Un distribuidor de vinos mueve catálogos largos: cada referencia tiene su añada, su formato —botella, caja, palé— y su tarifa según el cliente, sea un restaurante, una vinoteca o una gran cuenta. La venta va en buena parte a HORECA, con visita comercial de ruta, albaranes que se acumulan durante el mes y facturación agrupada al cierre. Llevar ordenado el catálogo, las tarifas y los cobros ayuda a revisar la actividad registrada y a facturar con las condiciones acordadas.
El software para distribución de vinos de Verial es un ERP de gestión comercial con TPV para distribuidores y almacenes de vinos, cavas y espumosos: catálogo por añada, venta por botellas, cajas o palés, tarifas por cliente, ruta comercial y facturación a HORECA. Está adaptado a Verifactu y a la Factura Electrónica según la modalidad configurada, para que autónomos y empresas del sector preparen y emitan sus facturas desde el programa.
En el comercio del vino la añada manda: un mismo vino cambia de precio, de stock y de rotación según el año de cosecha. Por eso, en Verial cada añada puede gestionarse como un artículo independiente, con su propio stock registrado, código de barras, precio y referencia. Así el distribuidor puede consultar qué consta registrado del 2020, qué del 2022 y a qué tarifa va cada uno, sin mezclarlos en una sola ficha.
El mismo vino se vende suelto, en caja de seis o doce, o en palé completo. El programa permite definir unidades auxiliares que relacionan esas presentaciones entre sí, de modo que el sistema actualiza el stock que consta registrado conforme a la relación de unidades configurada, tanto al vender una caja como al recibir un palé.
El programa maneja distintas tarifas y condiciones comerciales según la configuración utilizada, para diferenciar el precio del restaurante habitual, de la vinoteca, del particular en tienda o de la gran cuenta, de forma que a cada cliente se le aplique la tarifa configurada.
Como módulo adicional, Verial dispone de una aplicación para tablet pensada para el comercial que visita restaurantes, hoteles y vinotecas: recoger pedidos de clientes, emitir albaranes y consultar el catálogo con foto y los precios, con la información sincronizada con el programa de la oficina según la operativa del módulo. En operativa de autoventa, y según la configuración utilizada, puede emitirse la factura simplificada correspondiente. Útil para los equipos de preventa y autoventa en ruta propios de la distribución a HORECA.
Para el cliente HORECA recurrente, el programa permite trabajar con cuenta abierta: albaranes sucesivos a lo largo del mes que pueden reunirse en una factura según la operativa disponible, límite de riesgo por cliente y varias direcciones de entrega registradas para el cliente. La gestión de mandatos SEPA y la generación de remesas de cobro permiten tramitar los adeudos con el banco según el mandato correspondiente.
El control de almacén admite multi-almacén —nave central, almacenes secundarios, frío—, permite consultar la ubicación registrada de los artículos cuando proceda y realizar traspasos entre almacenes. Los avisos relacionados con el stock configurables en la ficha del artículo permiten preparar una propuesta de pedido revisable a partir del stock mínimo configurado o de las ventas registradas. Se contemplan también las bajas de inventario por deterioro, robo o rotura, frecuentes en producto frágil como la botella.
La gestión principal del vino se apoya en la añada como artículo independiente. Además, para las referencias que lo requieran, el programa dispone de control por lote y fecha de consumo preferente o caducidad, como capacidad opcional. La empresa decide si lo utiliza según su operativa y el tipo de producto que distribuya.
El programa registra las compras a bodegas, importadores y distribuidores mayoristas: pedidos enviados desde el propio programa, recepción de albaranes comparada contra el pedido y la misma referencia en varios proveedores con su coste comparativo. Las herramientas disponibles permiten realizar altas y cambios masivos de artículos cuando proceda, útil con catálogos extensos de referencias vinícolas.
El programa lleva el control de cobros y pagos pendientes y permite definir un límite de riesgo por cliente: al crear o emitir un documento, el programa avisa si el cliente supera el importe establecido, para decidir cómo continuar. Útil en un sector con HORECA donde conviene revisar a tiempo los saldos pendientes.
El programa permite consultar los informes disponibles sobre ventas, compras, stock por almacén y cobros pendientes, según los modelos y filtros disponibles, exportables a PDF y Excel para preparar la información del negocio y entregarla a la gestoría. La gestión que cubre Verial es comercial; para la contabilidad, la información puede facilitarse a la gestoría o asesoría.
El programa está adaptado a Verifactu y a la Factura Electrónica según la modalidad configurada, para preparar y emitir las facturas correspondientes desde el programa. Permite emitir facturas ordinarias y facturas simplificadas.
Verial es un ERP de gestión comercial para la distribución del vino ya embotellado: no es un software de producción vitivinícola ni de gestión de bodega o viñedo. No gestiona el viñedo (parcelas, vendimia, calendario agrícola), la bodega (depósitos, crianza, barricas, embotellado), la enología (control de fermentación, mezclas) ni el cuaderno de viñedo. Tampoco gestiona los trámites ni las declaraciones ante los Consejos Reguladores de las denominaciones de origen; esos trámites se realizan ante el organismo correspondiente. Para el distribuidor o almacén que mueve un catálogo más amplio de bebidas —refrescos, cervezas, aguas, licores—, el sector hermano es Bebidas Distribución.
¿Quiere ver cómo encaja en su empresa de distribución de vinos? Pruébelo gratis y compruebe cómo Verial ordena el catálogo por añada, las tarifas y la facturación a HORECA en un solo programa.
Con el programa de gestión para distribuidores de vino, podrá dar de alta los artículos que necesite, desde referencias de vino tinto, blanco o rosado hasta espumosos, generosos, vinos de licor y otras bebidas complementarias del catálogo.
En cada ficha de artículo podrá determinar un gran número de detalles: precio de coste, margen comercial, distintas tarifas y condiciones comerciales según la configuración utilizada —hostelería, restauración, tienda minorista o consumidor final—, categoría o familia del producto, proveedor y fabricante, así como stocks mínimos y máximos por cada almacén. El programa puede avisar según la configuración cuando una referencia cae por debajo del mínimo establecido, ayudando a revisar las necesidades de reposición.
Algo muy práctico para la distribución de bebidas es la posibilidad de configurar unidades auxiliares que relacionen distintas presentaciones del mismo artículo: botella suelta, caja de seis, caja de doce o palé completo. De este modo, al introducir una venta o un albarán, el sistema actualiza el stock que consta registrado conforme a la relación de unidades configurada, sin necesidad de cálculos manuales.
Igualmente, es posible incluir fotografías de los artículos para un mejor reconocimiento del producto, útil tanto en el catálogo de la tablet de preventa como en el propio punto de venta. La ficha admite además código de barras —con códigos alternativos por artículo— y campos auxiliares configurables que permiten registrar datos específicos del sector vinícola como añada, denominación de origen, bodega o tipo de uva, que quedan asociados a la ficha del artículo.
El programa permite emitir etiquetas según el modelo definido para el almacén o el punto de venta, y la información registrada permite revisar compras, ventas y movimientos de stock según los modelos y consultas disponibles. Las herramientas disponibles permiten realizar cambios masivos de artículos cuando proceda, útil cuando el proveedor revisa sus tarifas en cada nueva campaña.
Una gestión de artículos adaptada al trabajo diario de su negocio de distribución de vino.
El software para gestionar empresas de distribución de vino Verial le permite crear las fichas de proveedores que necesite: bodegas y elaboradores, distribuidores mayoristas, importadores, proveedores de materiales auxiliares o acreedores de servicios.
En cada ficha podrá completar los datos básicos con información adicional muy útil para el día a día: métodos de pago y vencimientos habituales, diferenciación entre dirección fiscal, comercial y de envío, enlazar ficheros externos desde su ubicación en el ordenador o en la red de la empresa, según la configuración utilizada, como contratos o tarifas en PDF, información de horarios de atención y personas de contacto. También es posible clasificar cada proveedor por tipo (fabricante o productor, distribuidor mayorista, trabajador autónomo, acreedor), lo que facilita su organización y consulta dentro de la operativa disponible.
La aplicación permite trabajar con los documentos de compra habituales: desde crear pedidos de compra y enviarlos directamente a través del programa, recibir y registrar albaranes de entrada, hasta registrar facturas recibidas con sus vencimientos correspondientes. El sistema también permite realizar presupuestos de compra y devoluciones, y los documentos registrados quedan disponibles para su consulta.
Una funcionalidad práctica para la distribución de vinos es la propuesta de pedido a proveedor revisable: el programa prepara una propuesta tomando como base los artículos que estén por debajo del stock mínimo configurado, o las ventas registradas en un período determinado; el responsable la revisa y valida antes de generar el pedido. Esto ayuda a revisar las necesidades de reposición y a preparar el pedido de aprovisionamiento.
En el área de pagos, el software registra los vencimientos de facturas recibidas, permite revisar los pagos y vencimientos registrados y utilizar la confirmación rápida de múltiples pagos según la operativa disponible, agilizando el trabajo administrativo. El registro de facturas recibidas reúne la documentación de compras de forma ordenada.
Con esta aplicación para la gestión de distribuidoras de vino, podrá revisar de forma ordenada las relaciones comerciales con sus proveedores, desde el pedido de compra hasta los pagos registrados.
El software de distribución de vinos Verial le permite crear las fichas de clientes que necesite: restaurantes, hoteles, bares, tiendas especializadas, grandes superficies, consumidores finales o cualquier otro tipo de comprador habitual de su cartera comercial.
Cada ficha recoge los datos fiscales y de localización del cliente —NIF, nombre fiscal, régimen fiscal, dirección, teléfonos y emails—, así como la configuración comercial que se le aplicará en cada documento: método de pago, periodicidad de cobro y tarifa asignada según la configuración utilizada. De este modo, al crear un albarán o una factura para ese cliente, el programa aplica el precio según la tarifa configurada.
La ficha permite configurar descuentos por línea o por pronto pago según la configuración utilizada. También es posible establecer un importe de riesgo máximo por cliente: al crear o emitir un documento, el programa avisa si el cliente supera el importe establecido, lo que ayuda a revisar los saldos pendientes antes de seguir sirviendo pedidos.
En cuanto a la gestión documental, el ERP para distribuidoras de vino permite trabajar con los documentos comerciales habituales: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, facturas rectificativas y devoluciones, que pueden relacionarse o convertirse entre sí según la operativa disponible. Los albaranes pendientes pueden reunirse en una factura mediante el proceso de facturación agrupada, útil para clientes de hostelería a los que se sirve varias veces por semana y se factura al cierre del periodo.
El área de cobros registra los vencimientos pendientes y permite la confirmación rápida de múltiples cobros, ahorrando tiempo en la gestión administrativa del cierre de mes. Para los clientes con domiciliación bancaria, el sistema permite la gestión de mandatos SEPA y la generación de remesas de cobro para tramitar los adeudos con el banco según el mandato correspondiente.
Finalmente, la información registrada permite revisar la actividad comercial de cada cliente según los modelos y filtros disponibles, facilitando la consulta de sus documentos, ventas, cobros y saldos registrados cuando corresponda.
El programa de gestión para distribuidoras de vino incluye un módulo de informes que permite revisar la actividad registrada del negocio según los modelos y filtros disponibles.
En el apartado de estadísticas de ventas y compras, los modelos disponibles permiten revisar la actividad registrada y comparar periodos cuando el modelo correspondiente lo permita, algo relevante en la distribución de vinos donde la demanda varía entre temporadas. Los informes pueden acotarse con los filtros disponibles en cada modelo, para revisar la actividad registrada por cliente o por proveedor.
Los modelos disponibles permiten consultar el margen comercial según los modelos y filtros disponibles, para revisar la actividad comercial registrada.
Los informes de stock permiten consultar las existencias y los movimientos registrados por almacén y revisar la rotación de artículos cuando proceda, según los modelos disponibles. La información de tarifas y precios de coste queda disponible mediante los modelos y consultas correspondientes.
En el área fiscal y administrativa, el módulo prepara el registro de operaciones con detalle de impuestos, resúmenes de IVA, los datos útiles para preparar o revisar el modelo 347 de operaciones con terceros, y el registro de facturas emitidas y recibidas, facilitando la preparación de la información fiscal y el trabajo con la gestoría o asesoría.
Finalmente, los informes de cobros y pagos ofrecen los listados de vencimientos según las fechas registradas: qué facturas constan pendientes de cobro y qué pagos a proveedores tienen vencimiento próximo. Una gestión ordenada para la distribución de vinos.
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