tarifa A para hostelería, tarifa B para retail, tarifa C para mayoristas), además de poder establecer un importe de riesgo configurable que avisa al crear el documento si el cliente lo supera y pedidos mínimos por cliente. El sistema permite organizar clientes mediante grupos jerárquicos y zonas comerciales, facilitando la segmentación por tipo de establecimiento o área geográfica de distribución.
Desde esta área se gestionan todos los documentos comerciales: elaboración de presupuestos de productos congelados con validez temporal, emisión de pedidos confirmados por el cliente con fecha de entrega programada, generación de albaranes de reparto que acompañan la mercancía en el vehículo frigorífico, facturación completa con desglose de referencias congeladas y aplicación de la tarifa correspondiente, gestión de devoluciones de producto no conforme, por error de pedido, caducidad próxima o incidencia comercial, además de poder emitir facturas simplificadas o tickets para venta directa al consumidor final en tienda física.
El software incluye registro de facturas emitidas preparadas para Verifactu según la modalidad configurada, módulo de cobros y vencimientos que muestra calendario de pagos pendientes de clientes con filtrado por fechas e importes, posibilidad de configurar mandatos SEPA para domiciliación bancaria de recibos periódicos (Verial genera la remesa y el banco realiza el cobro con el mandato firmado), funcionalidad de confirmación rápida de múltiples cobros que permite regularizar varios vencimientos simultáneamente, además de poder configurar facturaciones periódicas para contratos recurrentes con clientes de hostelería o distribución, que generan los documentos del periodo al ejecutar el proceso.
El software para empresas de congelados dispone de un completo sistema de informes y análisis que permite extraer estadísticas detalladas sobre todas las operaciones comerciales de su negocio de alimentación ultracongelada.
Podrá generar informes de estadísticas de compras y ventas con múltiples criterios de análisis: listados por artículo congelado específico mostrando evolución de referencias individuales, estadísticas por categorías de productos (verduras, carnes, pescados, platos preparados, postres congelados), análisis comparativo por cliente o proveedor para identificar sus principales socios comerciales, comparación entre períodos temporales para detectar tendencias de consumo estacional, cálculo de márgenes comerciales por línea de producto, informes por días de la semana o franjas horarias para revisar patrones de demanda y preparar compras, además de análisis por áreas de venta o zonas geográficas de distribución.
El módulo incluye informes específicos de stock fundamentales para el sector de congelados: listados completos de existencias en cámaras frigoríficas, stock detallado por categoría de producto congelado, inventario por almacenes o cámaras diferenciadas, control de rotación de artículos para detectar productos próximos a caducar, informes de artículos vendidos por cliente para análisis de consumo, stock clasificado por proveedor para planificar reposiciones, además de fichas técnicas detalladas de cada referencia congelada con historial completo de movimientos.
También genera informes fiscales y contables: resúmenes de facturas simplificadas agrupadas por período, registro de operaciones detallando bases imponibles e impuestos aplicados (IVA, IGIC, Recargo de Equivalencia), datos preparados para el modelo 347 de operaciones con terceros, resúmenes diarios de operaciones para revisión y cuadre de la jornada, además de registro de documentos con vencimientos pendientes que facilita la previsión de tesorería y gestión de liquidez del negocio de distribución de congelados.
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